Assistant Administratif (SSA)

TERMES DE REFERENCE ASSISTANT ADMINISTRATIF :

Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et la supervision directe de l’Operations Officers, l’Assistant Administratif appuie l’Administration. Spécifiquement, il (elle) sera chargé de :

• Traitement des courriers entrants et sortants ;
• Traitement des factures soumises par les fournisseurs et enregistrement pour paiement par les financiers ;
• Fournir un appui dans la collecte et le traitement des données Administratives des activité ;
• Veiller au respect des règles et procédures de gestion de l’OMS ;
• Mettre à jour et archiver les dossiers et les documents pour le suivi de l’exécution des activités au sein de l’Administration et des programmes ;
• Initier les correspondances du programme en cas de besoin ;
• Apporter un soutien administratif à la préparation, la tenue et l’organisation des réunions et des voyages effectués dans le cadre des programmes ;
• Préparer les rapports périodiques de mise en œuvre du programme et autres communications et produits d’information sur le programme.
• Accomplir toutes les autres tâches connexes suivant les besoins.

Contexte organisationnel

Selon les procédures et pratiques établies, le/la titulaire du poste accomplit ses tâches sous une supervision de l’Administrateur du Bureau, gère son travail quotidien de manière efficace et informe son supérieur hiérarchique des problèmes ou situations inhabituelles. L’orientation générale est donnée par le supérieur hiérarchique, au vu des objectifs et instructions à caractère général relatives à l’allocation des ressources et/ou aux besoins et priorités des unités/ programmes dans le pays.
Le/la titulaire prendra part aux activités des autres membres de l’équipe ainsi qu’à celles des autres programmes du bureau.

Compétences :

1) Veiller à l’utilisation efficace des ressources
2) Promouvoir l’innovation et l’apprentissage dans l’organisation
3) Favoriser l’intégration et le travail d’équipe
4) Montrer l’exemple
5) Produire les résultats

Compétences fonctionnelles :

• Connaissances spécialisées en secrétariat, gestion ou administration d’un bureau ;
• Connaissances spécialisées des règles, procédures et pratiques administratives ;
• Discrétion et aptitude à nouer des relations avec les personnes de différentes nationalités ;
• Précision dans le travail, bonne interprétation des règlements et manuels existants ;
• Habileté à maintenir d’excellentes relations humaines avec les personnes de toutes catégories et nationalités ;
• Avoir une parfaite maîtrise de l’outil informatique et des logiciels courants : Word, Excel, Outlook, Power Point et application de navigation en l’internet.

6 - Education / Qualifications requises

Essentielle:

Diplome d'etudes secondaires

Souhaitable:

Formation minimum : Diplôme universitaire en administration, comptabilité, gestion, droit, sciences sociales, informatique et/ou dans un domaine connexe ou de santé publique.

Diplôme universitaire en Gestion Administrative est un atout.

7 - Expérience

Essentielle:
Avoir au moins huit années d’expérience professionnelle comme assistant de programme ;

Souhaitable:
Une bonne connaissance des rouages de l’Administration publique serait un atout.

8 - Langue :

Excellente connaissance du français ou de l’anglais, avec une bonne connaissance de travail de l’autre langue

9 - Autres qualifications
Compétences dans le travail en équipe et dans l’utilisation des logiciels de gestion des données, Word, Excel, Power Point, etc..