Coordinador/a Administrativo/a- Proyecto USAID, El Salvador

Descripción del puesto

EnCompass LLC está buscando candidatos/as para el puesto de Coordinador/a Administrativo/a con sede en San Salvador, El Salvador para la Actividad de Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje (MELA) de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID). Este proyecto tiene una duración de cinco años. El proyecto MELA proporcionará servicios de apoyo de MEL (Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje*)* y de gestión del conocimiento a las unidades operativas de USAID en la región de América Central, incluyendo USAID/El Salvador; la Misión regional de USAID/Centroamérica y México; las Misiones bilaterales regionales en Guatemala, Nicaragua, Honduras y México; y las oficinas de USAID/Washington que operan en América Central.

Bajo la supervisión del/a Director/a de Operaciones, el/la Coordinador/a Administrativo/a proporcionará apoyo a todas las actividades operativas y administrativas del equipo MELA, incluyendo apoyo a la contratación, logística y sistemas de gestión. El/a Coordinador/a Administrativo/a también será responsable de la administración diaria de la oficina de país del proyecto EnCompass ubicada en El Salvador. Las tareas incluyen el mantenimiento de archivos administrativos, el apoyo a los esfuerzos de reclutamiento, la organización de eventos presenciales y virtuales, incluyendo la logística, los arreglos de viaje y la elaboración de materiales. Buscamos una persona con gran capacidad administrativa, muy bien organizada, con dotes de observación y atención al detalle, proactiva y capaz de manejar múltiples tareas complejas simultáneamente. Debe dominar el uso de las aplicaciones de Microsoft Office.

El puesto será a tiempo completo y estará basado en San Salvador, con la posibilidad de viajar por todo el país. Sólo se tendrán en cuenta los ciudadanos o residentes actuales de El Salvador.

Funciones y responsabilidades del puesto

Funciones esenciales:

Administración:

• Apoyar el proceso de contratación de consultores locales en colaboración con el Director de Operaciones, el equipo técnico y la oficina central de EnCompass, lo que incluye: apoyar la elaboración de las descripciones de los puestos de trabajo, preparar los formatos de solicitud, publicar los anuncios de contratación en diferentes medios, organizar los documentos, concertar entrevistas con los candidatos, comprobar las referencias, recopilar los documentos de los candidatos seleccionados e iniciar el proceso de contratación.
• Desarrollar, gestionar y mantener todos los sistemas y procedimientos administrativos necesarios para la implementación de las actividades del proyecto, y apoyar al personal de tiempo completo del proyecto ubicado en la oficina de EnCompass en El Salvador.
• Apoyar al equipo técnico en la actualización de los sistemas de información compartidos, las bases de datos y los rastreadores de informes.
• Organizar la logística y el apoyo en asuntos relacionados con los talleres del proyecto, las reuniones y los eventos de aprendizaje, los arreglos de viaje, incluyendo la identificación, la negociación y la contratación de lugares, los materiales, la producción de documentos y la toma de notas.
• Mantener archivos organizados y bien documentados en todas las áreas operativas (por ejemplo, adquisiciones, acuerdos con consultores) y obtener la aprobación del Director de Operaciones y otras aprobaciones necesarias.
• Proporcionar apoyo administrativo y operativo al/a Director/a de Operaciones. Las tareas incluyen el mantenimiento de la oficina y del equipo común, el mantenimiento del sitio de SharePoint, la supervisión de los suministros de existencias, y otras.
• Participar plenamente como miembro del equipo de USAID MELA, incluyendo la participación en reuniones de personal y clientes y otros eventos, y proporcionar apoyo administrativo a los miembros del equipo según sea necesario.
• Apoyar cualquier otra tarea asignada por e/al Director/a de Operaciones.

Requisitos del puesto

Calificaciones

Calificaciones académicas

Se dará preferencia a profesionales con título de Licenciatura en administración o áreas relacionadas con un mínimo de 2 años de experiencia en tareas y responsabilidades de administración. Otras calificaciones académicas: Título de grado medio, certificado de formación profesional o equivalente con un mínimo de 4 años de experiencia profesional en tareas y responsabilidades de administración.

Experiencia y habilidades

• Se requieren de 2 a 4 años de experiencia proporcionando apoyo administrativo a equipos de proyectos de desarrollo internacional, cooperación o asistencia humanitaria
• Se valorará altamente experiencia previa con proyectos financiados por USAID.
• Capaz de gestionar tareas operativas complejas de forma simultánea. Altamente organizado/a con habilidades en la planificación, y las operaciones
• Dominio de MS Office 365.
• Capacidad para llevar a cabo una serie de funciones administrativas en contextos interculturales.
• Se valorará tener un nivel de inglés intermedio, escrito y verbal
• Se requiere dominio profesional del español (comunicación escrita y verbal)
• Se requiere autorización para trabajar legalmente en El Salvador

EnCompass LLC es un empleador progresista que ofrece igualdad de oportunidades. Promovemos, celebramos y apoyamos una cultura organizativa y una plantilla diversa e inclusiva. Nos comprometemos a proporcionar a todos nuestros empleados un entorno libre de discriminación y acoso, donde todos sean tratados con dignidad y respeto. No toleramos, y prohibimos explícitamente, la discriminación o el acoso de cualquier tipo, en cualquier momento, en todos los aspectos del empleo. Esto incluye el reclutamiento, la contratación, los ascensos, las medidas disciplinarias, los despidos, la compensación, los beneficios, los programas sociales y recreativos y la formación. EnCompass tampoco tolera las represalias contra las personas que denuncian la discriminación o el acoso. Nuestro compromiso continuo con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos significa que todas las decisiones de empleo se basan únicamente en los requisitos del trabajo, las cualificaciones del candidato y las necesidades de EnCompass como empresa, y no en la raza, el color, la etnia, el origen nacional, la religión, las creencias, el sexo (incluido el embarazo y las condiciones médicas relacionadas), la identidad o expresión de género, la orientación sexual, la edad, la condición de discapacidad, la condición de veterano, la información genética, la condición de VIH, el estado familiar/matrimonial/paterno o cualquier otra condición protegida por las leyes y reglamentos de las jurisdicciones en las que trabajamos.

Para los puestos de trabajo en Estados Unidos: El empleador realizará ajustes razonables en cumplimiento de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990.

Las afirmaciones anteriores pretenden describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan las personas asignadas a este puesto. No pretenden ser una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades y habilidades requeridas del personal así clasificado.

El titular debe ser capaz de trabajar en un entorno de ritmo rápido con una capacidad demostrada para hacer malabares y priorizar múltiples tareas y demandas que compiten entre sí, y para solicitar asistencia de supervisión cuando sea necesario.

Si necesita adaptaciones de acuerdo con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades para completar su solicitud, llame al 301-287-8700, proporcione su información de contacto y una descripción de su problema de accesibilidad. Tomaremos una decisión sobre su solicitud de adaptación razonable en función de cada caso, y le llamaremos en un plazo aproximado de 3 días laborables.

Know Your Rights: Workplace Discrimination is Illegal

Aviso VEVRA

-ENGLISH-

Position Description

EnCompass LLC is seeking Administrative Coordinator candidates for the five-year United States Agency for International Development (USAID) Monitoring, Evaluation, and Learning Activity (MELA) to be based in San Salvador, El Salvador. The anticipated USAID/El Salvador MELA will provide MEL and knowledge management support services to USAID operating units in the Central America region, including USAID/El Salvador; the USAID/Central America and Mexico regional Mission; regional bilateral Missions in Guatemala, Nicaragua, Honduras, and Mexico; and USAID/Washington-based bureaus and offices operating in Central America.

Reporting to the Director of Operations, the Administrative Coordinator will provide support to all operational and administrative activities on the MELA team, including support to recruitment, logistics, and management systems. The Administrative Coordinator will also be responsible for the day-to-day administration of the EnCompass project country office located in El Salvador. Tasks include maintaining administrative files, supporting recruitment efforts, organizing in-person and virtual events, including logistics, travel arrangements, and developing materials. The Administrative Associate must be highly organized, detail-oriented, proactive, and able to handle multiple complex tasks simultaneously. Must be proficient in using Microsoft Office applications.

The position will be full-time and based in San Salvador, with possible travel throughout the country. Only citizens or current residents of El Salvador will be considered.

Position Duties and Responsibilities

Essential functions:

Administration:

• Support the recruitment process of local consultants in collaboration with The Director of Operations, the technical team, and the EnCompass home office, including: support elaboration of job descriptions, prepare requisition formats, post recruitment notices in different media, organize documents, set up interviews with candidates, check references, collect documents from selected candidates, and start contracting process.
• Develop, manage, and maintain all administrative systems and procedures necessary for the implementation of project activities, and support the project’s full-time staff located in the EnCompass office in El Salvador.
• Support technical team to update shared information systems, databases, and reporting trackers.
• Organize logistics and support on matters related to project workshops, meetings and learning events, travel arrangements, including identifying, negotiating and contracting with venues, materials, document production, and notetaking.
• Maintain organized and well documented files in all operational areas (I.e., procurement, consultant agreements) and secure approval from Director of Operations and other required approvals.
• Provide administrative and operational support to the Director of Operations. Tasks include maintain the office and common equipment, maintain SharePoint site, supervise stock supplies, and others.
• Engage fully as a member of the USAID MELA staff team, including participating in staff and client meetings and other events, and providing administrative support to team members as needed.
• Support any other duties assigned by the Director of Operations.

Position Requirements

Qualifications

Academic Qualifications

• Bachelor's degree in administration or related areas highly preferred with a minimum of 2 years of experience in administration tasks and responsibilities. Associate degree, Vocational Training Certification or Equivalent with a minimum of 4 years of professional experience in administration tasks and responsibilities.

Experience and Skills

• 2 - 4 years of experience providing administrative support to international development, cooperation, or humanitarian assistance project teams required.
• Previous experience working on USAID-funded projects preferred.
• Able to manage complex operational tasks concurrently. Highly organized with skills in planning, and operations.
• Proficient in MS Office 365.
• Ability to conduct a range of administrative functions in cross-cultural contexts.
• Intermediate skills in written and verbal English preferred.
• Proficiency in Spanish required (written and verbal communication).
• Authorization to work legally in El Salvador Required.

EnCompass LLC is a progressive Equal Opportunity Employer. We promote, celebrate, and support a diverse and inclusive organizational culture and workforce. We are committed to providing all of our employees with an environment free from discrimination and harassment, where all are treated with dignity and respect. We do not tolerate, and explicitly prohibit, discrimination or harassment of any kind, at any time, in all aspects of employment. This includes recruitment, hiring, promotions, disciplinary measures, terminations, compensation, benefits, social and recreational programs, and training. EnCompass also does not tolerate retaliation against individuals who report discrimination or harassment. Our continuing commitment to the principle of Equal Opportunity Employment for all means all employment decisions are based only on the job requirements, the candidate’s qualifications, and the needs of EnCompass as a business—not on race, color, ethnicity, national origin, religion, belief, sex (including pregnancy and related medical conditions), gender identity or expression, sexual orientation, age, disability status, veteran status, genetic information, HIV status, family/marital/parental status, or any other status protected by the laws and regulations in the jurisdictions where we work.

For US based positions: The employer will make reasonable accommodations in compliance with the Americans with Disabilities Act of 1990.

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by individuals assigned to this position. They are not intended to be an exhaustive list of all duties, responsibilities, and skills required of personnel so classified.

The incumbent must be able to work in a fast-paced environment with demonstrated ability to juggle and prioritize multiple, competing tasks and demands and to seek supervisory assistance as appropriate.

If you require accommodations in line with the Americans with Disabilities Act to complete your application, please call 301-287-8700, provide your contact information and a description of your accessibility issue. We will make a determination on your request for reasonable accommodation on a case-by-case-basis, and we will call you back within approximately 3 business days.

Know Your Rights: Workplace Discrimination is Illegal

EEO is the Law Supplement, Pay Transparency Nondiscrimination Provision

VEVRA Notice

Como aplicar

Por favor, haga click al link y siga las instrucciones:

https://app.ismartrecruit.com/jobDescription?x=E7pZW5jb21wYXNzd29ybGQuY29tXzY0NV9QUk9NT1RFVVJMX2VuQ9e

How to Apply

Please apply through the link:

https://app.ismartrecruit.com/jobDescription?x=E7pZW5jb21wYXNzd29ybGQuY29tXzY0NV9QUk9NT1RFVVJMX2VuQ9e