Administrateur Financier Base Tombouctou ACF

Durée : Six (6) mois renouvelables
Date de début : 1er Mars 2020

Description générale

Gérer le département Administratif et Financier de la Base et sous Base, et apporter un support au Chef de Base ainsi qu’aux Chefs de Projets dans la gestion administrative et financière de la Base et de la sous Base.

Activités principales

Objectif 1 : Superviser la caisse et les avances de la base et gérer les opérations bancaires de la Base.

Activités :

• Vérifier les autorisations d’achat ;
• Contrôler l’éligibilité des factures (conformité avec la demande d’achat, mentions obligatoires...) ;
• Vérifier la codification des factures enregistrée dans le livre de caisse en conformité avec le CCP dans le FMT ;
• Établir les chèques après vérification de l’engagement des dépenses (double signature avec le Chef de Base) ;
• Reporter les transactions bancaires dans le livre de banque ;
• Tenir la comptabilité de la base au jour le jour, en conformité avec les règles de comptabilité internationales et les procédures ACF-E en vigueur (FMT, Journaux)
• Assurer la gestion des journaux Caisses et Banques dans le Logiciel Comptable.
• Tenue du journal de VOD de la banque et consolidation avec le journal VOD de Caisse;
• Faire un suivi des avances ouvertes.

Objectif 2 : Assurer la pré-clôture hebdomadaire et la clôture mensuelle de la comptabilité de la base.

Activités :

• Procéder à la pré-clôture hebdomadaire des journaux de la base et sous base et envoi au chef comptable le jeudi de chaque semaine avec décompte de caisse ;
• Procéder à la clôture mensuelle de la caisse avec l’assistant administratif et financier ;
• Effectuer les rapprochements bancaires en fin de mois ;
• Assurer la clôture de la comptabilité mensuelle sur la base, conformément aux procédures ACF en place sur la mission et s’assurer de son envoi sous format électronique pour le 30 ou 31 du mois M au plus tard sur Bamako ;
• Envoi la comptabilité papier (journaux signés, rapprochements de caisse et de banque signés, et ensemble des pièces justificatives) sur Bamako au plus tard pour le 20 du mois M+1.

Objectif 3 : Trésorerie

Activités :

• Assurer l’approvisionnement du coffre, de la caisse sur la base et sous base, en conformité avec les règles de sécurité relatives à la gestion des fonds ;
• Etablissement et envoi des demandes de fonds base à la Coordination Financière ;
• Autoriser les dépenses en fonction du prévisionnel de trésorerie mensuelle validée par la coordination ;
• Communiquer et suivre les transferts réalisés par la capital pour la base ;
• Mise à jour des procédures de gestion de cash.

Objectif 4 : Suivi budgétaire

Activités :

• Consolidation des prévisions de BFU et envoi à la coordination ;
• Vérifier que les dépenses prévisionnelles des chefs de projets cadrent avec le budget de leur projet ;
• Vérifier que les coûts intégrés dans le plan d’affectation et les suivis budgétaires sont conformes à la réalité ;
• Participer à la construction des budgets ;
• Informer la coordination nationale de tous besoins de ré-imputation à travers le fichier des affectations mensuelles ;
• Demander l’autorisation de la coordination pour tout dépassement budgétaire non prévu dans le prévisionnel, ou pour toute autre dérogation aux procédures ACF-E demandée par un responsable programme ;
• Proposer des améliorations possibles des procédures.

Objectif 5 : Supervision de l’archivage

Activités :

• Contrôle de la classification des factures originales par journaux par l’assistant Administrateur Sous Base pour envoi à la coordination dans les délais ;
• Suivi des justificatifs manquants de la comptabilité des mois précédents (Rapport narratif de fin d’activité, etc..) ;
• Superviser l’archivage des copies des contrats (bail, location, partenariat, ...) avant l’envoi mensuel des originaux en capitale ;
• Superviser l’archivage des différents documents originaux de validation d’achat (Bon de commande fournisseur, demande d’achat...).

Objectif 6 : Assurer le suivi financier de la collaboration avec les partenaires de la base

Activités :

• suivre avec les partenaires locaux les modalités financières, budgétaires et RH dans le cadre des projets mis en place conjointement
• Suivre et contrôler avec les partenaires les aspects financiers, budgétaires et RH des conventions et accords de partenariat
• Participation au renforcement des capacités des partenaires en fonction des besoins identifiés
• Capitaliser au niveau de la base sur toutes les pratiques innovantes en matière financière, budgétaire et RH dans le cadre des partenariats.

Objectif 7 : Encadrer et former les équipes Finance de la base

Activités :

• Management quotidien de son équipe (animation, suivi, motivation …)
• Evaluer la performance, les besoins de formation et le développement des compétences des membres de son équipe
• Participer au recrutement de ses équipes
• Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels
• Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe
• Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail.

Description du candidat

Formation:

Diplôme Universitaire en Comptabilité , Economie ou en Contrôle de Gestion

Connaissances techniques spécifiques:

Comptabilité ; Gestion administrative et Gestion des Ressources Humaines.

Expérience (années):

Minimum 2 ans d’expérience à un poste similaire dans les ONGs

Connaissances du secteur humanitaire:

Autonomie – Gestion d’équipe – Sens de la confidentialité – Prise d’initiative - Rigueur et Honnêteté

Connaissances de l’organisation:

Expérience ACF serait un atout

Langues:

Français et langues locales souhaitée

Systèmes d’information:

Logiciel comptable – Pack Office + Internet

La maîtrise du logiciel Agresso est un atout.

Mobilité (national/ international)

Entre la base de travail sous bases et la Capitale

Conditions de rémunération

Nous proposons une incorporation immédiate à un Organisme dynamique d’envergure international incluant les conditions contractuelles suivantes :

• Contrat de travail
• Salaire entre 25 056 € et 29 976 € bruts par an en fonction de l’expérience professionnelle et des responsabilités. Cette somme est divisée en 12 mensualités.

Ce salaire comprend un salaire de base + prime de contexte + frais de subsistance et per diem (en monnaie locale).

De plus:

• Logement pris en charge par l’organisation.
• Les frais de transport jusqu’à la mission.
• Breaks d’une semaine tous les 3 mois , avec frais de transport vers la zone de référence à hauteur de 450 000 FCFA et de 215 € pour la semaine de break.
• 25 jours ouvrables de vacances par an.
• Assurance Maladie , Évacuation , Rapatriement, accident, voyage et vie.

Allocations enfants hors mission ( participation aux frais de scolarité d'environ 100 euros / enfant pour les 3 premiers enfants 50 euro pour le 4ème enfant , 25 euro pour le 5 ème enfant).

https://employ.acf-e.org/index.php/positions/view/3397