Assistant Programme GS 5

Titre : Programme Assistant(e) FT – G5

Lieu d’affectation : Nouakchott, Mauritanie

 Durée de l’emploi : 12 mois (renouvelable)

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Contexte organisationnel et rôles : Sous la supervision générale de la directrice adjointe et sous la supervision directe de la chargée du programme et en appui aux unités Programme et appui institutionnel, l’Assistant(e) support programme sera responsable des tâches suivantes : (indicatives et non exhaustives)

Attributions et responsabilités :

En matière de suivi des partenariats :

• Faciliter processus du Comité de revue des Projets (PRC), en charge de la revue et validation des partenariats de mise en œuvre. Prendre les minutes des réunions de ce comité et élaborer des notes au dossier sur les partenaires si nécessaire, les partager avec toutes les parties concernées et assurer leur classement ;
• Assurer la liaison entre les différentes unités du Bureau, les Sous-Bureaux et le PRC pour toutes les questions relatives à la sélection des partenaires (ONG ou autres) à l’élaboration des protocoles de coopération, leurs révisions ou amendements, ainsi qu’au suivi administratif et financier lié à leur exécution ;
• Veiller à l’élaboration par les sous-unités concernées des accords et amendements, les introduire après signature dans le système financier du PAM en assurant un suivi proactif afin que tous les niveaux d’approbation soient obtenus à temps et documentés de manière adéquate ;
• Maintenir à jour les fichiers de suivi des accords signés en notifiant les sous-unités et les partenaires en temps opportun des actions à prendre (amendements, versement, clôture des accords, etc.) ;
• Assurer le suivi financier des partenariats, notamment la vérification des justificatifs et le paiement des partenaires dans le système, en appui aux sous-unités concernées ;
• Organiser et participer à l’évaluation des performances et capacités des partenaires à temps ainsi qu’à leur sélection ;
• Effectuer des missions de suivi de terrain en appui aux sous-unités.

Manière plus générale :

Fournir un soutien avec l’outil de gestion intégré du PAM aux unités Programme et Appui institutionnel, y compris pour créer les requêtes de paiements ;

• Effectuer une analyse des couts de mise en œuvre des activités, par activité et par an ;
• Tenir l’agenda des rencontres, des missions et congés des unités Programme et Appui institutionnel ;
• Appuyer, en lien avec l’unité Administration et Finance, l’organisation d’ateliers, de formations et autres évènements organisés par les unités Programme et Appui institutionnel (y compris préparation des budgets, requêtes de paiement, suivi des pièces justificatives, rédaction des TDR, des ordres du jour et des comptes rendus) ;
• Maintenir l'enregistrement, le classement centralisé (papier et électronique) des accords et du courrier rentrant et sortant des unités Programme et Appui institutionnel ;
• Soutenir l’élaboration des budgets des nouveaux projets et des révisions budgétaires ;
• Effectuer toutes autres taches selon les besoins du service et sur demande du/de la superviseur(e) ou de la Direction.

Qualifications :

Un diplôme universitaire ou équivalent d’études en sciences économiques, administration, gestion, finance ou fonctionnel connexe.

Expérience Souhaitée :

• Une expérience minimale de 4 ans au sein des ONG ou d’Organisations Internationales.
• Expérience de travail en équipe.
• Expérience d’appui à la mise en œuvre de programmes humanitaires ou de développement.
• Expérience en matière de secrétariat et d’appui à la gestion budgétaire et financière.
• Dans l’idéal, connaissance des systèmes et procédures de suivi financier des ONG ou d’Organisations Internationales.
• La maitrise de notions de base en genre sera considérée comme un atout.

Langues :

Parfaite connaissance du français (écrit /parlé). La connaissance de l’anglais serait un atout.

Compétences informatiques :

Excellente maîtrise des logiciels de traitement de texte et de tableurs.