Program Assistant

International Rescue Committee est un des acteurs majeurs en matière d’aide humanitaire et de développement post conflit en République Démocratique du Congo. IRC a commencé à travailler en République Démocratique du Congo en 1996 en vue de répondre aux besoins humanitaires des populations affectées par les conflits armés à l’Est du pays. Actuellement, IRC travaille dans les secteurs de la santé, de la gouvernance et reconstruction communautaire, de la protection et autonomisation des femmes,  des réponses aux urgences, de protection de l’enfance et de l’éducation.

En partenariat avec la Fondation LEGO, l'IRC met en œuvre un projet de 18 mois (début en octobre 2021) visant à introduire des activités d'apprentissage par le jeu aux enfants dont l'éducation et le bien-être ont été perturbés et endommagés par la pandémie de COVID-19 et d’autres crises. Le projet ciblera les communautés marginalisées en RDC, en Éthiopie et au Sud-Soudan. Il s'appuiera sur des matériels et des approches d'apprentissage socio-émotionnel basés sur le jeu, déjà développés dans la région grâce aux projets Play Well et PlayMatters, soutenus par la Fondation LEGO et dirigés par l'IRC en Ethiopie, en Ouganda et en Tanzanie. Le projet vise à travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des parties prenantes de l'éducation, y compris les ministères et les bureaux de l'éducation.

DESCRIPTION DU POSTE

L'IRC recherche un program assistant L’assistant program sera responsable pour toutes les tâches de support et d’opérations (administratif, logistique, financier) tout en appuyant le Senior Manager en vue d’un meilleur déroulement des activités du projet. L’assistant program assurera un lien projet avec le département Global Supply Chain, l’administration/RH et la finance.

RESPONSABILITES PROFESSIONNELLES

Appui Administratif

•  Préparer les documents administratifs nécessaires à l’équipe et au bon déroulement des activités sur le terrain (ex : plan des congés, ordres de mission, demandes de voyage, etc.);

Appui Logistique

•  Assurer l'archivage physique et informatique des documents relatifs au projet, en utilisant un système de classement cohérent et compréhensible par tout un chacun ;
• Préparer les demandes d’achats (PRs), les demandes de sortie du stock, et tout autre document administratif requis pour l’achat ou le transport d’items;
• Communiquer quotidiennement avec la Logistique afin de faire le suivi sur les PRs en attente d’approbation, les commandes (POs) ou contractualisations de services;
• Consigner l’état de toutes les commandes en cours et à venir dans un tracker au format Excel (= procurement plan) et informer régulièrement le Senior Manager des commandes en suspens, en retard, ou dont on n’a aucune nouvelle ;
• Suivre l’évolution des stocks – en collaboration avec le Supply Chain Officer – et alerter le Senior Manager en cas de pénurie ou de surabondance à venir, afin de les éviter (si possible) ;
• Faciliter l’organisation des formations et ateliers prévus par l’équipe-projet au besoin.

Appui budgétaire et financier

• Préparer et soumettre à la Finance les demandes de paiement et les justificatifs nécessaires pour tous les achats effectués directement par le Programme ;
• Préparer et soumettre à la Finance les demandes d’avance et les justificatifs correspondants, pour le compte de l’équipe-projet.

Autres

• Collaborer avec tous les départements d’IRC pour identifier des solutions aux problèmes administratifs, logistiques, budgétaires et financiers qui pourront se poser ;

• Participer activement aux réunions de l’équipe-projet ;
• Réaliser toute autre tâche que le Senior Manager, jugera nécessaire pour faire de ce projet un succès.