Assistant(e) de programme - Secteur Sciences Exactes et Naturelles

OVERVIEW

Parent Sector : Natural Sciences Sector (SC)

Duty Station: Dakar

Classification of duty station: [[filter12]]

Standard Duration of Assignement : [[filter13]]

Job Family: Natural Sciences

Type of contract : Non Staff

Level : Level 3

Duration of contract : From 1 to 6 months

Recruitment open to : External candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 16-APR-2024

 

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

 

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST

L’Assistant(e) de Programme (SC-4) doit fournir un soutien spécialisé et complet à la mise en œuvre du programme du secteur des Sciences Exactes et Naturelles, en temps opportun, de manière précise et proactive, conformément aux règles et procédures administratives et financières de l’UNESCO. Il/elle devra :

Long Description

• Organiser des réunions officielles, conférences et ateliers (virtuelles et présentielles), en apportant un appui logistique et administratif tel que la rédaction des courriers, rapports, invitations, préparation de budget, réservation, organisation logistique, équipements et services IT) ;
• Préparer les missions des spécialistes de programme, des consultants et des participants externes aux conférences (Plan de mission, ordre de mission, demande cotations, envoi du billet) ;
• Appuyer l’établissement des contrats et leur gestion (préparation, suivi et contrôle des livrables et vérification des justificatifs financiers, classement des documents) afin de s’assurer que les résultats escomptés sont obtenus dans le respect des délais contractuels ;
• Faire le suivi des paiements et des contrats en collaboration avec l’Administration du bureau ;
• Assurer le suivi administratif des réponses aux appels à contribution, courriers, publications et autres demandes officielles;   
• Assister le suivi et préparer des comptes-rendus sur la mise en œuvre des activités du programme ; organiser les dossiers en vue des évaluations de projets en rassemblant les données/informations budgétaires sur les activités actuelles ou passées ;
• Recevoir, analyser, trier, enregistrer, classer et distribuer la correspondance et les documents. Répondre aux demandes de renseignements et assurer le suivi des questions courantes en suspens ;
• Répondre aux demandes des partenaires dans le cadre du support à la mise en œuvre des activités du secteur.

Long Description Long Description COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) - For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework. REQUIRED QUALIFICATIONS

Qualifications académiques:

• Diplome d’Etudes secondaires

Experience professionnelle:

• Au minimum 2 ans d’expériences dans l’assistance à des programmes et projets.

Aptitudes et compétences

• Excellentes compétences en organisation et en planification.
• Excellentes compétences en communication et en coordination.
• Rigueur et souci du détail dans la préparation de la correspondance et des documents.
• Bonne capacité relationnelle, discrétion, bon sens du jugement et capacité à travailler avec des personnes d'origines culturelles différentes.
• Comportement coopératif et enclin à travailler en équipe.
• Excellentes compétences TI avec maîtrise de l'utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel. PowerPoint, etc.).
• Capacité à travailler sous pression et flexibilité pour ajuster les horaires et les priorités de travail.

Exigence linguistique : Excellente connaissance (écrite et parlée) du français ; bonne connaissance de l’anglais.

DESIRABLE QUALIFICATIONS

Qualifications académiques:

• Une licence III (ou autre équivalent à Bachelor Degree) en Gestion/Administration/Finances serait un atout.

Experience professionnelle:

• Une expérience dans un organisme des Nations Unies est un atout.

 

 

BENEFITS AND ENTITLEMENTS

Les avantages comprennent entre autre 2.5 jours de congés annuels par mois de services d’une cotisation de l’organisation de 5% et de 10 % du salaire mensuel versée en complément au titre respectivement de l’assurance maladie et de la retraite sur présentation par l’intéressé des justificatifs de son affiliation à un régime privé d’assurance maladie et/ou de retraite.

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the UNESCO careers website. No modifications can be made to the application submitted.

The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview. 

UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates.

Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided.

Footer

UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States (last update here) are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts.

UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.