Recrutement d'un binôme de consultants nationaux pour l'archivage électronique au Ministère des Affaires Sociales et de la Microfinance du BENIN. (MASM)

Cotonou

Organization: UNICEF - United Nations Children’s Fund
Location: Cotonou
Grade: Consultancy - Consultant - Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Legal - Broad
- Economics
- Legal - International Law
- Children's rights (health and protection)
- Cash-Based Interventions
Closing Date: Closed

Recrutement d’un binôme de consultants/es chargé/es la mise en place d’une politique, d’une plateforme numérique et de l’archivage électronique et physique des données et documents du Ministère des Affaires Sociales et de la Microfinance du BENIN. (MASM)

UNICEF works in some of the world’s toughest places, to reach the world’s most disadvantaged children. To save their lives. To defend their rights. To help them fulfill their potential.

Across 190 countries and territories, we work for every child, everywhere, every day, to build a better world for everyone.

And we never give up.

For every child, a champion for his/her protection.

TERMES DE REFERENCE.

I- Contexte :

La communication, de façon générale, a connu ces dernières années dans notre société, de profonds changements liés :
• A l’explosion du volume d’informations produites et partagées ;
• A l’essor exponentiel des équipements informatiques et des applications logicielles ;
• Au boom de l’Internet qui a bouleversé les habitudes en matière d’écriture, de lecture et plus généralement de production intellectuelle ;
• A l’apparition des outils de dernière génération, comme les tablettes qui permettent de lire, d’écrire et de travailler en tout lieu et en tout temps.

Ces mutations opérées ont imposé au Bénin, l’obligation de mettre à niveau son environnement, afin de lui permettre d'exploiter, de façon optimale, les vastes possibilités qu’offrent les nouvelles technologies. Cette situation l’a amené à concentrer ses efforts sur le développement de la gouvernance électronique détaillé dans le Programme d’Actions du Gouvernement (PAG).
Cependant, comme beaucoup d’autres institutions, le Ministère des Affaires Sociales et de la Microfinance est dans ce processus. Compte tenu des cibles (spécifiquement les enfants, et la famille) du ministère et des problèmes liés entre autres à la conservation des documents, la Direction des Systèmes d’Information (DSI) du Ministère des Affaires Sociales et de la Microfinance avec l’appui de l’UNICEF a décidé de constituer la base de données numérisée des archives du MASM en rapport avec la famille, la femme et l’enfant en particulier le domaine de la protection de l’enfant.
C’est dans ce contexte et dans le cadre de la mise en œuvre de cet objectif que l’UNICEF lance une consultation pour appuyer le MASM en vue de s’attacher les services d’un binôme de consultants chargé de lui réaliser l’archivage aussi bien électronique que physique de ses données et documents et de mettre en place une politique d’archivage moderne dynamique, efficace et pérenne assortie d’une plateforme numérique cette mission.

II- Objectif Général

L’objectif général de la consultation est de réaliser l’archivage aussi bien électronique/numérisé que physique des données et documents du domaine de la protection de l’enfant au sein du MASM avec une mise en place d’une politique d’archivage moderne numérique, dynamique, efficace, et pérenne.

III- Objectifs spécifiques :
Le MASM, à travers cette consultation, vise les objectifs spécifiques ci-après :
• Mettre en place les mesures, dispositions et outils appropriés en vue de conserver et de garder les documents et données de l’Institution en bon état, d’autre part de les retrouver ou les restituer à tout moment ;
• Mettre en place au sein du MASM une procédure et une méthode efficace de gestion des archivages et données du Ministère ;
• Développer pour le MASM une politique d’archivage moderne dynamique, efficace et pérenne.

IV- Tâches de l’équipe des consultants:
L’équipe (binôme) de consultants aura pour rôle de mettre en place pour le MASM les outils, les méthodes et procédures les plus appropriés ainsi qu’une politique d’archivage moderne dynamique, efficace et pérenne.

Spécifiquement, l’intervention du Consultant va consister à :
• Faire une revue documentaire en vue d’une identification des documents à archiver et numériser ;
• Organiser des entretiens avec des acteurs clés ;
• Mettre en place des outils appropriés pour un archivage efficace, moderne
• Archiver et numériser des documents
• Mettre en place une procédure de traitement et de conservation des archives du MASM.
• Mettre en place un plan de classement des archives / Analyser les données numérisées ;
• Proposer une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne
• Fournir une assistance technique pour la mise en place et l’opérationnalisation d’une bibliothèque numérique.
• Faciliter la formation des gestionnaires et administrateurs de la plateforme

V- Résultats attendus:
L’équipe de consultants sera chargée de conduire tout le processus, en collaboration avec l’équipe du service de la documentation et de l’administration du MASM, en vue d’atteindre les résultats attendus et énumérés ci-dessous :
• Les documents à archiver et numériser identifiés et catégorisés.
• Le système d’archivage et de numérisation en place mis à jour.
• Des outils appropriés pour un archivage efficace, moderne mise en place.
• Les documents liés à la protection de l’enfant, archivés et numérisés.
• Une procédure de traitement et de conservation des archives du MAMS est élaboré.
• Un plan de classement des archives es développé
• Une politique pour une numérisation et un archivage moderne, dynamique et pérenne élaborée pour le MASM.
• Une bibliothèque numérique pour la documentation sur les cibles de l’Action Sociale en particulier l’enfant est disponible au sein du MASM
• Le personnel chargé de la gestion et de l’administration de cette plateforme numérique est formé.

VI- Méthodologie
La démarche méthodologique à suivre sera proposée en détail par l’équipe de consultants(es) et devra prendre en compte les principales tâches ci-après :
• Faire une analyse sommaire des besoins des potentiels utilisateurs de la bibliothèque numérique à travers des entretiens avec les acteurs clés ;
• Répertorier et analyser tous les documents disponibles sur la protection de l’enfant à intégrer dans la plateforme ;
• Concevoir l’architecture de la plateforme ;
• Implémenter la base de données pour s’assurer de sa fonctionnalité ;
• Effectuer des tests de production ;
• Former les gestionnaires et administrateurs de la plateforme sur sa gestion et son actualisation continue

VII- Livrables

OBJECTIFS	ACTIVITES/TACHES		DATE DE PRODUCTION	TERMES DES PAIEMENTS
Etat des lieux du système d'information au niveau du MASM	Revue documentaire, Echanges avec les acteurs Collecte de données	Livrable 1 : Rapport de démarrage Livrable 2 : Rapport de validation de l'architecture de l'application (Rapport d'étape) Livrable 3 : Repertoire et analyse tous les documents disponibles sur la protection de l'enfant.	Juillet 2020	20% du montant retenu au plus tard le 30 Juillet 2020
Conception d'une application web	Analyse et conception de l'architecture de l'application	Livrable 4 : Un support contenant le code source de l'application et tous les éléments de déploiement et d'évolution du système Livrable 5: Document de conception du système (Etude fonctionnelle et organisationnelle, modélisation de la base de données, spécifications technologiques, etc.) Livrable 6 : Guide d'utilisation de l'application web Livrable 7 : Rapport de validation de la plateforme (Rapport final)	Août-Septembre 2020	40% du montant retenu au plus tard le 30 septembre 2020
Formation des acteurs clés	Renforcement de capacités des acteurs	Livrable 8 : Support de formation + formation des acteurs Livrable 9: Rapport définitif de la mission	Octobre 2020	40% du montant retenu au plus tard fin novembre 2020

VIII- Qualification et Expériences requises :
Sont autorisées à soumissionner toute équipe de consultants nationaux (binômes) disposant des qualifications requises pour effectuer la mission comme indiqué ci-après.

8.1 L’équipe de Consultants est constituée de deux (2) consultants nationaux devant disposer des profils ci-après :
Le consultant principal ou chef de mission doit être programmeur, un ingénieur informaticien en développement, ayant:

- Au moins le niveau BAC + 5
- Au moins 7 ans d’expériences dans la conception de logiciels/application ou de plateforme numérique;
- Deux ou trois références en conception et opérationnalisation de bibliothèque numérique
- Des expériences en formation des personnes adultes

Le consultant associé doit être un documentaliste / archiviste ayant :
- Au moins le niveau BAC+3 ;
- Au moins trois (3) ans d’expériences dans la mise en place et/ou la gestion des archives ou d’un centre de documentation numérique ;
- Une bonne maitrise de l’outil informatique et spécifiquement des logiciels de gestion des données.

IX- Connaissances et aptitudes linguistiques:

Excellente capacité de communication orale et écrite en Français. La connaissance de l’Anglais est un atout

X- Dossier de candidature:

Le dossier de candidature sera soumis par le consultant principal qui identifiera lui-même le consultant associé avec qui il sera en équipe/binôme et dont il soumettra le CV et les conditions de paiement dans son offre.

La Soumission des candidatures se fait en ligne (suivant le lien communiqué dans l’avis de recrutement) et doit contenir :

- Les CV des consultants ;
- Un format P11 des Nations Unies, à remplir par chaque consultant, disponible sur le site de l’Unicef ;
- Une offre technique (la compréhension des TDR, la démarche méthodologique, les outils et le chronogramme ;
- Une offre financière précisant les honoraires journaliers ainsi que le total par rapport au nombre de jours de travail, les indemnités ou perdiems en cas de mission, les frais de transport, etc.

XI- Critères de l'évaluation:

a) Ordre Critères d’évaluation de l’offre technique Note maximale
1 Compréhension des TDRs:...............................................................10pts
2 Méthodologie, chronogramme et plan de rédaction du manuel:.............30 pts
3 Expérience et Références techniques pertinentes:...............................40 pts
4 Profil des Consultant(e)s: ...............................................................20 pts
Total:.............................................................................................100 pts

Seul(e)s les candidat(e)s ayant obtenu une note minimale de 70 points à l’évaluation technique seront retenu(e)s pour l’étape suivante de l’évaluation financière.

La sélection de l’équipe de consultants ou des consultantes sera basée sur le principe du ’’meilleur rapport qualité-prix’’. Par conséquent, les candidats doivent indiquer leurs frais tout compris pour les services à fournir.

b) Evaluation financière :
Seules les offres financières des candidats ayant obtenu au moins 70 points seront ouvertes. Chaque offre financière recevra une note sur 100. A l’offre du moins-disant sera attribuée la note de 100 points. Les notes respectives des autres soumissionnaires seront calculées de la façon suivante : 100 * Montant de l’offre du moins-disant/Montant de l’offre du soumissionnaire évalué. Le résultat constituera la note d’évaluation financière à attribuer aux soumissionnaires respectifs ayant franchi l’évaluation technique.

XII- Considérations administatives:

L’équipe de consultants utilisera ses propres équipements et fournitures de bureau. Des missions sur le terrain seront définies de commun accord avec UNICEF. L’équipe de consultants soumettra un plan de mission ainsi qu’une proposition financière incluant la location d’un véhicule, les indemnités journalières de subsistance pendant les missions sur le terrain) qui seront discutés et approuvés par UNICEF conformément au contrat.

Des discussions périodiques avec l’UNICEF et le MASM auront lieu et les commentaires seront incorporés aux résultats. La soumission des produits se fera par voie électronique et selon le calendrier indiqué ci-dessus.

L'UNICEF :

• Supervisera l'organisation et l'animation de toutes les réunions entre le consultant et la Direction des Systèmes d’Information du MASM ;
• Organisera des réunions avec le consultant selon les besoins ;
• Assurera la qualité de tous les outils, documents, y compris les produits livrables et les produits préliminaires, avant la soumission du rapport final. Le contrôle de la qualité sera effectué au moyen d'un examen du mandat, de la méthodologie et des rapports.

L’équipe Protection de l’enfant bénéficiera de l’assistance technique de la section Suivi-évaluation, du bureau régional et le cas échéant de l’unité Information, Communication et Technologique de l’UNICEF.

XIII- Supervision

L’équipe de consultants sera sous la supervision administrative et technique directe du Spécialiste de Protection de l’enfant avec la Cheffe de Section Protection de UNICEF Bénin, comme second superviseur. Le/la consultant(e) aura des discussions périodiques avec la spécialiste protection de l’enfant toutes les deux semaines et soumettra à l’UNICEF une planification mensuelle et un rapport mensuel d’activités. L’équipe de consultants travaillera en étroite collaboration avec la Direction des Systèmes d’Information du MASM. En dehors des journées de discussion, l’équipe de consultants

Les séances de discussions seront étendues aux acteurs des secteurs concernés et à toutes personnes ressources dont la présence est jugée par Unicef. L’équipe de consultants est tenue de prendre en compte les observations retenues lors des séances et de produire les comptes rendus.

NB :
o Les honoraires des consultants seront payés directement par UNICEF. Toutefois, il versera les fonds relatifs à l’organisation des différentes activités à la Direction des Systèmes d’Information qui assurera le lead des activités par l’entremise de la Direction de la Famille, de l’Enfance et de l’Adolescence.

XIV- Considérations éthiques

Cette consultation est conforme aux directives de l'UNICEF sur la participation éthique. En outre, tous les participants à la consultation seront informés de la nature et du but de la consultation, ainsi que de leurs rôles et de leur implication. Seuls les participants ayant donné leur consentement écrit ou oral (à documenter) seront inclus dans la consultation. Tous les documents, y compris la collecte de données, les outils de saisie et d'analyse de données, ainsi que toutes les données développées ou collectées dans le cadre de cette consultation, restent la propriété intellectuelle de l'UNICEF et du gouvernement du Bénin qui participeront à l’activité.

Il est interdit au consultant de publier ou de diffuser le rapport d'évaluation, les outils de collecte de données, les données collectées et / ou tout autre document produit dans le cadre de la consultation sans l'autorisation préalable et la reconnaissance de l'UNICEF. La consultation nécessite un examen éthique indépendant.

For every Child, you demonstrate…

UNICEF's values of Care, Respect, Integrity, Trust, and Accountability (CRITA) and core competencies in Communication, Working with People and Drive for Results.

The functional competencies required for this post are...

View our competency framework at

http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages all candidates, irrespective of gender, nationality, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of the organization.

UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF also adheres to strict child safeguarding principles. All selected candidates will be expected to adhere to these standards and principles and will therefore undergo rigorous reference and background checks. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.

Remarks:

Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.

Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.

Individuals engaged under a consultancy or individual contract will not be considered “staff members” under the Staff Regulations and Rules of the United Nations and UNICEF’s policies and procedures, and will not be entitled to benefits provided therein (such as leave entitlements and medical insurance coverage). Their conditions of service will be governed by their contract and the General Conditions of Contracts for the Services of Consultants and Individual Contractors. Consultants and individual contractors are responsible for determining their tax liabilities and for the payment of any taxes and/or duties, in accordance with local or other applicable laws.

This vacancy is now closed.
However, we have found similar vacancies for you: