Associé(e) au Programme Stabilisation et Résilience FTA local G7

BACKGROUND

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 
 
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents. 

POSITION PURPOSE

Sous la supervision générale du/de la team leader Stabilisation et Résilience et la supervision directe du/de la chargé(e) de programme, l’associé(e) au programme Stabilisation et Résilience (GS-7) apporte un appui administratif, logistique, financier et opérationnel pour la gestion et la mise en œuvre du portefeuille programmatique du PNUD en lien avec le 3ème effet du programme pays du PNUD en RDC sur l’appui à la stabilisation et le renforcement de la résilience des populations, avec un accent particulier sur les aspects de finances et d’administration. Il/elle collabore étroitement avec l’équipe de l’unité basée à Goma dans le respect des directives et délais en lien avec les règles et procédures du PNUD et des partenaires techniques et financiers, et assure la liaison avec le bureau de pays à Kinshasa pour l’ensemble des processus programmatiques et opérationnels. Il/elle apporte un appui à l’équipe programmatique de l’unité basée à Kinshasa pour la mise en œuvre des activités conduites sur place.

Fonctions clés

1. Assurer un appui administratif et financier pour la mise en œuvre des activités (avec accent sur les activités à Kinshasa) et la liaison entre l’unité basée à Goma et les unités pertinentes du bureau pays pour le suivi des dossiers
2. Appuyer la gestion orientée sur les résultats des projets/ Programme du pilier Stabilisation et résilience
3. Appuyer la gestion des budgets des projets (NIM, DIM) au sein de l’Unité
4. Contribuer au partage de connaissances

KEY DUTIES AND ACCOUNTABILITIES

In this section list up to five primary functions/accountabilities of the position (Typically one sentence each) and examples of duties that must be performed to successfully accomplish key responsibilities.

Assurer un appui administratif et financier pour la mise en œuvre des activités (avec accent sur les activités à Kinshasa) et la liaison entre l’unité basée à Goma et les unités pertinentes du bureau pays pour le suivi des dossiers

Duties:

• Assurer un appui opérationnel aux points focaux/chefs de projets et équipes pour la conduite des activités à Kinshasa et dans les provinces (avec focus sur Kasai et Tanganyika). Ceci inclut un appui pour l’organisation logistique d’ateliers et de réunions, de missions, prise de rendez-vous, formation des collègues et partenaires sur les règles et procédures en vigueur, appui en transport (avec le chauffeur et le chef de charroi), etc.
• Assurer la liaison entre le reste de l’unité basée à Goma et les équipes opérationnelles (RH, finances, achats, sécurité, administration générale, logistique, voyages, legal, OBPI, UPAQ, etc) au niveau du bureau de Kinshasa pour le suivi proactif des processus opérationnels en cours.
• Appui à la compilation des rapports d’activités et clôture des dossiers opérationnels, Contrôle adéquat des documents de supports des paiements et assurer la saisie dans Atlas des paiements des partenaires et le suivi de la libération des fonds dans les limites de jours déterminées ;
• En appui à l’analyste au programme / Administration et finances, contribuer aux tâches suivantes :
  • Assurer le suivi et réception des rapports financiers des partenaires trimestriels attendus et en vérifier la cohérence interne du rapport en collaboration avec les analystes au programme et chefs de projet, et procéder à l’enregistrement dans Atlas selon les procédures régissant la modalité NEX/NGOs ;
  • Faire la correction à temps des transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées ;
  • Maintenir un système de contrôle de dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comptables qui sont traitées sont vérifiées de façon contradictoire et sont complètes ; que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans le système Atlas ;
• Assurer la mise en place et assurer la tenue d’un système de classement des documents physiques et électroniques.
• Maintenir un registre des dossiers opérationnels sous traitement et assurer le suivi régulier pour le traitement rapide des dossiers en suspens.
• Participer à l’élaboration de rapport narratifs et financiers
• Assurer toutes autres tâches demandées par le superviseur direct.

Appuyer la gestion orientée sur les résultats des projets/ Programme du portefeuille Stabilisation et résilience du PNUD en RDC

Duties:

En appui à l’analyste au programme / Administration et finances, contribuer aux tâches suivantes :

• Appuyer l’application effective et efficace les outils de gestion basée sur les résultats, l’établissement des cibles de gestion et le suivi de l'atteinte des résultats ;
• Effectue régulièrement un contrôle de la planification, de la préparation budgétaire, de la mise en œuvre et du suivi des projets, et surveille le mouvement et l`utilisation des ressources financières en accord avec les règles et procédures du PNUD.
• Appuie les membres de l'équipe dans la création des projets dans atlas, la mise en place des budgets, l’élaboration des plans d`achat, plan de réquisition et de recrutement ;
• Veille à l’adéquation entre l’exécution budgétaire et la réalisation des résultats assignés aux projets ;
• Appuyer la préparation de rapports trimestriels et annuels cohérents, précis et en temps opportun. Fait part des risques et problèmes pouvant entraver l’obtention de des résultats et propose des mesures appropriées pour leur atténuation ;
• Assure la conformité des activités financières, du système d’enregistrement, d’édition des rapports financiers et du suivi des audits, règlements, politiques et stratégie des Nations Unies et du PNUD ; participe à la mise en place d’un système de contrôle interne efficace ; propose la conception d’un système de gestion des ressources financières fonctionnel ;
• S’assure que toutes les opérations liées à la clôture opérationnelle et financière des projets sont prises dans les délais ;
• Appuyer les projets/programmes de stabilisation afin d’atteindre un bon taux d’exécution ;

• Mise en œuvre d’un système de partage des coûts ; élaboration d’un cadre de suivi des conventions de financement (des contributions) relatifs aux efforts de mobilisation des ressources du projet ;
• Appuyer l’élaboration et mise en place de stratégies de réduction des coûts, en collaboration avec la Direction des opérations ;

Appuyer la gestion des budgets des projets (NIM, DIM) au sein de l’Unité

Duties:

En appui à l’analyste au programme / Administration et finances, contribuer aux tâches suivantes :

• Gestion des ressources financières par le biais de planification, le suivi, le contrôle, l’analyse et la surveillance des ressources financières conformément aux règles du PNUD et fourniture des conseils professionnels de haute qualité au management de l’Unité
• Préparation et suivi des budgets des projets, y compris contrôle des sous- et sur- budgétisation dans ATLAS
• Élaboration et modification des budgets, système de surveillance, contrôle de la situation budgétaire par rapport à la limite de dépense autorisée (ASL) et les niveaux de décaissement des budgets.
• Suivi de la préparation des factures de recouvrement des services communs et des services fournis par le PNUD.
• Élaboration des mécanismes appropriés pour éliminer les lacunes dans la gestion du budget.
• Appuyer la préparation des audits des projets et le suivi de la mise en œuvre des recommandations des rapports d’audit.
• Suivi et contrôle de conformité des avances NEX et leur liquidation opportune
• Rend compte au management de l’équipe sur les résultats périodiques et les perspectives

Contribuer au partage de connaissances

Duties:

• Partager avec les collègues la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de Finances et administration ;
• Identifier les goulots d’étranglement et proposer des mesures d’amélioration ;
• Contribuer et participer à l’organisation des formations sur les finances pour les partenaires ONGs et autres staff du PNUD.

Supervisory/Managerial Responsibilities:   

L’associé(e) au programme Stabilisation et Résilience est placé sous la supervision générale du/de la chef d’équipe stabilisation et résilience, et la supervision directe/administrative du/de la spécialiste en stabilisation basée à Kinshasa. Il/elle collabore étroitement avec l’analyste / chargé de programme Stabilisation et résilience et avec l’analyste au programme/administration et finances, tou(te)s deux basé(e)s à Goma. Il/elle collabore étroitement avec les différents collègues chefs de projets et points focaux de l’unité et interagit avec le reste des collègues du bureau pays sur les questions opérationnelles, budgétaires, financières et administratives.

REQUIREMENTS:

In this section, describe the qualification requirements of the position.

Education

• Un Diplôme de l’enseignement secondaire est requis ou
• Un Bachelor en administration des affaires, en administration publique, en finance, en économie ou dans un domaine connexe sera dûment pris en considération

 Experience, Knowledge, and Skills

• Expérience dans une entreprise privée, une organisation non gouvernementale nationale / internationale ou des organisations internationales, Expérience avérée dans l’usage avancée d’Excel et autres feuilles de calculs, des autres logiciels bureautiques (MS Word, Powerpoint, Outlook, etc.)  Est requise
• Connaissance avancée de progiciel de gestion intégrée tels que l’ERP People Softnet (ATLAS ) est considérée comme un atout majeur

Knowledge and Skills:

• Capacité prouvée de travail dans une équipe multiculturelle, à travers une approche multidisciplinaire et sous situation de stress ;
• Connaissances des règles et procédures opérationnelles des Nations-Unies et du PNUD en particulier est un atout (souhaitable);
• Bonne connaissance en informatique, en particulier dans les applications MS Office ;

Language Requirement :

• Une excellente maîtrise du français écrit et parlé est requise
• Une bonne connaissance de l’anglais est un atout

Expected Demonstration of Competencies

Core

Achieve Results:

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively:

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

Cross-Functional & Technical competencies

2030 Agenda: Engagement & Effectiveness

Effectiveness

Programming (PPM) policies and procedures

Finance

Accounting (General)

Knowledge of accounting concepts, principles, frameworks, standards, regulations, policies and trends, and ability to apply this to strategic and/or practical situations

Budget management

Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets

KEYWORDS

List 3-5 most important skills from competencies required for the position – limited to 1-3-word descriptions – that will help inform workforce planning of critical skill supply and demand. 

• Budget
• Finance
• Administration
• Operational support
• Programme support

DISCLAIMER

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Informations importantes pour les candidats 

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local. 

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD 

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires. 

Diversité de la main-d'œuvre 

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines. 

Scam warning 

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.