Especialista Asistente Administrativo

Details

Mission and objectives

El Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia -UNICEF- fue creado en 1946 para atender a los niños víctimas de la Segunda Guerra Mundial, y en 1953, UNICEF se convirtió en organismo permanente de las Naciones Unidas. Desde entonces, su misión ha sido velar por el cumplimiento de los derechos de todos los niños y las niñas, particularmente de los más vulnerables y desprotegidos. UNICEF trabaja en México desde 1954 en coordinación con el gobierno, las organizaciones de la sociedad civil y el sector privado, y guiados por la Convención de los Derechos del Niño de las Naciones Unidas para lograr que todos niños, niñas y adolescentes vean garantizados sus derechos. Nuestros esfuerzos se enfocan en asegurar que todos nuestros programas e iniciativas alcancen a quienes se encuentran en mayor desventaja y vulnerabilidad durante su infancia y adolescencia.

Context

En las últimas semanas se ha registrado un fuerte aumento de población en movilidad humana que tiene como destino los Estados Unidos, cruzando México. En distintos puntos fronterizos de México se encuentran habilitados albergues para el hospedaje y atención a la población migrante, que están recibiendo familias en extrema vulnerabilidad y con niños, niñas y adolescentes. En situaciones de emergencia, UNICEF adquiere y distribuye suministros esenciales para implementar todas las acciones definidas en los Compromisos Básicos de UNICEF para la Infancia en la Acción Humanitaria. Una emergencia es una situación que amenaza la vida y el bienestar de una parte considerable de la población y requiere de medidas extraordinarias para garantizar la supervivencia, el cuidado y la protección, y como seguimiento al posicionamiento de un equipo de apoyo y coordinación en el terreno, comienzan a identificar necesidades inmediatas en varios albergues del país con una población de niños y adolescentes bajo la política migratoria del MPP y la Política de Salud T42 que permite que las personas sean devueltas de Estados Unidos en grandes cantidades. Esta asignación tiene como objetivo poder apoyar al equipo de Educación y Protección respectivamente, para la respuesta de migración de México con Estados Unidos, desde la Ciudad de México. El/la voluntario/a será responsable de los servicios de apoyo administrativo, operacional (logístico y financiero) y de comunicaciones de procedimiento y algunos especializados para brindar apoyo a la implementación de los programas críticos de UNICEF. Lo anterior lo realizará conjuntamente con las instituciones públicas y de la sociedad civil con las que se tiene una relación de partenariado, en apoyo al equipo de Educación / Protección de UNICEF respectivamente tanto en México como en terreno, bajo la supervisión de la Jefa de Educación y la Jefa de Protección respectivamente y siguiendo las directrices administrativas de la organización.

Task description

Bajo la supervisión de la Jefa de Educación / Jefa de Protección, en coordinación con la Asociada de Educación y Asociado de Protección respectivamente, y siguiendo las directrices técnicas del área de operaciones de UNICEF en México, el/la Voluntario(a) de la ONU llevarán a cabo las siguientes tareas: Seguimiento presupuestario • Gestionar, en coordinación con el Asociado de Programa, los presupuestos y los gastos financieros del area programática, garantizando el cumplimiento de las normas y reglamentos de UNICEF, manteniendo al supervisor informado y asesorado sobre las acciones de decisión / seguimiento. • Preparar y mantener registros, con el apoyo del Asociado de Programas, de documentos y planes de control y situación financiera para el seguimiento presupuestario de la implementa-ción de proyectos / programas. Seguimiento adquisiciones y contrataciones • Asegurar que la oficina de la Ciudad de México cuente con todos los elementos necesarios para aprobar los PCA / SSFAs (Programme Cooperation Agreements / Small Scale Funding Agreement) que suscribe con sus socios y aliados, antes de iniciar la implementación. • Coordinar con la Oficial de Recursos Humanos la elaboración de procedimientos de contratos de consultores y socios externos que brinden un servicio a la sección y a las oficinas de terreno. • Enviar solicitudes de creación, eliminación, bloqueo y reactivación de proveedores al punto focal de MDM (Master Data Management). Comunicación y flujo de trabajo • Facilitar la comunicación y el flujo de trabajo de la organización para mejorar la eficiencia y la puntualidad de las operaciones y los productos. • Gestionar correspondencia, correos electrónicos y llamadas telefónicas entrantes y salientes. • Comunicar información rutinaria y no rutinaria relacionada con el trabajo del equipo. • Establecer y mantener los sistemas de archivo y referencia de la oficina, tanto tradicionales como digitales; y asegurar que los sitios ECM relevantes estén actualizados y sean precisos. Calendario / Reuniones / Gestión de correspondencia • Mantener el calendario de la oficina actualizado y organizar reuniones. • Organizar agendas a través del enlace con miembros del equipo y partes interesadas exter-nas. • Participar en el flujo de reuniones de coordinación de la Institución, en particular de la sección bajo cuya supervisión se encuentra. Eventos • Coordinar el transporte y asegurar el correcto flujo de las necesidades programáticas. • Apoyar las actividades de desarrollo de capacidades y conferencias al hacer los arreglos logísticos, a través de la participación de facilitadores, proveedores de catering y anfitriones. • Elaborar borradores y mantener agendas de reuniones y eventos relacionados con los com-promisos del grupo de trabajo. • Organizar horarios y contactar a participantes de los eventos. Viajes • Coordinar con la Asistente Administrativa y de viajes de la oficina de Ciudad de México los arreglos de viaje oportunos y los derechos del viaje del personal de la oficina de terreno. • Asistir en la preparación de presupuestos sobre costos de viaje y mantiene registros de control presupuestario y plan de viaje. • Supervisar la certificación de viaje e informar al equipo. Procesamiento de facturas e informes financieros • Recopilar las facturas y archivar los documentos para la certificación y, posteriormente, remi-te la solicitud de pago con todos los archivos electrónicos de respaldo al Asistente de Operaciones para su revisión y envío a la Oficina Global de Budapes para su procesamiento. • Responder al estado de las transacciones del cliente y otras consultas. • Elaborar con apoyo del equipo de cada sección, informes financieros periódicos y puntuales, para estar al día de la situación financiera de los proyectos y contrataciones. Equipamiento • Apoyar la gestión de insumos administrativos, equipos de oficina, y coordinar con la gestión de registro de activos para la actualización del inventario de artículos. • Asegurar que los servicios y el mantenimiento de las instalaciones cumplan con los estánda-res organizacionales. Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a: • Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU, como por ejemplo en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado (DIV); • Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión; • Reflexionar sobre el tipo y la calidad de la acción voluntaria que se lleva a cabo, incluida su participación en actividades realizadas periódicamente; • Contribuir con artículos/críticas (opiniones) de las experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su publicación en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU; • Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Voluntarios de la ONU; • Asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio con individuos y organizaciones locales pertinentes cuando sea técnicamente posible; Resultados esperados: Se requiere un Voluntarios/a para el desarrollo en las tareas mencionadas anteriormente para los programas de Educación y Protección, para lograr: • Apoyar al supervisor en la recopilación y coordinación de los productos de trabajo, garanti-zando el cumplimiento de plazos, normas y procedimientos establecidos por la organización. • Identificar nuevas necesidades y el desarrollo de los programas sean llevado de manera coordinada con los equipos de terreno y las/los oficiales nacionales. • Que el trabajo esté estandarizado y la línea operativa de base se ejecute acorde; El/la titular debe aplicar un buen conocimiento de las directrices para apoyar operativamente a la Divi-sión / Oficina. Los indicadores clave de desempeño van más allá de la puntualidad y preci-sión del trabajo para incluir la planificación y organización del trabajo del equipo traduciéndo-se al impacto positivo en el mandato e implementación de la misión. • Los asistentes administrativos en este nivel representan al supervisor en las comunicacio-nes que involucran el intercambio de información no rutinaria, coordinando y dando seguimiento a los plazos, así como estableciendo y manteniendo comunicaciones con el personal de varias divisiones. Las comunicaciones requieren tacto y discreción. También pueden proporcionar orientación y dirección al personal temporal o de otro tipo.