Senior Finance Officer

Responsabilités principales

Gestion Comptable et Contrôle 

• Assurer que toutes les revues financières et codifications comptable sont conformes aux politiques et procédures de la comptabilité de IRC des bailleurs des fonds.
• Faire le suivi de la chaine d’approbation des dossiers soumis à la finance et se rassurer que le délai est respecté.
• Organiser la tenue des journaux de banque et le registre de caisse en conformité avec les normes comptables IRC
• Procéder à la validation hebdomadaire des journaux de caisse, banque et liquidation dans Sun system avant d’être posté.
• Effectuer les entrées et les sorties des espèces à la caisse conformément aux politiques d'IRC et aux procédures établies.
• Conduire le comptage des caisses journalier et documenter par des PV, tout en assurant leurs bons classements.
• Procéder à une vérification préalable de l’exactitude des demandes de paiement avant de procéder aux paiements selon les règles de l’IRC.
• Superviser le classement et l’archivage des documents financiers tel qu’exigé par la politique de l’IRC. Les documents financiers doivent être classés logiquement et gardés dans un endroit sûr et ne seront accessible qu’aux personnes autorisées
• Assurer que la réconciliation des comptes du bilan (balance sheet reconciliation) est produite au minimum une fois le mois d’après le délai imparti.
• Assurer que le staff qui a pris des avances les justifie à temps et envoyer un rapport des avances au Field Finance Manager pour un meilleur suivi.
• Fournir des rapports à tous les coordonnateurs et au contrôleur financier, en indiquant clairement l'état des comptes débiteurs pour le personnel de leurs programmes sectoriels, y compris l'administration et la logistique, et cela deux fois par semaine.
• Sous la supervision du Field Finance Manager, faciliter les audits externes, mission de spot checks et contrôles du gouvernement dans la province du Tanganyika et faire rapport de toute action susceptible de porter atteinte à l’image de l’IRC. Préparer la documentation demandée par les auditeurs.

Conformité

• Veiller à ce que les politiques et règlements des donateurs et celles d’IRC soient respectés en ce qui concerne les décaissements de trésorerie et les rapports de dépenses.
• Maintenir une connaissance des exigences gouvernementale en matière de fiscalité et autres exigences légales.

Gestion de la trésorerie

• Appuyer la préparation à temps des réconciliations bancaires et réconciliation des cash et les envoyer à hiérarchie dans des délais records.
• Préparer mensuellement l'analyse des prévisions de trésorerie par rapport au décaissement de trésorerie et le soumettre à temps
• Assurer la disponibilité de fonds utiles aux opérations au bureau en tout temps et selon les limites établies.
• Assurer la disponibilité de liquidités à la banque en tout temps en procédant à la demande d’approvisionnement du compte selon le calendrier agrée avec le bureau de Kinshasa.

BVA online

• Veiller que les BVA online sont actualisés et contiennent des informations exactes
• S’assurer de cocher dans le BVA online comme payés, toute demande de paiement reçu aux finances ;
• Se rassurer que les dépenses dans le BVA online sont bien codifiées afin que le rapport présente une image correcte de la situation des dépenses ;
• Participer activement aux réunions du BVA meeting et fournir des recommandations pour éviter des sous-dépenses ou sur-dépenses sur les budgets

Gestion des partenaires

• Réviser les rapports financiers reçus des partenaires et les conformer avec les règles des bailleurs. Fournir des recommandations pour l’amélioration dans le rapportage des partenaires.

• Diplôme de Graduat en Comptabilité, Gestion Financière, Commerce ou Finance

Expérience:

• Minimum 3 années d’expérience à un niveau managérial dans le domaine des finances des ONG ou 5 ans la gestion financière d’une organisation internationale.
• Expérience soutenue dans l’utilisation des logiciels de comptabilité et l’utilisation de MS Excel.
• Doit s’exprimer clairement en Français. La connaissance du Swahili et de l’Anglais est un atout considérable.
• Doit être en mesure de travailler sous stress
• Doit être capable de respecter les délais de rapportage.
• Doit être engage au renforcement des capacités des staffs et être un bon communicateur.

Général

• Se conformer à la politique d’IRC Way
• S’engage à assurer une mise en œuvre optimale des Politiques de l’IRC dans son de travail.
• Etre disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par ses supérieurs hiérarchiques.
• Participer à l’inventaire général des biens de l’IRC