Adjoint.e aux services de soutien - Logistique

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés a􀃕n d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Information Générale – Programme de la République Centrafricaine (RCA)

Le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS), le cluster de paix et sécurité (PSC) met en œuvre des programmes pour le service de la lutte anti- mines des Nations Unies (UNMAS) dans le monde entier. En République Centrafricaine, l'UNOPS met en œuvre le programme UNMAS RCA, un projet opérant sous la mission de maintien de la paix des Nations Unies, MINUSCA.

UNMAS RCA contribue au mandat de la MINUSCA en ordonnance du Conseil de la sécurité des Nations Unies en atténuant les menaces explosives, comme les munitions non explosées et les munitions mal gérées, ainsi que des insécurités des armes. Le programme fonctionne avec une variété de bénéficiaires et partenaires, y compris le ministère de la Défense, les ONG internationales, les forces internationales et les agences des Nations Unies, y compris la police et l'armée de MINUSCA.

Sous la direction générale du Chef de Programme et la supervision directe du Chef des Services du Soutien, l'Associé (e) à la logistique aura les taches et rôles suivants :

Réception et inspection :

- S'assurer que les biens qui sont achetées par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés, sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies ;

- S'assurer que l'équipement est enregistré correctement avant d'être remis à l'équipe du projet ou à l'unité de soutien concernée ;

- Collaborer avec les équipes de projet afin de s'assurer que les rapports de réception et d'inspection sont dûment achevés en temps opportun ;

- Collaborer avec les équipes de projet afin de s'assurer que les demandes de paiements sont dument préparées et respectent les conditions de paiement établies ;

- Collaborer avec les équipes du programme afin d'assurer le transfert, en toute sécurité, des biens à leur destination finale, s'il y a lieu ;

- Informer les fournisseurs de toute erreur ou dommage concernant les biens reçus et prendre les dispositions nécessaires afin qu'ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d'autres dispositions comme convenu ;

- Effectuer l'achat de fournitures de bureau et autres articles divers de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies ;

- Collaborer avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens et effectuer un suivi avec ceux-ci sur la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;

- Effectuer d'autres taches et assumer d'autres rôles pertinents ou similaires à la réception et l'inspection de biens ;

Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers :

- Préparer les commandes de fournitures de bureau, de biens de consommation et autres articles divers en tenant compte des besoins périodiques du programme et de ses équipes ;

- Élaborer des plans périodiques pour I ‘achat de biens de consommation du programme sur une base trimestrielle ;

- Maintenir des stocks suffisants dans l’entrepôt afin que les fournitures de bureau et autres articles divers soient toujours disponibles pour les utilisateurs ;

- S'assurer que les stocks sont gérés adéquatement, notamment en s’assurant que les dossiers sont mis à jour régulièrement et incluent les accusés de réception des biens et les bons de livraison des biens aux utilisateurs ;

- Maintenir un dossier des accusés de réception et des bons de livraison des fournitures, et s'assurer que le niveau de stock pour chaque unité de gestion est consigné et mis à jour adéquatement au moins une fois par semaine ;

- Aider, lorsque nécessaire, les équipes du programme à planifier leur budget pour les fournitures de bureau et autres articles divers dont elles ont besoin ;

- Effectuer périodiquement l’inventaire physique, conformément aux politiques et procédures établies, afin de s'assurer que les stocks physiques correspondent à l'inventaire consigné dans les dossiers ;

- Maintenir un bon système d'archivage pour les correspondances entrantes et sortantes liées aux achats, aux fournisseurs, aux finances et aux projets ;

- Procéder, lorsque nécessaire, à l’élimination ou la cession d'articles en stock conformément aux règles et règlements de l’UNOPS ;

Gestion de la flotte automobile

- Aider le Chef des Services du Soutien à élaborer et mettre en place des procédures normalisées pour la gestion et l’utilisation des véhicules à l'échelle des programmes, et assurer leur mise en œuvre dans tous les bureaux ;

- S'assurer du bon état des véhicules en gérant leur entretien interne et leur réparation auprès de fournisseurs de services dignes de confiance ;

- Planifier l'entretien préventif des véhicules et s'assurer qu'il est effectué en perturbant le moins possible la mise en œuvre des activités ;

- S'assurer que l’utilisation des registres des véhicules, la consommation en carburant et les vérifications de routine quotidiennes ou hebdomadaires sont adéquates, et maintenir des dossiers contenant les documents liés aux véhicules et à leur entretien ainsi que les documents d’assurance ;

- Rassembler des données concernant les véhicules afin d'optimiser leur utilisation, leur entretien et réparation ainsi que leur élimination efficace et économique, puis en rendre compte au Chef des Services du Soutien et lui présenter des recommandations, notamment sur la planification du renouvellement des véhicules ;

- S'assurer qu'un stock suffisant de pièces de rechange est disponible afin de procéder à l'entretien des véhicules, s'il y a lieu.

- S’occuper des plaques d’immatriculation des nouveaux véhicules arrivant en République Centrafricaine ;

Gestion de l'équipement et de l'entreposage

- Aider le Chef des Services de Soutien à élaborer et mettre en place des procédures normalisées pour la gestion des stocks, de l'entreposage, de la conservation de l'équipement, de la responsabilité de l'équipement et de l'entretien, des déplacements du matériel ainsi que la gestion d'un système de suivi des biens ;

- Planifier et effectuer des vérifications physiques annuelles ainsi que des vérifications ponctuelles des équipements, particulièrement de tous les actifs du programme, et assurer une bonne coordination avec le siège au sujet de la gestion des actifs.

La douane et Autres Taches

- Collaborer avec l’équipe des achats pur obtenir les documents liés à toutes entrées d’expéditions internationales ;

- Préparer tous les documents de la douane pour les équipements arrivant en RCA pour le Programme ;

- Collaborer avec les agences respectives des Nations Unies /différents ministères de la RCA pour obtenir les exonérations et autres documents nécessaires pour le dédouanement des équipements rentrant en RCA;

- S’occuper du transfert des arrivages du point de douane au bureau UNMAS ;

- Maintenir un registre de suivi pour tous les frets ;

- S’assurer que tout équipement endommagé est mentionné au superviseur immédiatement ;

- Faire un suivi pour toute activité, document de dédouanement et livraison retardée et informer son superviseur immédiatement ;

- Exécuter toute autre tâche demandée par le Superviseur pour l’intérêt général du Programme.

Résultat attendus

• Un diplôme d’étude secondaire (Bac ou équivalent) et 6 ans d’expérience pertinente

Ou

• Un diplôme universitaire de premier cycle (Licence ou équivalent) et 2 ans d’expérience pertinente

• L’expérience pertinente est définie comme de l’expérience dans le domaine de la logistique, des achats, de l’administration ou tout autre domaine similaire.

• Une certification professionnelle dans le domaine de la logistique de la sécurité est souhaitée.

• Avoir une parfaite maîtrise du français (lu, parlé et écrit) ;
• La connaissance de l’anglais serait un atout.  

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.