Stagiaire attaché à l’Unité Administration pour appui au classement et à l’archivage des documents des deux Bureaux de l’UNICEF, en vue du déménagement.

Les stagiaires vont être sous la supervision directe de la chargée de l’Administration, du communication Associate, et travailleront en étroite collaboration avec les autres collègues, en fonction des tâches assignées.

1. Contexte

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour leur sauver la vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Pour chaque enfant, les premiers moments comptent.

La mission fondamentale de l’UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que l’organisation fait dans les programmes, dans la défense des droits et dans les opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l’enfant en action. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et d’atteindre leur plein potentiel, sans discrimination, parti pris ou favoritisme. Dans la mesure où tout enfant a une chance inégale dans la vie dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles, ses droits sont violés. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection d’une société qui s’attaque à l’inégalité non seulement donnera à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais qu’il conduira également à une croissance soutenue et stabilité des pays. C’est pourquoi l’accent mis sur l’équité est si vital. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits de l’homme de tous les enfants, qui est le mandat universel de l’UNICEF, tel que défini par la Convention relative aux droits de l’enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.

Et nous n’abandonnons jamais.

L’UNICEF s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion au sein de sa main-d’œuvre et encourage tous les candidats, indépendamment du sexe, de la nationalité, des origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à présenter leur candidature. Nos politiques en milieu de travail favorisent des modalités de travail souples afin d’aider tout le personnel à maintenir un équilibre sain de la vie, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bureau.

Nous sommes la première agence des Nations Unies à recevoir la certification EDGE - la norme mondiale de premier plan pour l’égalité des sexes sur le lieu de travail.

L’UNICEF est fière de favoriser un environnement de travail multiculturel et harmonieux, garanti par une politique de tolérance zéro en matière d’exploitation et d’abus sexuels, et de tout type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

2. Fondement et contexte de la mission

Dans le cadre du déménagement dans ses nouveaux locaux à DIAMNIADIO, le BUREAU de l’UNICEF envisage de recourir à des stagiaires pour le traitement et la numérisation de ses archives. Avec le volume important de documents à traiter et transférer, il y a le besoin de renforcer les deux bureaux (Régional et Pays) avec l’assistance de stagiaires.

Le volume de travail des sections et unités est assez important surtout avec l’augmentation du nombre du personnel des deux bureaux depuis quelques années. La présence des stagiaires pour une période de trois mois pourrait être bénéfique pour toutes les unités et sections dans le traitement des documents et des archives selon la politique interne à l’organisation.

Cette addition aux différentes équipes va permettre aux différentes unités et sections de mieux se focaliser sur les tâches quotidiennes et de mieux rationaliser le classement de leurs documents physiques et numériques.

L’intérêt éducatif du sujet nous a fait opter pour le choix de quatre(e) stagiaires spécialistes en sciences de l’information documentaire, plutôt que de consultants afin d’introduire les notions de responsabilisations et d’appropriation dès le niveau formation des futurs cadres.

3. Etendue des tâches et objectifs

Le bureau de l’UNICEF est à la recherche de quatre (e) stagiaires pour apporter un appui aux tâches archivistiques et assurer un soutien fiable avec un niveau de qualité élevé.

En rejoignant l'équipe de l'UNICEF, les stagiaires auront l'opportunité d'appliquer leurs connaissances académiques et d'acquérir de nouvelles expériences pratiques dans un environnement de travail dynamique.

L'adaptabilité et la capacité d'apprendre rapidement dans divers environnements techniques et créatifs tout en produisant un travail de qualité dans des délais courts sont des attributs clés attendus pour les candidats retenus.

Sous la supervision de la chargée de l’Administration et du communication Associate et avec l’appui des autres staffs de l’équipe, les stagiaires auront les tâches suivantes :

- Etape 1 : Faire le tri, la conservation, organisation et préparer la destruction des archives dont la conservation n’est plus nécessaire

- Etape 2 : Procéder au rangement et classement par unité, et par années des documents et chronos dans le dépôt des archives au sous-

                sol ;

- Étape 3: Faciliter et organiser le Déménagement des (dossiers, archives), vers les nouveaux locaux;

- Etape 4: Analyser, indexer, saisir et enregistrer les documents dans les bordereaux ;

- Etape 5: Mettre en boites, étiqueter et classer les documents dans les rayons et box ;

- Etape 6: Détruire les documents proposés à élimination selon les procédures de l’UNICEF en matière de rétention et d’élimination des

                 archives;

- Etape 7: S’acquitter d’autres responsabilités assignées.

4. Durée

Ce sera un stage à temps plein, la durée sera de 3 mois maximum.

5. Supervision et coaching

Les stagiaires vont être sous la supervision directe de la chargée de l’Administration, du communication Associate, et travailleront en étroite collaboration avec les autres collègues, en fonction des tâches assignées.

Les stagiaires vont bénéficier d’un coaching rapproché de leurs superviseurs, sur le plan technique, méthodologique et éthique de travail, ainsi qu’en termes d’initiation au mandat et au travail de l’UNICEF et l’adhésion à ses valeurs et principes durant son stage.

Les stagiaire et les superviseurs vont établir un Plan de Travail avec des livrables précis qui vont contribuer directement à l’atteinte des objectifs des deux bureaux pays et régional de l’UNICEF.

A la fin du stage, les stagiaires devront avoir la satisfaction d’avoir apporté une contribution appréciable au travail de l’UNICEF. L’évaluation du plan de travail sera également faite à la fin de la période de stage

6. Conditions de stage

• Assurance maladie/médicale : Les stagiaires doivent être titulaires d'une assurance maladie/accident en cours de validité. L'UNICEF n'accepte aucune responsabilité pour les frais résultant d'accidents et/ou de maladies survenus pendant le stage, que ce soit dans ses locaux ou en dehors.
• Emploi : Il n'y a aucune attente d'emploi à la fin du stage; et
• Visa : L'UNICEF n'est pas responsable de l'obtention des visas nécessaires.

L’UNICEF va fournir tout le soutien administratif et logistique nécessaire conformément aux directives concernant l’appui aux quatre stagiaires.

7. Conditions requises pour le/la stagiaire: Compétences, aptitudes et expérience clés

1. Etudiants actuellement admissibles aux cycles supérieurs dans une discipline en gestion de l’Information documentaire et archivistique ou équivalent. Le candidat pourra aussi être un nouveau diplômé des 2 années précédentes ;
2. Compétences efficaces en communication à l’écrit et à l’oral ;
3. Connaissances en informatique (bureautique) notamment maitrise de l’outil Excel.
4. Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à interagir avec des équipes multidisciplinaires ;
5. Bonne compétence organisationnelle et gestion du temps.
6. Être orienté sur les détails, organisé et posséder de bonnes compétences analytiques ;
7. Avoir la maitrise du français et une bonne connaissance de l’anglais ;
8. Une expérience de travail avec des organisations de jeunesse dans des programmes pour les jeunes ou l’engagement des jeunes est un atout supplémentaire.Pour chaque enfant, vous démontrez…

8. les valeurs fondamentales 

Les valeurs fondamentales de l'UNICEF que sont l'engagement, la diversité et l'intégrité et les compétences de base en communication, travail avec les autres et recherche de résultats.

L'UNICEF est attaché à la diversité et à l'inclusion au sein de ses effectifs et encourage tous les candidats, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation.

L'UNICEF a une politique de tolérance zéro sur les comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, y compris l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'UNICEF adhère également à des principes stricts de protection des enfants. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents et devront adhérer à ces normes et principes.