Auxiliar administrativo(a) NPSA - 4

Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto 

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible.  El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores. 

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.

Dentro de los portafolios de Reducción de la Pobreza e Inequidad se resalta el proyecto de “Estrategias Productivas de Inclusión Urbana”. Este proyecto contribuye a la reducción de la pobreza y la generación de un desarrollo inclusivo, el cierre de brechas y el derribamiento de las barreras de inclusión productiva, mediante un marco de componentes y estrategias que expanden las oportunidades de generación de ingreso y empleo de los grupos en mayor pobreza y exclusión, siempre y cuando en ello se reconozcan las especificidades y potencialidades locales.

Así, las personas podrán acumular el capital social, económico y humano que les permita ejercer sus derechos como ciudadanos y disfrutar de una vida creativa y productiva de acuerdo con sus necesidades e intereses, lo cual redunda tanto en una mayor calidad de vida como en una mejora de la productividad y la competitividad del territorio.

En este escenario, el Proyecto potenciará los 3 componentes transversales de las estrategias a través del desarrollo del ser individual y colectivo (la persona), el fortalecimiento de sus capacidades productivas (su unidad de negocio) y la gestión del entorno económico local (entorno), bajo los enfoques de la innovación social y las nuevas economías.

De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Auxiliar Técnico/a desempeña las siguientes funciones: 

1. Proporciona apoyo eficaz al proyecto centrándose en la consecución de los siguientes resultados:

• Apoyar al equipo en lo relacionado con la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades del proyecto.
• Acompañar y apoyar los procesos de capacitación en los diferentes temas administrativos, facilitando la comprensión de procesos y procedimientos de manera que estén familiarizados con su aplicación.
• Realizar la gestión logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos).
• Apoyar en contratación, renovación y terminación de contratos.
• Apoya la elaboración de los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
• Preparar y dar trámite a los documentos y la correspondencia necesarios en el marco del proyecto.
• Revisión monthly leave report.
• Tramite y gestión de pagos de facturas de compras menores a cargo del proyecto.
• Verificar y tramitar los documentos e información para la creación de vendor para el pago a terceros.
• Suministrar al equipo EPIU servicios de apoyo como elementos de escritorio, cuentas de correo, ATLAS y equipos de cómputo.
• Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la oficina nacional, como en las sedes territoriales. Elaborar el inventario oficial semestral para firmas del PNUD.
• Desarrollar actividades de apoyo para facilitar el trabajo de del equipo del proyecto.
• Mantener al día y en orden el archivo físico y digital del proyecto.
• Dar trámite a los documentos solicitados por el proyecto.

2. Proveer apoyo para asegurar la adecuada gestión de información mediante:

• Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto.
• Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en el proyecto y los pagos de nómina del equipo.
• Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados.
• Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.
• Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos.
• Participar en las reuniones de seguimiento periódicas.
• Realizar una adecuada gestión documental para tenerla actualizada.

Acuerdo Institucional

El/La Auxiliar Administrativo/a reporta a la Jefe Nacional de Estrategias Productivas de Inclusión Urbana.

Lograr Resultados:

Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.

Pensar Innovadoramente: 

Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.

Aprender Continuamente: 

Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad: 

Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.

Actuar con Determinación: 

Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado.

Participar y Asociarse: 

Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión: 

Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación

Gestión de Inventarios: Capacidad para garantizar que haya suficientes artículos de inventario disponibles para su uso, así como la presentación de informes de los artículos que superan el umbral corporativo de $ 5K o más

Gestión de eventos (incluyendo retiros, capacitaciones y reuniones): Capacidad para gestionar eventos, incluyendo identificación de lugares, alojamiento, logística, catering, transporte y desembolsos en efectivo, etc.

Política y procedimientos de viaje: Conocimiento de la política y los procedimientos de viaje; Capacidad para interpretar la política de viajes, el Reglamento del Personal, las circulares administrativas y el Reglamento Financiero y reglamentación financiera detallada sobre cuestiones relacionadas con los viajes

Gestión de documentos y registros: Gestión general de documentos (físicos o electrónicos); Política de registro y retención, incluido el almacenamiento y el archivado.

Integración con el sistema ONU: Capacidad para identificar e integrar la capacidad y los activos del sistema de las Naciones Unidas, y participar en el trabajo conjunto; conocimiento del sistema de las Naciones Unidas y capacidad para aplicar este conocimiento a situaciones estratégicas y/o prácticas.

Educación: 

Título de Bachiller

Para bachilleres, 4 años de experiencia relevante en: desarrollo de las actividades administrativas, logísticas y en procesos de compras.

Serán consideradas personas con título profesional, con 1 año de experiencia relevante en: desarrollo de las actividades administrativas, logísticas y en procesos de compras.

Cuenta con aprendizaje proactivo y mantiene actualizados sus propios conocimientos y habilidades.

Identifica y socializa las lecciones aprendidas y buenas prácticas en el proyecto.