Funcionara/o de gestión de registros

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Servicios de Gestión de Registros y Archivos (RAMS) del Departamento de Gestión de la Información y de las Tecnologías (INFOTEC). La función de la RAMS consiste en establecer y mantener un marco para la creación y la gestión de registros auténticos, fiables y utilizables, que puedan servir de base para las funciones operativas y las actividades de la OIT por el tiempo que sea necesario, y asegurar la conservación eficaz de la correspondencia oficial y de otros documentos legales, jurídicos e históricos (archivos). La unidad se divide en dos equipos funcionales encargados respectivamente de la gestión de registros y de los archivos históricos. 

La/el titular del puesto tendrá la responsabilidad de contribuir a la elaboración y la implementación de procedimientos de gestión de registros diseñados para facilitar el manejo eficaz y eficiente de los registros oficiales y de otros tipos de información en un entorno electrónico.

La/el titular del puesto dependerá del Jefe de la Unidad RAMS.
 

Funciones específicas

1.    Participar en la elaboración/implementación de un sistema electrónico de gestión de registros (ERMS), lo que incluye tareas tales como la creación de criterios de referencia, la normalización y el perfeccionamiento continuo de los procesos y los procedimientos operativos. 

2.    Colaborar con los departamentos/servicios/unidades de la OIT para desarrollar sistemas de archivos (por ejemplo, requisitos en materia de metadatos, esquemas de metadatos de preservación, clasificaciones, grupos de acceso, etc.), que estén adaptados a las necesidades de cada unidad operativa según las acciones coherentes de gestión de registros y requisitos de gobernanza de la información dentro del ERMS.

3.    Proporcionar asesoramiento sobre las convenciones aplicables a la utilización y la nomenclatura de metadatos, y proporcionar ayuda a los departamentos/servicios/unidades a efectos de establecer un orden de prioridad para la migración de sus contenidos al ERMS en la plataforma institucional de gestión de contenidos.

4.    Administrar y formular propuestas con respecto a los planes de archivo para asegurar que las operaciones de creación, utilización, mantenimiento y eliminación de registros, información y datos se efectúen de manera económica y eficiente.

5.    Contribuir a elaborar y llevar a cabo actividades de formación sobre el programa de gestión de datos electrónicos destinadas al personal de toda la Organización. Promover las mejores prácticas.

6.     Dar apoyo a las partes interesadas a nivel interno en las políticas y procedimientos aprobados en materia de ´preservación de registros.

7.    Llevar a cabo investigaciones y actuar de enlace con organismos profesionales en relación con sus normas existentes.

8.    Hacer aportaciones a las políticas, procedimientos y herramientas utilizados para archivar registros y participar en el proceso de actualización de las políticas que tengan un impacto directo en las prácticas de la Oficina para archivar registros. 

9.    Asegurarse de que la documentación sea exacta y esté actualizada. 

10.    Mantenerse al día acerca de las mejores prácticas de gobernanza de la información dentro del sistema común de las Naciones Unidas para mantener una mejora constante de la tecnología y de los procesos utilizados en la prestación de servicios. Compartir conocimientos acerca de las nuevas tendencias en materia de gestión de la información de diferentes disciplinas, enfoques y soluciones de tecnología de la información para fomentar la innovación en la RAMS. 

11.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1. Examinar una serie de fuentes de información para identificar el material adecuado que se ajuste a las necesidades de información de la Organización y recomendar el material que podría incluirse en las colecciones de las bibliotecas.
2. Verificar la adecuación de la información sobre los pedidos realizados.
3. Señalar y retirar el material de las colecciones de acuerdo con las políticas de colección y retención y con las instrucciones del supervisor.
4. Encontrar elementos bibliográficos que puedan añadirse a las colecciones de las bibliotecas, determinar la elección y la forma de las entradas y preparar descripciones bibliográficas.
5. Analizar el contenido de documentos y publicaciones para identificar y seleccionar los conceptos más importantes para los usuarios, traducir dichos conceptos con términos controlados y redactar escritos o resúmenes sobre el contenido del material.
6. Examinar citas bibliográficas y la indexación obtenida de fuentes externas para incluirla en las bases de datos internas.
7. Proporcionar referencias buscando fuentes fácilmente accesibles y entregar información pertinente a las peticiones de los usuarios específicos, sirviéndose de técnicas manuales e informatizadas.
8. Contribuir a la creación de herramientas de información.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario (licenciatura) y calificación profesional reconocida en gestión de registros o información, o en el ámbito de la gestión de archivos o en otra disciplina afín.

Experiencia

Tres años de experiencia profesional a nivel nacional o dos años a nivel internacional en la gestión de archivos y de registros o en la administración de redes de información.

Idiomas

Excelente dominio de uno de los idiomas oficiales de la OIT (español, francés o inglés) y conocimientos prácticos de un segundo idioma oficial. Se valorará el conocimiento del tercer idioma oficial de la OIT. 

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Excelente conocimiento de los sistemas de información automatizada aplicables a la gestión de registros; campos de conocimientos profesionales considerados: conocimientos sobre la naturaleza de los registros y el mantenimiento de registros en un entorno electrónico; mantenimiento y eliminación de registros, lo que incluye la gestión de operaciones de evaluación, conservación y migración de archivos; la preservación y la descripción de archivos; conocimiento de las prácticas y las tendencias en materia de investigación; competencias y capacidad demostradas para efectuar una labor conceptual, analítica y de evaluación y capacidad para llevar a cabo investigaciones y análisis, identificar y evaluar problemas, formular opciones y formular recomendaciones. Capacidad para asegurar la aplicación correcta y la coherencia de las políticas y los procedimientos relacionados con la gestión de registros. Excelente conocimiento de los conceptos, normas, metodología y técnicas modernos de gestión de registros; se considerará una ventaja el conocimiento del Tesauro de la OIT, la Taxonomía de la OIT o de otros temas de la Organización. Voluntad de mantenerse al día sobre las novedades de este campo de actividad. Capacidad para establecer prioridades y planificar, coordinar y supervisar el trabajo propio.  Excelentes capacidades analíticas. Capacidad de comunicarse de manera eficaz tanto oralmente como por escrito. capacidad para crear y mantener asociaciones y relaciones de trabajo eficaces con los clientes. Capacidad para trabajar por iniciativa propia y en equipo.  Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.