Assistant Finances

Responsabilités Principales

• Revue de la documentation financière et vérification
• Effectuer les paiements par cash et par chèque au bureau de Niamey
• Mettre a jour du journal cash et banque sur une base journalière
• Veiller que tous les dossiers saisis dans le mois sont archives à l’emplacement indique
• Assurer l’approvisionnement régulier de la caisse de Niamey après vérification du solde minimum
• Assister le Finance Officer et le Finance Manager dans la coordination des transferts des fonds aux diffèrent sites.
• Préparer les réconciliations de caisse et banque et informer le Finance officier ou le Finance Manager de tout écart éventuel et proposer des ajustements
• Préparer les demandes de paiements et les réquisitions du département des finances
• Joindre tous les justificatifs des dossiers payés
• Veiller au bon classement des pièces comptables.
• Assurer que tous les dossiers déjà payés et archivés sont cachetés « payé » et « saisi »
• Assurer de joindre les preuves de paiements aux dossiers payés par virement bancaire

Rapports

• Soumettre le journal banque et caisse au plus tard le 03 de chaque mois
• Contrôler les avances et s'assurer de leur fermeture à la fin de chaque mois.
• Préparer les rapports de reversements des retenues avant le 10 du mois.
• Signaler immédiatement toutes les activités soupçonnées de malversations financières par un membre de personnel ou un fournisseur

Autres tâches et responsabilités

• Envoie de mail aux expats pour leur demander d’avance salaire – chaque fin de mois ;
• Préparation de leur demande et paiement chaque premier du mois suivant ;
• S’assurer du bon archivage chronologique des courriers ;
• Revoir les allocations budgétaires pour mieux attribuer les codes analytiques ;
• Former les staffs du programme sur les bonnes pratiques et procédures finance ;
• Accepter d’être formé afin d’améliorer sa technique et compétence professionnelle ;
• Suivre et mettre en pratique toute nouvelle procédure ou politique introduite par le Directeur Pays et le Directeur des Finances ;
• Etablir les rapports mensuels et trimestriels pour vérification par le Senior Finance Officer ;
• Remplacer le Finance Officer en cas d’absence .