Assistant (e) Manager Finance

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.

Le personnel de IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans le IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

GENERALITES DU POSTE

L’assistant(e) Finance Manager (Comptable)-SWEDD Santé est sous la supervision directe du Coordinateur Projet SWEDD et technique du Manager Finance, Accounting. Les responsabilités du Comptable incluent la gestion quotidienne des activités financières du Projet SWEDD Sante, veiller à ce que le programme soit entièrement implémenté en conformité avec les règles de SWEDD et d'IRC.

Tâches et responsabilités

Trésorerie

• Préparer les projections de trésorerie du projet SWEDD-Sante et veiller aux transferts des fonds sur les sites ;
• Surveiller le solde bancaire (si vous gérez un compte bancaire dédié) pour s’assurer de la suffisance des fonds pour approvisionner le compte des fonds délégués ;
• Préparer des commentaires expliquant l’utilisation réelle des fonds délégués par rapport aux projections financières ;
• S’assurer que les dépenses sont décaissées selon la nature des fonds déjà définie dans la convention avec le SWEDD ;
• Mettre les chéquiers à la disposition des sites d’implémentationde SWEDD Sante ;
• Vérifier que toutes les demandes de paiement sont prévues dans le cash projection ;
• Tenir un journal de banque et de caisse pour toutes les dépense du projet SWEDD Sante ;
• Faire le Rapprochement bancaire des comptes dédiés de SWEDD Sante le cas échéant ;
• Au besoin, effectuer des déplacements dans les sites pour effectuer des paiements pendant les activités programmes ;
• Assurer la liaison avec les collègues du programme pour veiller à ce que toutes les avances du programme et voyages soient clôturées conformément à la politique en vigueur concernant les avances ;
• Servir de contact technique pour le Coordinateur Projet pour toutes les questions budgétaires et financières concernant le projet.

Contrôle Interne

• Procéder à des examens et à la vérification des dossiers, évaluer la conformité aux politiques et procédures de l'IRC et du SWEDD et recommander des changements ;
• S'assurer de la conformité avec les procédures établies telles que définies dans le Manuel des finances internationales de l'IRC et dans les manuels de finances locales ;
• S'assurer que les procédures de contrôle interne sont respectées. Cela implique des visites régulières aux sites du projets SWEDD Sante, pour s'assurer que toutes les politiques et procédures financières du Fonds mondial sont correctement respectées et mises en œuvre ;
• Assister le Finance Manager Accounting dans l’implémentation des règles et Procédures Financières ;
• Rapporter au Finance Manager Accounting toutes irrégularités dans les procédures et règles financières ;
• Faire appliquer toutes nouvelles procédures et règles approuvées et publiées par la Direction au Pays.

Clôture du Mois

• Coordonner avec l’équipe Finance et faire la revue appropriée des documents Finance du projet et faire des retours au Manager Finance Accounting ;
• S’assurer que toutes les dépenses sont correctes et effectives ;
• Participer activement à la clôture de mois.

Gestion Budgétaire

• Suivre l’évolution du budget dans les BvAs/Intégradu projet SWEDD Sante avec les analyses et recommandations au Finance Manager for Accounting ;
• Faire le suivi des points d’action des réunions précédentes et proposer des journaux de corrections ;
• Préparer le journal d’ajustement pour corriger les erreurs de code et de reclassifications ;
• Participer activement aux réunions d’ouverture, de revue et de clôture du projet SWEDD Sante ;
• Elaborer les Rapport Financiers des budgets SWEDD selon le calendrier établi ;
• Faire les plans de dépenses trimestrielles à inclure dans les rapports Financier.

Préparation d ’Audit

• Auditer / revoir périodiquement les systèmes ou les opérations afin de déterminer si les risques sont gérés efficacement, en vérifiant régulièrement les systèmes financiers, de transport, logistiques, administratifs du SWEDD afin d'évaluer les risques ;
• Planifier, gérer et rester le point de convergence de tous les audits externes et vérifications physique réalisés par le SWEDD ;
• En collaboration avec ton superviseur technique, suivre systématiquement la mise en œuvre des résultats de l'audit et des recommandations ;
• En collaboration avec l’équipe d'archivage retrouver les documentations durant les audits internes et Externes.

 Autres Taches de la finance

• Remplacer les autres staffs quand ils sont absents ;
• Accomplir toutes autres tâches assignées par les superviseurs.