Business Support SSA G4(Admin)

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Dans le cadre de sa mission habituelle d’éradiquer la faim au Burundi, le Programme Alimentaire Mondial reçoit des contributions volontaires provenant de ses bailleurs traditionnels mais aussi des donateurs privés et non-traditionnels. C’est dans ce contexte que le PAM Burundi a reçu une contribution de l’Union Européenne et du Royaume des Pas Bas pour financer le programme de lutte contre l’Insécurité Alimentaire et Nutritionnelle dans la province de Gitega. Afin d’assurer une bonne gestion de l’Administration du bureau de terrain de Gitega, un poste de Business Support SSA G (Administration) est à pourvoir.

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (COs), les Bureaux régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes peuvent soit assumer des fonctions de soutien administratif au bureau de front et faire rapport à l'Associé de soutien aux affaires, soit fournir un soutien administratif aux équipes avec la ligne de reporting au chef d'unité concerné, au chef ou au désigné. Dans les cas où ces postes soutiennent un secteur d'activité particulier, la ligne de déclaration peut être adressée au chef d'unité concerné, au chef ou au représentant désigné.

À ce niveau, les travaux sont effectués sous un minimum de supervision.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la supervision directe du Chef du Sous-Bureau de Gitega et la supervision technique de l’Administrateur National en charge de l’Administration, le Business Support SSA G4 ( Administration) sera responsable des tâches suivantes au niveau de l'Administration :

• Faire le suivi, l’identification, l’enregistrement et l’inventaire des équipements du Sous Bureau ;
• Suivre l’utilisation et les mouvements des véhicules y compris les camions, suivre l'approvisionnement en carburant et huile et soumettre un rapport mensuel de consommation.
• Superviser les chauffeurs de voitures du PAM y compris les voitures louées et ceux sous la responsabilité de la Logistique (s’assurer que tous les véhicules ont les documents et les formulaires nécessaires et que le logbook est correctement rempli et à jour) ;
• Réceptionner, classifier, enregistrer et gérer le matériel de bureau à l’exception des matériels ICT.
• Aider à la mise à jour régulière de la base de données GEMS ;
• Superviser et assurer la maintenance des infrastructures du bureau, comptabiliser les équipements du Bureau et veiller au remplacement des équipements usés ;
• Préparer les documents de voyage et vérifier les TEC.
• Assister les chauffeurs du sous bureau dans la préparation des Visa de sécurité, ordres de missions et TEC ;
• Faire inspections régulières des bureaux des espaces de magasins et rapporter toutes les anomalies constatées et s’assurer que les réparations/remplacement sont faits ;
• Superviser le nettoyage des infrastructures et attester la performance des services rendus ;
• Organiser l’envoi et la réception du courrier, l’enregistrer et trier le courrier selon les destinataires.
• Mettre en place le pouch du Sous Bureau 
• Gérer les petits matériels et les fournitures de bureau et soumettre le rapport mensuel de consommation.
• Mettre à jour la base des données/stock de consommables et en faire les commandes au Bureau Pays ;
• Collecter, compiler, traiter et archiver des données statistiques de diverses sources informatiques, administratives et rapports de diverses sources internes et externes ;
• Assurer le protocole au niveau du Sous Bureau et notamment prendre des rendez-vous et renseignements sur demande du Sous Bureau.

RESPONSABILITÉS POUR VOLET FINANCES

Partie 1 :

• Enregistrer les opérations comptables et financières du PAM en utilisant le logiciel WINGS et en vérifiant l’exactitude et la conformité des documents justificatifs ;
• Donner suite à des requêtes de toutes les Unités, liées notamment à la comptabilité, le budget ou à d’autres questions financières.
• Suivre et facturer mensuellement les appels téléphoniques privés et l’utilisation de véhicule du PAM à des fins privées par le personnel international ;
• Procéder à la régularisation des avances faites au staff, au Clearing de tous ces enregistrements et transactions dans WINGS.
• Préparer les rapprochements bancaires, l’analyse des comptes ;
• Aider à la préparation des salaires en exécutant des contrôles de validité sur les résultats mensuels de la paie des salaires ;
• Garder le contrôle sur les engagements, les dépenses par rapport aux montants budgétisés ; initier des actions liées à l’information financière générale, les dépenses liées aux voyages et les opérations de passation des marchés ;
• Vérifier l’exactitude et la conformité des réclamations de fournisseurs aux règlements du PAM en matière des finances : effectuer des vérifications de réclamations contre les documents existants au niveau des achats/services.
• S’assurer de l’enregistrement et le traitement des factures des fournisseurs dans le système d’information du programme.
• Faire le suivi des avances faites aux fournisseurs et d’autres créances.

RESPONSABILITES POUR LE VOLET FINANCES

Partie 2:

• Préparer bons de réception et pièces justificatives, déposer les lettres et les ordres de paiement à la Banque ;
• Gérer la petite caisse selon les règles du PAM et s’en assurer l’approvisionnement ;
• Assurer le mouvement journalier de la petite caisse du coffre-fort du bureau et faire le rapport des mouvements ;
• Mettre sous celés tous les chèques impayés et documents de support en attente d’être déposés à la Banque ;
• Etre au courant en tout temps, des soldes de deux comptes que le PAM possède et en rendre compte au Chargé des Finances.
• Déposer tous les remboursements, reliquat des diverses avances et délivrer aussitôt le reçu de caisse au staff avant le dépôt en Banque ;
• Soumettre les rapports de la TVA à l’OBR
• Mettre le cachet « PAYE » sur tous les documents de support des payements ;
• Rédiger les correspondances courantes et saisir les correspondances et les rapports ;
• Fournir des informations liées aux transactions financières, y compris le calcul des droits du personnel
• Aider à la préparation du budget, de la comptabilité, des rapports financiers, des rapports statistiques et d’autres rapports.
• Fournir une assistance dans tous les services demandés par le personnel

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance    

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat        

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

         Le titulaire du poste:

• Produit des dossiers organisés, précis et bien documentés conformes au format requis avec des données bien analysées.
• Pourrait être amené à fournir des orientations au personnel de grade inférieur, sur les pratiques de bureau.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

CONNAISSANCES INFORMATIQUES

Maîtrise de l’outil informatique (MS Word, MS Excel, Powerpoint) Internet, et tout autre logiciel.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Le salaire pour ce poste est dans la grille salariale des Nations Unies au niveau des SCs et SSAs et se situera entre 1.274.743 FBU et 1 465 750 FBU.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Prière de noter que le PAM n’a aucune tolérance pour la discrimination et le harcèlement et ne juge pas sur la base du statut VIH.  

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

La date limite est fixée au 19 mars 2018 à Minuit.