TÉRMINOS DE REFERENCIA

Consultoría Internacional

Diseño del Sistema de Monitoreo y Evaluación del Instituto Nacional de Atención Integral a la Primera Infancia (INAIPI)

1. ANTECEDENTES:

El Gobierno de la República Dominicana (GdRD) ha establecido la inversión en la primera infancia como una de sus principales prioridades. Como parte de estos esfuerzos, en 2014 fue creado el INAIPI mediante las disposiciones de los Decretos 102-13 y 461-14, complementados por el Decreto 498-14, que declara el año 2015 como "Año de la Atención Integral a la Primera Infancia", quedando establecido como un órgano descentralizado funcional y territorialmente, adscrito al Ministerio de Educación de la República Dominicana. (Ver Anexo No.1 Estructura organizacional vigente).

El INAIPI es el resultado de la efectiva implementación del Plan Nacional de Protección y Atención Integral a la Primera Infancia "Quisqueya Empieza Contigo”, que gestiona la Dirección General de Programas Especiales de la Presidencia (DIGEPEP), entidad adscrita al Ministerio de la Presidencia. En el marco de este Plan, la Presidencia de la República estableció un conjunto de metas de cobertura de atención a la primera infancia, tanto para la puesta en funcionamiento de unidades de servicios, como del fortalecimiento de las competencias parentales de las familias y de formación de recursos humanos. Al INAIPI le fue conferida la misión de gestionar las actividades correspondientes al logro de estas metas.

A tales fines, la estrategia general adoptada impulsa la puesta en marcha de un Modelo de Atención Integral que considera la multidimensionalidad del desarrollo infantil y que convoca a participar en su implementación a otros órganos públicos y privados, a las familias y a las comunidades, propiciando así la generación de corresponsabilidad social en la atención que se debe ofrecer a la primera infancia, con énfasis en sobrepasar la visión educacional de la atención.

El Modelo de Atención Integral incluye seis (6) componentes y dos (2) programas de servicios. Los componentes del Modelo son:

1. 1. Educación Inicial.
   2. Salud y nutrición.
   3. Protección contra el abuso y la violencia.
   4. Detección y atención temprana a las necesidades educativas especiales y condición de discapacidad.
   5. Registro de nacimiento e identidad.
   6. Participación de la familia y la comunidad.

Los programas de servicio son 1) la atención directa a niños y niñas a través de los Centros de Atención Integral a la Primera Infancia (CAIPI) y 2) el Programa de Base Familiar y Comunitaria (PBFC). Estos entregan servicios a niños, niñas y familias correspondiente con los cinco (5) primeros componentes del modelo.

El PBFC incluye a los Centros Comunitarios de Atención a la Infancia y la Familia (CAFI) y el fortalecimiento a experiencias existentes de prestadores locales de servicio de atención a la primera infancia. Los CAIPI y los CAFI operan como una red de servicios. Un equipo multidisciplinario basado en el CAIPI se encarga de dar seguimiento continuo a la calidad de los servicios que ofrece la red.

Los CAFI acompañan a las familias de los niños y niñas de la comunidad que pueden recibir atención en su propia casa. Los CAFI son gestionados en forma directa por el INAIPI o cogestionados por ONG nacionales o internacionales, organizaciones basadas en la fe y otras, las cuales reciben financiamiento, capacitación y asistencia técnica del INAIPI mediante un convenio de cooperación recíproca.

El fortalecimiento a experiencias existentes de otros prestadores locales de servicio de atención a la primera infancia incluye la asistencia de ONG nacionales o internacionales, organizaciones basadas en la fe y otras a través de las cuales el INAIPI provee recursos financieros y materiales, asistencia técnica y capacitación para que dichas experiencias locales garanticen un estándar de calidad mínimo en los servicios que ofrecen.

2. JUSTIFICACIÓN:

El INAIPI impulsa diferentes esfuerzos para su continuo fortalecimiento Institucional y de su modelo de atención, una de las acciones prioritaria para lograrlo es el diseño y puesta en ejecución de un Sistema de Monitoreo y Evaluación. Ante tan importante acción, se requiere el apoyo de un experto con experiencia en elaboración de sistemas de monitoreo y evaluación de políticas de atención integral dirigida a primera infancia por gobiernos con proyección nacional. Este experto especializado debe conducir el proceso de diseño de un sistema de monitoreo y evaluación con el equipo técnico del INAIPI

III.      OBJETIVOS Y ALCANCE:

3.1.           Objetivo general

Diseñar en coordinacion con el equipo técnico del INAIPI un sistema de monitoreo[1] y evaluación[2] mediante el cual se pueda gestionar el proceso continuo de recolección, procesamiento, análisis y difusión de información con base a indicadores que apoyen la valoración en el tiempo del logro de sus intervenciones del INAIPI (planes, programas y proyectos).

3.2.           Objetivos específicos

En términos más específicos el diseño requerido deberá:

3.2.1.       Determinar el propósito y el alcance del sistema de M&E que necesita el INAIPI: ¿cuán amplio debe ser el sistema?

3.2.2.       Identificar las necesidades de información y los indicadores de desempeño: ¿qué necesita el INAIPI saber para llevar a cabo el monitoreo y la evaluación de sus planes, programas y proyectos, a fin de gestionarlos adecuadamente?

3.2.3.       Planear la recolección y la organización de la información: ¿cómo se reunirá y organizará la información requerida? ¿cómo se gestionará el dato?

3.2.4.       Planear una comunicación y preparación de informes de calidad: ¿cómo y a quién comunicar qué, en relación con los procesos y los logros?

3.2.5.       Planear los procesos y ejercicios de reflexión crítica: ¿cómo hará el INAIPI para que la información reunida sea significativa y cómo la utilizará para introducir mejoras?

3.2.6.       Planear las condiciones y las capacidades necesarias, en base a la situación institucional actual y el escenario deseado: ¿qué hacer para asegurar que el sistema de M&E funcione en la práctica?

El servicio de consultoría considerará examinar a profundidad el contexto en el cual operará el Sistema de M&E, a fin de producir un diseño apropiado a las necesidades y los requerimientos de información que precisa el INAIPI para una gestión eficaz y eficiente de sus procesos, mantener debidamente informadas a distintas partes interesadas en relación con sus logros y dificultades, al mismo tiempo que, haga posible el retroalimentar el diseño de sus planes, programas y proyectos. Esto conlleva un exhaustivo proceso de revisión documental en relación con el quehacer del INAIPI y un amplio proceso de consulta a las partes interesadas en torno a sus necesidades de información.

INAIPI es una organización del sector público de nivel nacional que, a su vez, hace parte del Sistema Nacional de Protección y Atención Integral a la Primera Infancia, situaciones que determinan considerar el diseño de un sistema de M&E de amplio alcance y que se enmarca en el modelo de gestión por resultados (GPR), modelo que orienta la función de las instituciones públicas hacia la generación de valor público. Esto es, el conjunto de bienes y servicios (productos) que se entregan a la población y que satisfacen necesidades sociales, contribuyendo de este modo en forma directa al logro de políticas.

Bajo este modelo de gestión, el INAIPI ha formulado la siguiente estructura programática para responder a la ordenanza de la Dirección General de Presupuesto-DIGEPRES;

Se incluyen dentro del alcance la elaboración una guía para la implementación del Sistema de M&E resultante del proceso de diseño y un informe de las especificaciones de requisitos de recursos tales como personal, capacitación, documentación (políticas, protocolos, procedimientos), software y demás. También se incluye el ensayo de una experiencia piloto mediante la cual se logre verificar la viabilidad del diseño propuesto.

Este   piloto será realizado por el personal técnico del INAIPI, responsables por el acompañamiento de los servicios CAIPI y CAFI, quienes recibirán capacitación y asesoría a partir del diseño metodológico e instrumental de la consultoría.  De igual manera, el INAIPI desarrollará una aplicación informática de carácter transitorio,  basada en el diseño y las especificaciones  producto de esta asistencia técnica.  Esta aplicación informática  solo será utilizada para la realización del piloto.

4. PRODUCTOS Y ACTIVIDADES ESPERADAS

Producto 1: Plan de trabajo de la consultoría consensuado con el INAIPI destacando las fases de análisis, diseño, elaboración de guía, capacitación, implementación de piloto y determinación de especificaciones de requisitos de software.

Actividad:

• Elaborar el plan de trabajo para el período de la consultoría. Un plan de trabajo, incluyendo un cronograma de implementación, deberá ser presentado al inicio de la consultoría, detallando todas las actividades a realizar para el logro de los productos y objetivos propuestos indicando los tiempos y requerimientos para su ejecución. Este plan de trabajo deberá ser concertado con la Dirección de Planificación y Desarrollo del INAIPI.

Entrega: Semana 2 de la consultoría

Producto 2: Informe con los resultados del análisis de la situación actual del M&E en el INAIPI.

Actividades:

• Revisar la documentación institucional de referencia. Esto incluye conocer los fundamentos técnicos asociados con el Desarrollo Infantil Temprano (DIT); los instrumentos de política que dieron origen al INAIPI, su estructura interna, mapa de procesos, la documentación de sus programas, el funcionamiento de sus centros y redes de servicios, su inserción en el Sistema Nacional de Protección y Atención Integral a la Primera Infancia, en el Sistema de Monitoreo de la Gestión Pública (SMMGP) y en el Sistema de Metas Presidenciales; la propuesta de Sistema Estadístico de Primera Infancia; documentación asociada con los objetivos de la consultoría, tales como, plan estratégico, planes operativos, cuadro de mando integral (CMI), indicadores y reportes de la institución
• Analizar el estado de situación actual del M&E en el INAIPI. Esta acción incluye reconocer las fortalezas y debilidades, los avances y rezagos, las oportunidades y desafíos, los niveles de comprensión y resistencia, las experiencias acumuladas y las expectativas presentes a diferentes niveles.

Entrega: Semana 6 de la consultoría

Producto 3: Guía de Implementación del Sistema de M&E del INAIPI elaborada. Actividades:

• Determinar los objetivos y el alcance del Sistema de M&E. Junto a personal clave del INAIPI y de instituciones relacionadas, definir el sistema de funcionamiento, roles, indicadores y niveles de análisis del Sistema de M&E posible.
• Realizar el análisis de los actores interesados. Esto conlleva la identificación de los diferentes actores y tipo de información que cada actor requiere, acción que de igual manera será acometida con la participación de personal clave del INAIPI. En este punto se proporcionará el actual inventario de necesidades de información de Monitoreo y Evaluación, atendiendo a las diferentes ámbitos internos y externos a los cuales responden los programas del INAIPI. 
• Desarrollar propuesta para la conformación del Grupo de Trabajo para el M&E cuya función principal será hacer el monitoreo y evaluación del propio Sistema de M&E. Este grupo de trabajo facilitará el seguimiento al Sistema y el entendimiento de que el M&E deriva en una acción institucional compartida entre las diferentes áreas de dirección, estratégicas, misionales y de apoyo que conforman la estructura del INAIPI.

• Revisar indicadores y métodos de medición. Utilizando para ello el Plan Estratégico Institucional (PEI), Cuadro de mando integral (CMI), el conjunto de Metas Presidenciales, Planes Operativos Anuales (POA) y otras fuentes de indicadores desarrollados por las áreas de programa y de apoyo del INAIPI, a fin de asegurar que se tiene la relación de indicadores necesaria para monitorear y evaluar la eficiencia de procesos clave, las metas de cobertura, la calidad de la atención que se ofrece y los resultados e impactos esperados en el desarrollo de los niños y las niñas. Con ello, describir los métodos de recolección de datos y organización de la información, a fin de permitir la asignación de los recursos.
• Diseñar el sistema de recolección de datos incluyendo formularios de recolección de datos, formatos e instrucciones. Implica planear en detalle la recolección de los datos y la organización de la información: quién utilizará qué método para reunir/sintetizar qué información, con qué frecuencia y cuándo, dónde, con quién y producto previsto de información. Para ello habrá que elaborar diagramas de flujo de datos, desarrollar los formularios de recolección de datos y verificar la viabilidad técnica y de recursos de las necesidades, indicadores y métodos de información. Así como la plataforma de funcionamiento, abordando los aspectos físicos de trabajo con papel, reportes, fichas y demás y la parte informática de espacio virtual para el vaciado/llenado, validación, control, organización de variables e indicadores, visualización automática e inmediata de manera interna y externa de los datos y generación de reportes.
• Describir el tipo de información que se comunicará a cada actor interesado y en qué formato. A partir de la disposición de las informaciones generales presentadas en una plataforma virtual y abierta para todo público, se requiere hacer una lista precisa de la información que necesitan usuarios particulares, tanto internos como externos para la toma de decisiones, de manera que el Sistema pueda ofrecer las informaciones pertinentes cuándo la necesitan y en el formato adecuado. Considera la elaboración de diagramas de comunicación y reporte de informes, la elaboración de formatos para reportes y hojas de instrucciones.
• Hacer la descripción general de los principales procesos y ejercicios de reflexión crítica para la gestión del aprendizaje para la acción. Detallar con precisión qué métodos/enfoques deben utilizarse, con cuales actores interesados y con qué finalidad; identificar a encargados de los diferentes ejercicios de reflexión; hacer listas de preguntas sobre los aprendizajes, los éxitos, los problemas/desafíos y acerca de las acciones que hay que tomar; hacer una lista de los principales ejercicios y de los momentos de adopción de decisiones.
• Socializar una Guía de Implementación del Sistema de M&E del INAIPI conteniendo los productos resultantes de todas las acciones anteriormente descritas que oriente a todos los usuarios en relación con los procesos, procedimientos, uso de herramientas e instrumentos del sistema y que asigne responsabilidades a los operadores. Esta guía ha de servir al propósito de desarrollar capacidades entre usuarios y operadores respecto del M&E y de orientar a tomadores de decisiones en relación con los recursos humanos, físicos y financieros que requieren ser asignados.

Entrega: Semana 16 de la consultoría

Producto 4: Informe de capacitación a personal clave.

Actividad:

• Capacitar a actores clave del INAIPI para una efectiva gestión del Sistema de M&E y utilización de la Guía de Implementación.

Entrega: Semana 18 de la consultoría

Producto 5: Informe de resultados de experiencia piloto. Actividad:

• Apoyar la experiencia piloto de implementación del Sistema de M&E con miras a evaluar su viabilidad e introducir mejoras.

Entrega: Semana 22 de la consultoría

Producto 6: Informe de especificaciones de requisitos de software.

Actividad:

• Elaborar informe de las especificaciones de requisitos de software, detallando las características funcionales y no funcionales que deberá cumplir un futuro programa o sistema informático a desarrollar. Para esto se entregarán accesos a todos los sistemas de información que estén en funcionamiento, a los fines de realizar un diagnostico. En relación el ambiente de desarrollo y operativo, el área de Tecnología de la Información del INAIPI desarrolla en el lenguaje C#, sobre plataforma ASP.net, Bases de Datos SQL Server y maneja tecnologías de Microsoft para Windows.

Entrega: Semana 23 de la consultoría