Funcionario encargado de la contratación de servicios para las instalaciones

El puesto está adscrito a la Unidad de Gestión de Instalaciones (FACILITIES), del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). Dicho Departamento se encarga de la gestión general de las instalaciones, los bienes y el inventario; la protección y la seguridad; la impresión, publicación y distribución; las prerrogativas diplomáticas; los viajes y el transporte, la utilización de los espacios públicos y los servicios internos generales. FACILITIES se encarga de supervisar las tareas de construcción, adquisición, instalación y mantenimiento de todos los edificios y oficinas de la OIT, así como de la gestión y provisión eficientes de todos los bienes y servicios necesarios a nivel interno a este respecto.

El/la titular del puesto prestará asistencia al Jefe de FACILITIES en el análisis, la supervisión y la coordinación de los contratos de servicios de gestión de las instalaciones concertados con proveedores de servicios externos, asegurando el control de la calidad sobre la base de los indicadores clave del desempeño y los acuerdos de prestación de servicios, el control de los costos de los contratos y el desempeño técnico, al tiempo que buscará oportunidades para aplicar las mejores normas del sector en lo que respecta a la prestación de servicios para las instalaciones y el funcionamiento de las mismas. El/la titular del puesto también se encargará de la planificación y supervisión de las actividades de la zona de carga y de la gestión del almacén.

El/la titular del puesto contribuirá a lograr un entorno laboral de calidad, seguro, conforme a la normativa y productivo con una clara orientación de servicio al usuario, asegurando la ejecución de las actividades de mantenimiento de las instalaciones.

El/la titular del puesto dependerá del Jefe de FACILITIES.

1. Planificar, controlar y verificar, bajo la supervisión y orientación general del Jefe de FACILITIES, los servicios proporcionados por los contratistas externos, entre los que se incluyen los servicios de limpieza, el control de plagas, la gestión de los residuos, el mantenimiento de las zonas exteriores y los servicios de mantenimiento y reparación, incluida la provisión de suministros y equipos relativos a estas actividades.

2. Prestar apoyo al Jefe de FACILITIES en el desarrollo y la ejecución de iniciativas para mejorar los contratos de servicios de INTSERV y los servicios de gestión de las instalaciones en la sede y las oficinas exteriores.

3. Supervisar las actividades de la zona de carga y del almacén de material de oficina; ampliar las actividades del almacén para abarcar la gestión centralizada del mobiliario, de los equipos pequeños y de las piezas de repuesto para el mantenimiento del edificio. Proporcionar orientaciones al personal de apoyo interno y llevar un control de su labor.

4. Planificar y supervisar el suministro de artículos de oficina, fuentes de agua, plantas y elementos decorativos, señalización y equipos pequeños.

5. Evaluar los procedimientos operativos existentes y actualizarlos siempre que sea necesario para incluir estándares de sostenibilidad, salud y seguridad, así como mecanismos de información retroactiva para el servicio de asistencia y los usuarios, y mecanismos de transmisión de la información a la dirección y las empresas externas.

6. Supervisar el desempeño de los proveedores, hacer un seguimiento de dicho desempeño e informar al respecto durante toda la duración del contrato a fin de velar por que los proveedores y prestadores de servicios cumplan las condiciones contractuales en lo referente a la calidad, la cantidad, los plazos, el costo/precio y la facturación. Detectar discrepancias, informar acerca de ellas y adoptar medidas correctivas. Establecer, evaluar y gestionar los indicadores clave del desempeño relativos a la contratación y hacer un seguimiento de los mismos. Preparar cuadros interactivos de gestión que contengan los indicadores clave del desempeño para todos los contratos. Redactar los pliegos de condiciones y las especificaciones técnicas, incluidos los indicadores clave del desempeño y los acuerdos de prestación de servicios para las convocatorias de licitaciones.

7. Analizar los planes de trabajo y los niveles de servicio de los contratos, participar en la detección de oportunidades de reducir costos y aumentar la eficiencia. Aplicar las mejores prácticas del sector y establecer un sistema de mejora continua.

8. A nivel interno, organizar y coordinar talleres y reuniones. A nivel externo, organizar reuniones periódicas de coordinación y revisión con los proveedores de servicios.

9. Establecer un contacto directo con los usuarios para evaluar sus necesidades en materia de servicios y planificar y coordinar la prestación de los mismos. Esto incluye la planificación y coordinación de los servicios de reparación en apoyo de las reuniones de alto nivel que se celebran en la sede.

10. Participar en las reuniones relativas al proyecto de renovación del edificio de la sede y otros proyectos multidisciplinarios dentro de su ámbito de competencia.

11. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto establecida por la OIT, que comprende las siguientes funciones genéricas:

1. Llevar un control de los asuntos financieros, administrativos y de personal, y preparar el plan de operaciones de la unidad de trabajo pertinente.
2. Redactar contenidos y preparar presupuestos para las Propuestas de Programa y Presupuesto. Participar en la elaboración de documentos de proyectos presentados para conseguir financiación externa y preparar los informes presupuestarios finales sobre los proyectos aprobados. Redactar otros informes y documentos sobre asuntos programáticos y financieros. Preparar la correspondencia relativa a las cuestiones de financiación, personal o administración.
3. Controlar los ingresos y los gastos, y preparar análisis periódicos de la situación financiera. Verificar las cuentas mensuales, y adoptar las medidas correctivas pertinentes. Examinar las solicitudes de gastos teniendo en cuenta los recursos disponibles. Verificar las facturas y aprobar los pagos. Elaborar diversos documentos relativos a transacciones financieras.
4. Supervisar los acuerdos financieros y administrativos para las reuniones oficiales.
5. Mantener contactos con otros departamentos para concertar acuerdos financieros y administrativos.
6. Gestionar los movimientos de personal. Mantener contactos con el Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos en materia de contratación. Gestionar los acuerdos contractuales, en particular los de colaboración externa.
7. Controlar la compra, el inventario y el mantenimiento de mobiliario, equipos y suministros.
8. Organizar los viajes y realizar los cálculos para las misiones. Cuando proceda, realizar misiones para examinar las cuestiones financieras y administrativas de los proyectos o participar en la organización de seminarios.
9. Examinar y analizar la ejecución de proyectos y los informes de situación para asegurar que los productos se adecúen a los objetivos y valorar la necesidad de reasignar material o personal, o proponer otras medidas para mejorar la ejecución.
10. Coordinar y organizar talleres y reuniones.
11. Supervisar el trabajo del personal de apoyo administrativo.
12. Responder a preguntas sobre cuestiones administrativas o de programación, y asegurar el seguimiento necesario.

Título universitario superior en gestión de instalaciones, gestión de oficinas, administración de empresas, economía, ciencias sociales, ingeniería o una disciplina afín. En lugar de un título universitario superior, podrá aceptarse un título universitario de primer grado en uno de los citados ámbitos en combinación con cuatro años de experiencia adicionales a la experiencia que se indica a continuación. 

Al menos cinco años de experiencia en gestión de contratos para la administración de instalaciones, incluida la supervisión de los servicios de limpieza, reparación y mantenimiento en infraestructuras de gran escala, de los cuales un mínimo de tres años en un entorno internacional. Experiencia en supervisión de la prestación de servicios. Experiencia en labores de supervisión y seguimiento del desempeño de proveedores de servicios externos, y experiencia en licitaciones y concursos públicos. Se valorará la experiencia en el establecimiento de un sistema de gestión de almacenes y la experiencia en el establecimiento y gestión de contratos multiservicios.

Excelente dominio del francés y buenos conocimientos de inglés.

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Sólido conocimiento de la normativa financiera. Conocimiento de las políticas, los procedimientos administrativos y las prácticas de la Oficina. Capacidad para investigar e interpretar las distintas directrices y políticas que se han de aplicar para resolver cuestiones difíciles de carácter administrativo. Aptitudes para la solución de problemas y la gestión de cambios. Buenas aptitudes de redacción y de comunicación. Aptitud para trabajar con aplicaciones informáticas. Dotes de organización. Aptitud para elaborar el presupuesto de un programa o un proyecto y hacer su seguimiento. Buen conocimiento de las actividades, los objetivos y el ámbito técnico de la unidad de trabajo y dotes para llevar a cabo un seguimiento eficaz de los programas de trabajo y los recursos disponibles. Capacidad demostrada para analizar y optimizar los planes de trabajo. Buenos conocimientos de los programas ofimáticos estándar. Actitud orientada a responder eficazmente a las necesidades de los usuarios. Capacidad para promover el trabajo en equipo, la colaboración y la comunicación con las diferentes partes interesadas. Habilidad para determinar las actividades y tareas prioritarias, ajustar las prioridades en función de las necesidades, hacer un seguimiento de los planes y actividades e introducir ajustes de ser necesario.

Competencias personales

Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.