Manager Finance

Organizational Context

La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (IFRC) est la plus grande organisation humanitaire du monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales membres. L'objectif général de l’IFRC est "d'inspirer, d'encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d'activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d'alléger les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde". L’IFRC s'efforce de répondre aux besoins et d'améliorer les conditions de vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.

L’IFRC fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Mouvement), avec ses Sociétés nationales membres et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR). L'action de l’IFRC est guidée par les principes fondamentaux suivants : humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité.

L’IFRC est dirigée par son Secrétaire général et a son siège à Genève, en Suisse. Le siège est organisé en trois divisions principales : (i) Développement des Sociétés nationales et coordination des opérations ; (ii) Relations mondiales, diplomatie humanitaire et numérisation ; et (iii) Politique de gestion, stratégie et services généraux.

L’IFRC dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. L’IFRC dispose également de délégations de groupes de pays et de délégations nationales dans le monde entier. Ensemble, le siège de Genève et la structure de terrain (régionale, cluster et pays) constituent le Secrétariat de la FICR.

Le poste de Manager Finance est une position IFRC qui rapporte au Coordinateur de Finances et Administration de l’IFRC en RCA basé à Bangui, avec qui il/elle travaillera de façon étroite. Il/elle sera basé à Ndjamena.

Job Purpose

Sous la supervision du Coordinateur de Finances et Administration, le Manager Finance est responsable d’assurer la fourniture de services de comptabilité, de trésorerie et de services financiers de façon efficace et productive, dans le cadre des interventions de l’IFRC en République du Tchad spécifiquement et plus généralement dans le cluster Tchad-RCA. Ce poste sera également responsable de la fourniture d’avis techniques au manager de projet ECHO PPP au Tchad tout en assurant la conformité financière, le soutien et l’accompagnement de l’ensemble des partenaires du consortium, et plus spécialement le renforcement des capacités de la Croix-Rouge du Tchad en matière de gestion financière. Il /elle devra entre autres organiser et s’assurer que les paiements sont faits dans toutes les interventions de l’IFRC en République du Tchad, pour les staffs de la Fédération, les fournisseurs, les sociétés nationales, et toute entité en relation avec l’IFRC. Il/elle le fait avec professionnalisme, courtoisie, et assure la satisfaction des staffs, des fournisseurs, des volontaires, etc.

Job Duties and Responsibilities

Procédures et Politiques Financières :

• Avoir une compréhension approfondie des procédures financières de la Fédération et/ou des régulations des différents bailleurs de fonds.
• Fournir des conseils aux employés du projet dans l’interprétation adéquate des procédures financières de telle façon que les transactions exigées respectent ces règles.
• Fournir les commentaires et remarques au manager de projet ou aux coordinateurs nationaux sur la documentation soumise avec des codes incorrects ou une documentation de support inadéquate.
• Mettre en place une plateforme pour l’échange d’expériences entre les sociétés nationales participantes présentes au Tchad et la Croix-Rouge hôte sur les questions liées à la connaissance, la vulgarisation et le respect des politiques et procédures financières

Budgétisation:

• Fournir le support technique et les conseils au manager de projet et/ou aux employés du programme pendant la préparation et/ou la révision des budgets.
• S’assurer que tout budget opérationnel/PEAR (Project Approval Expenditure Request) est validé, téléversé dans le système avant tout processus de dépense ;
• Fournir les analyses des dépenses actuelles vs. budgets avec les analyses de variances (si besoin) et les recommandations.
• Coordonner les réallocations de dépenses si nécessaire pour aligner les dépenses planifiées vs. les lignes budgétaires.
• Préparer les prévisions en termes de dépenses estimées d’un projet pour compléter l’information fournie au manager de projet.
• S’assurer que les transactions encourues ont une ligne budgétaire et que le solde budgétaire est suffisant pour les couvrir.
• Identifier à quel moment une révision du budget est nécessaire.

Gestion de la trésorerie :

• Analyser en permanence les besoins de Gestion des Programmes afin d’établir un budget de trésorerie et de planifier les mouvements sur le compte bancaire et les approvisionnements de caisse ;
• Prendre en compte les dépenses prévisionnelles dans l’élaboration des Forecast et du cash request mensuels ;
• S’assurer que la réconciliation de banque est faite à la fin de chaque période (décade et mois) ;
• S’assurer que la réconciliation de caisse est faite à la fin de chaque mois/semaine ;
• S’assurer de l’exhaustivité et de la régularité des documents comptables avant de procéder à tout paiement.

Job Duties and Responsibilities (continued)

Comptabilité et contrôle :

• S’assurer de l’authenticité et de la régularité des pièces comptables ;
• Assurer l’imputation régulière des dépenses dans les comptes appropriés avant leur comptabilisation ;
• Saisir régulièrement les pièces comptables au fur et à mesure qu’elles arrivent à la comptabilité, dans le but du respect du timing de clôture mensuelle des comptes ;
• Participer activement à toutes les opérations de clôture mensuelle des comptes ;
• Vérifier les états de rapprochement bancaires.

 Suivi des Avances Opérationnelles :

• Procéder à la réconciliation périodique des états de compte des Avances Opérationnelles,
• Vérifier et valider les pièces comptables justificatives des Avances Opérationnelles
• Rapporter au Coordinateur Finance et Admin tout cas dormant.

 Reporting :

• Faire l’analyse des états financiers mensuels ;
• Produire au Operations Manager des analyses financières régulières et pertinentes afin de créer une base solide d’outils d’aide à la prise de décision.

Contrôles Internes :

• S’assurer qu’un environnement de contrôle interne rigoureux est maintenu.
• S’assurer que les processus établis sont bien respectés et suivis.
• Identifier les risques potentiels et proposer les actions pour les réduire ou les éliminer.

 Audit :

• Soutenir les auditeurs.
• Soutenir l’implémentation des recommandations d’audit interne et externe.

 Gestion du risque :

• S’assurer qu’une évaluation du risque financier pour le projet KFW est menée.
• Maintenir le registre des risques à jour et fournir un feedback dans les délais impartis à l’Unité de Gestion du Risque à Genève.
• Conduire une estimation des nouveaux risques ayant évolués exigeant d’être monitorer et mitiger.
• Préparer les rapports du donateur selon le calendrier spécifié.

Autres :

• Gérer, former et conseiller le personnel sous lui / elle et préparer l'évaluation périodique de leurs performances ;
• Veiller au respect et à l’application des procédures administratives, comptables et financières de la SN dans l’exécution du Projet ;
• Assurer la bonne conservation des documents et pièces comptables ;
• Superviser la documentation exhaustive des pièces comptables, la copie, l’archivage.

Education

Diplôme Universitaire en Comptabilité, Finances ou équivalent.

Competencies, Values and Comments

Valeurs: Diversité, Intégrité, Professionnalisme, Redevabilité

Compétences: Travail d’équipe ; Communication ; Jugement et prise de décision; Etablissement d’un climat de confiance avec l’Employeur et le Personnel; Capacité à traiter les questions confidentielles et avec une grande discrétion; Relations Sociétés Nationales et Clients.