Assistant Procurement ERD

Sous la supervision du Manager des achats, l’Assistant charge des achats a pour responsabilités : dans l'ensemble, plus explicite dans ses interactions avec le comité des achats ainsi que tous les achats des activités des programmes de l’IRC Burundi dans le respect strict des procédures et politiques mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.

II. Responsabilités :

Identification des  drapeaux rouges de fraude :

• À travers les différents outils et mécanismes en place à IRC, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l’organisation aux risques des fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, à son superviseur ou à d’autres instances mises en place par l’organisation pour la gestion de ces cas;

Processus d’achats des biens et services:

• Revue et suivi du plan d’achat pour le projet ERD
• La gestion des commandes du projet jusqu’à la livraison;
• Le classement des documents pour tous les documents procurement;
• La gestion de la base de donnée des fournisseurs;
• Demande de processus de de devis (RFQ) et de propositions (RFP) ;
• Facilitation des activités du comité d'appel d'offres ;
• Participer au processus d'appel d'offres ;
• Soumission des rapports d'approvisionnement à base mensuelle;
• La gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ;
• La collecte, l’organisation et l’analyse de données des achats et études de marchés. 

Gestion des contrats :

• La préparation et la gestion des contrats grâce à une feuille de suivi des contrats;
• Gérer le processus de revue des contrats ;
• Implémentation des conditions générales d'approvisionnement ;
• Suivi des indicateurs de performance clés pour l’évaluation des fournisseurs;

 Gestion des fournisseurs :

• La gestion et la documentation des performances des fournisseurs ;
• Le développement des relations avec les fournisseurs à travers des séances de sensibilisations .

Négociations :

• L’implémentation de la stratégie de négociation exigée dans le processus de MPA/MSA ;
• En collaboration avec le comité d’approvisionnement, conduire des négociations et développer le procès-verbal après négociation.

La finance :

• La conformité comptable avant chaque paiement ; il (elle) s’assure que les dossiers des paiements sont conformes à la demande d’achats des biens et services ;
• En collaboration avec la finance et le départment des subventions, garder une bonne documentation relative aux financements et tous les approvisionnements.

Etude de marché :

• Sous les directives du comité d’approvisionnement, effectuer une analyse des coûts sur le marché ;
• En collaboration avec le comité d’approvisionnement, dévéloper une stratégie d'approvisionnement par catégorie des biens à acheter et ;
• S'assurer que les prix sont authentiques et raisonnables .

Conformité aux normes d’IRC et des bailleurs :

• L’implémentation des règles et règlements des bailleurs de fonds;
• Mise en œuvre de plans de corrections soumis par les auditeurs;
• Préparation des audits;
• Procédure de diligence raisonnable;
• Vérification ATC;
• Mise en place des méthodes de prévention de la fraude suivant les procédures de contrôle d’IRC.

Gestion des relations avec les fournisseurs :

• Il (elle) s’assure qu’à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations;
• Il (elle) s’assure d’être au courant et applique les règles et règlements des donateurs  concernés;
• Il (elle) élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

Résumé des responsabilités.

• Assure la conformité aux politiques d'approvisionnement de IRC et des Donateurs;
• Mise en œuvre de tous les PSO d'approvisionnement IRC;
• Précision des données d'approvisionnement;
• Partage dans le temps des rapports d'approvisionnement;
• Formation des membres du comité d'appel d'offres sur le processus d'approvisionnement;
• Examen des documents d'approvisionnement avant le paiement;
• Assurer la séparation des tâches dans le processus d’achat;
• Gestion et suivi des contrats IRC;
• Exécuter un contrat IRC;
• Maintenir les fichiers des fournisseurs à jour avec un historique des performances;
• Atteindre l'optimisation des ressources;
• Négociation transparente documentée;
• Respecter les règles de financement des bailleurs et les procédures d’IRC;
• Documentation complète sur les transactions d'approvisionnement;
• Revue des dossiers d’achat avant la soumission aux finances;
• Effectuer une analyse de marché;
• Surveiller le marché de l'approvisionnement;
• Conformité aux règlements des donateurs;
• Mise en œuvre du plan d'approvisionnement;
• Fournir des documents concurrents pour l'audit;
• Mettre en œuvre la diligence raisonnable;
• Documenter les besoins de formation;
• S’assurer que tous les employés de l'approvisionnement sont formés aux normes;
• S’assurer  que tous les homologues qui traitent des processus d'approvisionnement sont formés aux norms et procédures IRC;
• Conformité du statut juridique de l’Office Burundaise des Recettes: préparation des dossiers et mise à jour de tous les documents nécessaires, tel que exigé par l’OBR en vue de l’obtention du remboursement;
• Inventorier tous les documents de support requis pour compléter le dossier à déposer au niveau de l’OBR;
• Collaboration avec les finances, les subventions et les programmes
• Motivation des équipes d'approvisionnement;
• Communiquer les processus d'approvisionnement;
• Collaborer avec tous les départements;
• Partage des informations aux autres membres de l’équipe.