Secrétaire principal/e (administration) (50%)

Introduction

Ce poste relève de la Commission consultative paritaire de recours (la Commission) et du Bureau du Médiateur (MEDIATOR). Organe collégial institué en vertu de l'article 10.5 du Statut du personnel, la CCPR est chargée d'aider le Directeur général à prendre toute décision administrative définitive dans les cas de plaintes déposées conformément aux dispositions applicables du Statut du personnel. Le Bureau du Médiateur est un moyen indépendant, impartial, neutre et confidentiel de régler des problèmes liés au travail grâce au dialogue et à la médiation. II s'agit d'un mécanisme de règlement informel des conflits qui ne joue aucun rôle dans les procédures de recours formelles. Placé sous la supervision directe du Secrétaire exécutif de la Commission et sous celle du médiateur, le titulaire du poste devra, fournir un ensemble complet de services avancés d'appui administratif et de secrétariat, de qualité et de nature hautement confidentielle, et faire preuve de tact et de bon jugement. Le temps partiel (50%) est réparti sur les cinq jours de la semaine.

Compte tenu de la neutralité et de la confidentialité qu'il exige, ce poste à temps partiel n'est compatible avec aucune autre tâche au sein du Bureau.

Tâches spécifiques

A la Commission consultative paritaire de recours (40%):

• Rédiger et envoyer la correspondance du Secrétariat de la Commission à l’attention des parties, par courrier interne/postal et/ou par courriel, et accuser réception du courrier entrant, le cas échéant.
• Préparer et transmettre, lors de l’examen d’un cas, les dossiers complets de recours aux membres de la Commission et leur envoyer les invitations aux réunions (en présentiel ou en ligne).
• Transmettre le rapport de la Commission au Directeur général dans les délais impartis et porter la décision définitive du Directeur général à la connaissance de la Commission.
• Tenir et mettre à jour sur une base quotidienne le tableau de suivi des cas.
• Tenir et mettre à jour les sites Web et Intranet/SharePoint de la Commission.
• Préparer les transactions dans le progiciel de gestion intégré (Integrated Resource Information System - IRIS) telles que les contrats de collaboration extérieure, les bons de commande et les autorisations de voyage).
• Aider à la mise en forme et l’édition du rapport annuel d’activité de la Commission.

Au Bureau du Médiateur (10%) :

• Aider à la production, la traduction et la diffusion du Rapport annuel du Médiateur.
• Tenir à jour le site Web et SharePoint du Médiateur.
• Organiser les voyages officiels du Médiateur (vols, visas, autorisation de sécurité).
• Préparer les formulaires administratifs tels que les autorisations de voyage, les demandes de remboursement de frais de voyage, bons de commande, contrats de collaboration extérieure (en y incluant les termes de référence) et demandes d’achat dans IRIS, en coordination avec le/la FCO et les différents fournisseurs concernés, le cas échéant.
• Fournir un soutien administratif au Bureau du Médiateur lors des ateliers et webinaires de développement et suivi du réseau des facilitateurs, entre autres par l’organisation de réunions en ligne, la préparation de certificats ou la tenue à jour des listes de facilitateurs.

Qualifications requises

Formation

 Le titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école commerciale.

Expérience

Cinq à six ans d’expérience du travail de secrétariat.

Langues

Excellente connaissance de l’anglais et du français et aptitude à rédiger la correspondance administrative dans ces langues. La connaissance de l'espagnol constituerait un atout.

Compétences

Connaissance des logiciels de traitement de texte, des tableurs, de logiciel de présentation et de courrier électronique. Être familiarisé avec les règles internes de préparation de documents et maîtriser les systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Faculté d’organisation de son propre travail. Aptitude à effectuer des recherches sur Internet. Maîtrise des progiciels requis pour le poste. La connaissance des logiciels d’actualisation des pages web peut être nécessaire. Connaissance des procédures pour mettre au point et tenir à jour des systèmes de classement. Connaissance des procédures pour la préparation de formulaires administratifs. Connaissance d’un progiciel de gestion intégré. Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre. Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports. Connaissance des procédures régissant les missions et autres voyages officiels. Aptitude à répondre aux questions des visiteurs. Aptitude à trouver le matériel général et de référence pour des tiers, à examiner les requêtes afin d’en déterminer l’urgence et les priorités, à respecter le caractère confidentiel de certains sujets. Souplesse. Aptitude à travailler dans des délais serrés. Sens aigu des responsabilités et bonne capacité de jugement. Aptitude confirmée à préserver la confidentialité et à faire preuve de tact et de discrétion.  Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.