Asociado/a de Apoyo a la Gestión de Proyectos

Lima

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Lima
Grade: Administrative support - LICA-6, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Legal - Broad
- Legal - International Law
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

Functional Responsibilities

La asignación de los/las Asociados/as de Apoyo a la Gestión de Proyectos tiene por propósito apoyar a los/las gerentes de proyecto en sus funciones de aseguramiento de la correcta gestión técnica y administrativa del proyecto. Los/Las Asociados/as de Apoyo a la Gestión de Proyectos reportarán a los/las Gerentes de Proyecto, interactuando en su trabajo con el personal técnico del proyecto, con el personal de servicios de soporte y con otros/as asociados/as de soporte de la oficina.
La oficina de proyectos de UNOPS en Perú gestiona proyectos de asistencia técnica e implementación en los sectores de salud, agua y saneamiento, infraestructuras públicas, entre otros. Se espera que los/las Asociados/as de Apoyo a la Gestión de Proyectos apoyen el alcance y los resultados esperados por los proyectos pertenecientes a estas áreas de trabajo.

Resultados esperados

Implementación del proyecto
Apoyar a los miembros del equipo técnico operativo en la correcta administración de la información, asegurando correspondencia, veracidad y prontitud en el reporte de la misma.
Asistir a las reuniones semanales del proyecto aportando información actualizada sobre el estado de los mismos y apoyar en la realización de las actas correspondientes.
Apoyo en el control de la calidad de los procesos y procedimientos administrativos.
Apoyar al equipo del proyecto en los procesos de convocatoria y logística de misiones, eventos y talleres en todas sus fases así como en la organización y logística de reuniones de trabajo del proyecto teniendo en cuenta los procedimientos y requerimientos de las áreas pertinentes (Gerencia, Técnica, Administración, Comunicaciones, Adquisiciones, etc.).
Revisar que todas las actas y memorias requeridas en cada una de las estrategias del proyecto cumplan con los requisitos exigidos por el Asociado y lineamientos de UNOPS.
Velar por que el flujo de información entre el equipo de proyecto y las unidades de servicios de soporte y gerencia de la oficina esté coordinado y organizado.
Apoyar en temas operativos generales según se le solicite.

Gestión financiera y de adquisiciones

Apoyo en el control presupuestario, ejecución y en la elaboración de flujos de caja proyectados del proyecto a través de mecanismos de control y seguimiento para cada componente, anticipando variaciones y/o desviaciones e informando oportunamente a los/las PMs (Project Managers o Gerentes de Proyecto).
Asegurar de manera apropiada el registro de información en los sistemas de UNOPS (OneUNOPS ERP y OneUNOPS Projects)
Producir informes de monitoreo financiero bajo los estándares y requerimientos de UNOPS, utilizando las plataformas corporativas.
Alertar de manera oportuna al gerente de proyecto sobre déficits y sobrecostos generados en el proyecto.
Apoyar en la revisión presupuestaria de los proyectos y en la implementación de iniciativas correctivas si fuera el caso.
Apoyar el seguimiento a la gestión de contratos, procesos de pagos a proveedores y terceros.

Monitoreo y reporte del proyecto

Apoyo en la generación de reportes técnicos incorporando gráficas y tablas dinámicas en caso necesario.
Apoyar en el seguimiento de cumplimiento de hitos y compromisos en los cronogramas de trabajo de los proyectos, apoyando en el diseño y la actualización de los mismos.
Apoyar en la elaboración de los informes técnicos y financieros mensuales y periódicos. Apoyar a los/las PM en mantener ordenado y actualizado los registros requeridos para los proyectos.
Apoyar la gestión de documentación del proyecto (incluyendo la elaboración supervisada de formatos específicos en caso que sea necesario) siguiendo las normas del manual de archivo. Velar por que la documentación esté siempre al día comunicándose transversalmente con todas las áreas involucradas.
Mantener actualizado y de manera apropiada el drive del proyecto, asegurando la debida gestión documental del proyecto.

Gestión y coordinación de las partes

Apoyo en la preparación, organización y seguimiento a los documentos/comunicaciones con y para las contrapartes teniendo en cuenta las normas y directrices de las áreas competentes.
Participar en cualquier reunión de interés para el proyecto a petición de los/las gerentes del mismo.
Apoyo a la actualización y desarrollo del plan de comunicación del proyecto.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education

Diploma de estudios secundarios es requerido (Equivalente a High School Diploma)
Diploma de estudios Universitarios (Ingeniería/Arquitectura, Administración de Empresas o Economía, Ciencias Sociales o carreras afines), será considerado valorable y podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos.

Experience

Se requiere aportar experiencia profesional pertinente entre dos y seis años, dependiendo del nivel de educación que aporte, en el ámbito de la asistencia a la gestión de proyectos, preferiblemente de desarrollo.

Se valorará experiencia en:

Participación en proyectos de adquisiciones públicas o infraestructuras sociales o salud pública.
Planeación, seguimiento, medición y desarrollo de proyectos.
Elaboración de presupuestos y control de provisiones financieras.
Apoyo y ejecución de actividades encaminadas a desarrollo de negocios.

Languages

Se requiere dominio del español hablado y escrito.
Se valorará el conocimiento intermedio del idioma inglés.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Acuerdo de Contratista Individual Local - LICA (Por sus siglas en Inglés). Este es un contrato mensual regular, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al presente contrato al final de cada mes natural. Nivel del Contrato: Local, Nivel 6 (LICA 6).

Los/las candidatos/as deberán ser nacional de Perú o contar con residencia/permiso de trabajo vigente en Perú al momento de aplicar a esta vacante.
Duración del contrato: Contrato abierto- indefinido sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad presupuestal y evaluación de desempeño satisfactorio.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular. Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). (18:00 hrs Lima, Perú)
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.