Asistente Administrativo/a

Details

Mission and objectives

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) forma parte de las agencias del Sistema de las Naciones Unidas y tiene presencia en Bolivia desde la firma del Acuerdo Básico con el gobierno, el 31 de octubre de 1974. El objetivo del PNUD Bolivia es cerrar las brechas de desarrollo y contribuir a que nadie se quede atrás en el país, a través del Marco de Complementariedad de Naciones Unidas para Vivir Bien en Bolivia que está alineado con los 13 Pilares de la Agenda Patriótica y los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible 2030 que se centran en apoyar la implementación del Plan de Desarrollo Económico y Social del Desarrollo Integral para Vivir Bien. Gracias al apoyo, el conocimiento de la realidad local y el respeto por las visiones de desarrollo, el PNUD construye su red de conocimiento global y da visibilidad a estas miradas de desarrollo alternativas, acompañando al país en sus esfuerzos por un desarrollo sostenible, inclusivo, equitativo y de lucha contra la pobreza.

Context

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) apoya el fortalecimiento de las capacidades nacionales y subnacionales de Bolivia y promueve el alcance de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), los derechos humanos y la igualdad de género, a través de asistencia técnica a fin de alcanzar un desarrollo humano sostenible a través del cierre de brechas para que nadie se quede atrás. El PNUD forja alianzas con todos los niveles de la sociedad para ayudar a construir naciones que puedan resistir a la crisis; promueve y sostiene un tipo de crecimiento que mejora la calidad de vida de todos y todas. Presentes sobre el terreno en unos 170 países y territorios, ofrece una perspectiva global y un conocimiento local al servicio de las personas y las naciones. El PNUD fue designado como receptor principal de los Fondos de los Programas de Tuberculosis, Malaria y VIH, los cuales son administradores a través de la Unidad Ejecutora de Proyectos – Fondo Mundial. A través de la Unidad de Proyectos, el PNUD busca promover el cumplimiento de los proyectos anteriormente mencionados y establecer como base sobre la cual se construya las estrategias de lucha contra la pobreza, la reducción de la vulnerabilidad de la población y el desarrollo de las actividades centrales de la economía nacional boliviana. PNUD es Receptor Principal de estos recursos desde 2006, donde en los inicios ha sido electo por el Mecanismo de Coordinación País y el Fondo Mundial como Transitorio para las enfermedades de Malaria, Tuberculosis y VIH/SIDA. A partir de la gestión 2007, luego de haber estabilizado las tres subvenciones, el Fondo Mundial decide transferir la responsabilidad de recipiente principal de VIH a la fundación HIVOS/IBIS. La última propuesta de país enviada por el MCP Bolivia, fusiona dos componentes en uno TB / VIH y luego de un proceso de selección, se designa al PNUD Bolivia como receptor principal de esta propuesta para el periodo 2023-2025. La persona seleccionada fungirá como asistente administrativo/a para el Programa de Malaria.

Task description

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión directa del Administrador/a Nacional del Proyecto o a quien delegue, el/La Voluntario/a de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas: - Realizar procesos de adquisiciones, desde la emisión de la solicitud, cotizaciones, cuadros comparativos, revisión de contratos, órdenes de servicio o de compra, etc. garantizando la transparencia de estos, cumpliendo las normas y procedimientos de adquisiciones. - Realizar la logística de talleres, seminarios, conversatorios y otros eventos previa-mente definidos en el proyecto. - Coordinación con las contrapartes locales verificando el cumplimiento de las condiciones previas para su realización. - Apoyar la implementación y desarrollo del evento. - Preparar el material logístico para efectuar los eventos del proyecto (material de escritorio, papelógrafos, listas de participantes, equipos, documentos, etc.). - Apoyar en la gestión del plan de viajes del equipo, asistentes a talleres y consultores, incluida la coordinación de reserva y compra de pasajes aéreos, así como autorizaciones de viaje y pago de viáticos de acuerdo con lo establecido en la normativa del PNUD. - Gestión financiera. - Elaborar solicitudes de pago adjuntando la documentación de respaldo para ca-da caso, revisiones presupuestarias, reportes en los sistemas del PNUD y las acciones que sean necesarias para garantizar el correcto registro presupuestario y de ejecución. - Elaborar los descargos financieros por anticipos de fondos (avance y rotatorio) con la documentación establecida en normativa vigente y presentar a la unidad de finanzas del PNUD. - Revisar los descargos financieros de fondos en avance para la ejecución de actividades en campo, mismos que deben contar con la respectiva documentación original de respaldo para su presentación a la unidad de finanzas del PNUD y el correspondiente registro en los sistemas contables del PNUD. - Elaboración de conciliaciones semanales de acuerdo a la ejecución registrada en los sistemas contables, informes mensuales de cumplimiento sobre el grado de ejecución de actividades planificadas, mantener un registro cronológico de anticipos, ejecución, saldos por cada Sub Receptor. - Apoyo administrativo al proyecto. - Contar con un archivo físico y digital del área administrativa referida a los procesos realizados en el proyecto (mensual). - Actualizar mensualmente o cuando sea requerido, en el registro de activos fijos e insumos de acuerdo con los formatos vigentes. - Apoyo en el envío y recepción de correspondencia. - Apoyar en las actividades planificadas del proyecto en cualquier ubicación que se realicen (talleres, supervisiones, reuniones, inventarios, recopilación de documentos, etc.). - Apoyar en todas las actividades relevantes del proyecto y/o asignadas por el Super-visor para alcanzar las metas y objetivos del proyecto. Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas: - Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado); - Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión; - Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades; - Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU; - Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU; - Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del pro-grama VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevan-tes cuando sea técnicamente posible.