Funcionario/a de operaciones - NOA

El puesto está adscrito a la unidad de Administración, Finanzas y Recursos Humanos en la Oficina de país para México y Cuba de la Organización Internacional del Trabajo. La Oficina para México y Cuba tiene entre sus principales funciones:

• Desarrollar programas de cooperación técnica que promuevan el trabajo decente y la justicia social; la equidad de género; el cumplimiento de los principios y derechos fundamentales en el trabajo; la protección social; la seguridad y la salud en el trabajo la promoción del empleo, la inserción laboral, la formalización, y el mejoramiento de la productividad laboral.
• Promover la ratificación y dar seguimiento a la aplicación de las Normas Internacionales del Trabajo (Convenios y Recomendaciones).
• Brindar orientación y asistencia técnica a los constituyentes de la OIT (gobierno, organizaciones de empleadores, organizaciones de trabajadores) en México y Cuba, para la instrumentación de las Normas Internacionales del Trabajo en la práctica y el desarrollo de programas de cooperación que conduzcan a su cumplimiento, así como el cumplimiento de la Agenda para el Desarrollo Sostenible – Agenda 2030. Para ello, la Oficina colabora también con otras agencias del Sistema de Naciones Unidas, el poder legislativo y judicial, organismos descentralizados, gobiernos locales, organizaciones de la sociedad civil, instituciones académicas, fundaciones y los medios de comunicación.
• Con base en la generación de conocimiento especializado y la recopilación de las mejores prácticas internacionales, generar propuestas de cooperación y movilizar los recursos correspondientes.

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará servicios profesionales en la administración y ejecución de una serie de servicios operacionales para la Oficina en algunas de las siguientes áreas: finanzas, recursos humanos, adquisiciones, gestión de bienes e instalaciones, seguridad, y tecnologías de la información. Los servicios se prestarán de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente e incluirán la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. Este trabajo se regirá por las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión del o de la Director/a de OIT-México. Las actividades y tareas cotidianas exigirán una supervisión mínima. El/la titular recibirá instrucciones y orientaciones detalladas en caso de tener que ocuparse de actividades  especiales o de cuestiones poco habituales o complejas.

A nivel interno, el/la titular del puesto estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces, intercambiar información sobre cuestiones relacionadas con la prestación de servicios, analizar información y hacer un seguimiento de las autorizaciones y las cuestiones administrativas pendientes.

   
A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con bancos, proveedores de servicios, organismos y grupos de trabajo de las Naciones Unidas, organizaciones no gubernamentales y otras organizaciones internacionales para intercambiar información y obtener asistencia con objeto de asegurar la ejecución satisfactoria de los servicios operacionales.

1. Proporcionar servicios profesionales para la ejecución eficaz de los servicios operacionales de la Oficina. Administrar las operaciones cotidianas en algunas de las siguientes áreas: finanzas, recursos humanos, adquisiciones, gestión de bienes e instalaciones, seguridad, y tecnologías de la información, velando por el pleno cumplimiento de las normas aplicables.
2. Llevar un control del trabajo del personal en las áreas operacionales correspondientes y proporcionarle orientaciones. Supervisar al personal, según  proceda. Controlar y verificar la exactitud y adecuación de las transacciones administrativas procesadas por el personal de apoyo. Actuar como interventor/a de gastos y aprobar las acciones en el sistema de planificación de los recursos institucionales.
3. Proporcionar apoyo sustancial para efectuar un análisis y un seguimiento continuos de la situación de los recursos (financieros y humanos) de la Oficina. Proporcionar informes de gestión periódicos para sustentar la toma de decisiones.
4. Ayudar a gestionar las operaciones financieras y los servicios contables que conllevan responsabilidades con respecto a las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, la aprobación de pagos, las autorizaciones de pagos exteriores y las autorizaciones financieras de la Oficina, la conciliación de cuentas, la facturación, el cierre mensual de cuentas, las previsiones y el cierre de cuentas al final de cada ejercicio contable. Proporcionar apoyo para la preparación de las propuestas de Programa y Presupuesto.
5. Ayudar en la ejecución de las operaciones y servicios de recursos humanos.
6. Mantener contactos con bancos locales, compañías de seguros, organismos gubernamentales y otras organizaciones de las Naciones Unidas, entre otros, para resolver cuestiones administrativas diarias. Participar en reuniones interinstitucionales, grupos de trabajo e iniciativas conjuntas de las Naciones Unidas sobre actividades del sistema común en las áreas operacionales correspondientes. Preparar notas informativas sobre cuestiones y novedades importantes, y hacer un seguimiento cuando proceda.
7. Comprobar que las solicitudes de adquisición se ajustan a las normas aplicables y presentarlas para su aprobación. Preparar los pliegos de condiciones estándar. Proporcionar apoyo administrativo en los procesos de licitación. Preparar órdenes de compra para su aprobación en el marco de la autoridad que le haya sido delegada.
8. Mantenerse al día sobre la evolución de las normas aplicables, las prácticas óptimas y las tecnologías en los ámbitos ocupacionales correspondientes. Compartir conocimientos con el personal y proporcionarle orientaciones.

9. Hacer un seguimiento de la eficiencia y la eficacia de los métodos y los procesos de trabajo y formular recomendaciones para introducir mejoras. Trabajar en estrecha colaboración con el personal y los responsables concernidos para asegurarse de que los servicios están diseñados y se ejecutan de manera eficaz y fluida, y hacer recomendaciones para mejorar los procesos conexos.
10. Realizar estudios de investigación y analizar datos e información sobre diversos temas operacionales conexos. Preparar informes analíticos para apoyar el seguimiento de los programas y proyectos y hacer aportaciones a informes y otras comunicaciones.
11. Ayudar al punto focal en materia de seguridad en el país a velar por la seguridad, la protección y el bienestar de los funcionarios y por la seguridad de las instalaciones y los bienes, de conformidad con las políticas y procedimientos de seguridad de las Naciones Unidas. Actuar como auxiliar local para la seguridad, cuando proceda.
12. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Título universitario (licenciatura o grado equivalente) en Administración de Empresas/Administración Pública, Finanzas, Contabilidad o campos relacionados.

Se puede considerar una experiencia laboral equivalente en lugar de un título universitario de acuerdo con la tabla a continuación.
Mayor formación académica en áreas relevantes se considerará una ventaja.

Un mínimo de dos años de experiencia profesional en un área administrativa u operacional.

Mayor experiencia en áreas relevantes se considerará una ventaja.

Excelente dominio del español hablado y escrito. Conocimiento práctico a un buen nivel de otro idioma oficial de la Organización (inglés o francés). Para este puesto será especialmente útil un buen dominio del inglés.

Buen conocimiento de los principios y conceptos relacionados con las áreas de operaciones (por ejemplo, finanzas, recursos humanos, administración, adquisiciones, etc.).
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.
Conocimiento de los métodos y las técnicas necesarios para determinar y evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecución de los procesos.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

• Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.
• Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
• Aptitudes analíticas.
• Buenas dotes de redacción.
• Capacidad para mantener relaciones de trabajo eficaces con interlocutores clave.
• Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
• Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
• Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.