Asistente de Proyecto

Introducción

En el marco del Proyecto Protegiendo a los Trabajadores Agrícolas a través de la promoción de la Seguridad y Salud en el Trabajo, financiado por el Ministerio de Trabajo de Canadá a ser implementado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT), se busca fortalecer los mecanismos y capacidades de promoción, gestión y de cumplimiento de la seguridad y salud en el trabajo del sector agrícola en Perú. En esa línea, el proyecto busca fortalecer las políticas, planes y/o normativas vinculadas a seguridad y salud en el trabajo (SST), desde un análisis con enfoque en el sector agrícola y las Normas Internacionales del Trabajo de la OIT; apoyar al país en el diseño e implementación de estrategias y herramientas vinculadas a la SST enfocadas en el sector agrícola, sensibles al género, y que permitan contribuir a una cultura de prevención; y fortalecer las capacidades de actores clave, para la promoción, implementación y mejora de la SST, que permita un adecuado apoyo institucional en el sector agrícola.

La implementación del referido Proyecto incluye contar con un asistente del proyecto con el fin de aportar en el desarrollo de acciones administrativas, logísticas y financieras a nivel nacional y regional en donde el proyecto opera por un plazo de 18 meses. Es por esta razón, que se requiere un asistente de proyecto/asistente de Programa y Administración, que brinde apoyo para la adecuada planificación y ejecución operativa y financiera, el relacionamiento con diferentes actores internos y externos, la elaboración de informes y el análisis y procesamiento de datos.

Descripción de las tareas

El/la asistente de proyecto realizará sus funciones bajo la supervisión directa del/la coordinador/a nacional del Proyecto

1. Guiar a los socios de implementación del proyecto sobre los procedimientos de la OIT, la documentación a compilar y cómo presentar informes de ejecución sobre las actividades del programa y/o proyecto para apoyar el uso de los fondos asignados

2. Ayudar a monitorear la ejecución de las actividades realizadas por los socios de implementación del proyecto y dar seguimiento a sus solicitudes, planes y prioridades de desarrollo u otra información relevante para identificar áreas potenciales de cooperación.

3. De acuerdo con los procedimientos y normativa de la OIT, preparar, procesar y monitorear las siguientes transacciones en el sistema administrativo de la oficina (Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo. Con base en la información registrada en el sistema, informar al supervisor sobre insuficiencias y discrepancias en la ejecución y estado de las asignaciones. Monitorear las fechas de vencimiento/entrega de productos de todos los contratos y convenios relacionados con las acciones realizadas en el marco de los proyectos, con el fin de garantizar su vigencia y solicitar oportunamente las renovaciones que sean necesarias.

4. Brindar apoyo administrativo y logístico para organizar eventos como conferencias, seminarios, talleres u otro tipo de reuniones, coordinar viajes, obtener visas, reservar alojamiento, entre otros temas asociados. Tomar notas y/o actas en las reuniones.

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5.Desarrollar, mantener y actualizar bases de datos y sistemas de información internos, realizar búsquedas básicas, consolidar información y elaborar resúmenes estadísticos, cuadros u otros sobre el estado del programa y/o proyecto.

6. Redactar correspondencia sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina y realizar el seguimiento según sea necesario.

7. Colaborar con la elaboración y actualización de informes periódicos. A petición de su supervisor/a, preparar encuestas, presentaciones u otros.

8. Realizar otras tareas y/o funciones relacionadas a su rol, asignadas por su supervisor/a directo/a y/o Director de País.

Educación

• Educación secundaria completa.

Experiencia

Mínimo:

• Cinco años de trabajo administrativo y/o financiero de responsabilidad progresiva.

Ventaja / Valorable / Deseable :

• Experiencia de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.
• Experiencia laboral en una agencia del Sistema de Naciones Unidas, una organización no gubernamental, o de la cooperación internacional.
• Experiencia laboral en áreas de contabilidad y/o finanzas y administración.
• Formación técnica en administración, contabilidad, finanzas y/o relacionadas.

Idiomas e informática

• Excelente conocimiento del español.
• Nivel intermedio de inglés (oral, escritura y lectura)
• Uso de software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y navegadores de internet, de preferencia en el entorno Microsoft 365
• Uso de aplicaciones desarrolladas en software ERP (Enterprise resource planning) como Oracle o SAP.
• Uso de herramientas colaborativas y para organización de reuniones virtuales.

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  

Técnicas y generales

• Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
• Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo. 
• Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, trabajar bajo presión, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.  
• Debe demostrar un comportamiento responsable y tener habilidad para tratar a las personas con tacto y diplomacia, tratar temas confidenciales con discreción y debe mostrar altos niveles de conducta ética. 

sección optativa

• Buenas habilidades analíticas, para razonar y emitir juicios ponderados.
• Habilidad para mantener los registros financieros y para preparar informes contables y declaraciones administrativas.
• Habilidad para para filtrar las solicitudes por urgencia y prioridad, evaluar correspondencia y consultas para darles el mejor curso de acción y responder de una manera apropiada.
• Habilidad para aclarar información, obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas. 
• Habilidad para comunicarse efectivamente en forma oral y escrita. 
• Precisión y habilidad para poner atención en los detalles, buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.