Asistente de Programa/Proyecto - G5 (DC)

Introducción

Se espera que la crisis del COVID-19 afecte a la economía mundial durante los próximos años. Además de contener el virus y salvar vidas, los gobiernos, los empleadores y sus asociaciones, los trabajadores y sus organizaciones y las empresas de todos los tamaños en todos los países se centran en evadir la crisis y garantizar la mínima pérdida de puestos de trabajo y la supervivencia de las empresas e industrias. Al mismo tiempo, los gobiernos, los empleadores y los trabajadores de todo el mundo y de todos los sectores de la economía piden que el trabajo decente forme parte de la respuesta a la pandemia. La necesidad de unas cadenas de suministro más justas, resistentes y sostenibles forma parte de los debates nacionales, regionales y globales. 

El proyecto "Cadenas de suministro sostenibles para reconstruir mejor" es una intervención conjunta cofinanciada por la Unión Europea (UE) y la Organización Internacional del Trabajo (OIT) cuyo objetivo es promover el trabajo decente en las cadenas de suministro mundiales. Incluye el desarrollo de nuevos conocimientos, herramientas, orientación, asesoramiento político, asistencia técnica y formación para abordar los retos y las oportunidades del trabajo decente en cinco sectores de cinco países, entre los que se encuentran el café en Colombia. 

Los objetivos del proyecto son: 

1.    Promover el trabajo decente en la cadena de suministro de café en Colombia como clave para la recuperación social y económica de la crisis de COVID-19;
2.    involucrar a las partes interesadas y promover el diálogo social a lo largo de la cadena de suministro para mantener los principios del trabajo decente en primer plano y explorar las posibilidades de una "nueva normalidad" durante y después de la recuperación de COVID-19; y
3.    apoyar la acción del gobierno, de los empleadores, de los trabajadores y de otras partes interesadas para hacer del trabajo decente un marco definitorio de la era posterior a COVID-19 en Colombia.

El proyecto comprende tres módulos estrechamente relacionados entre sí:

Módulo 1: Investigación y análisis sobre los retos y oportunidades del trabajo decente en el sector cafetero y el impacto de COVID-19
Módulo 2: Producción de herramientas y orientaciones para mejorar el conocimiento y la capacidad
Módulo 3: Apoyo a los mandantes nacionales y sectoriales y a las partes interesadas para promover el trabajo decente en la cadena de suministro de café en Colombia como parte de su respuesta a la crisis de COVID-19.

La persona que ocupe el puesto de asistente de programa/proyecto reportará a la Coordinadora Nacional del Proyecto en Colombia SECTOR - Cadenas de suministro sostenibles para reconstruir mejor- de la Oficina de la OIT para Países Andinos, quien le dará orientación y será su supervisora directa. La dependencia administrativa del puesto es la Dirección de la Oficina de la OIT para Países Andinos.

Funciones principales

1.    Apoyar en el monitoreo de los planes y prioridades de desarrollo, informes y otra información técnica pertinente de socios de implementación del proyecto con miras a identificar áreas potenciales de cooperación.
2.    Otorgar apoyo de programación, financiero y administrativo a las actividades emprendidas por los socios de implementación del proyecto y preparar informes breves, informes periódicos y datos estadísticos sobre el estado de las actividades del proyecto, para contribuir a la preparación de informes técnicos y de avance.
3.    Redactar correspondencia, memorándums e informes sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina.
4.    Asumir la responsabilidad de todas las tareas administrativas, incluyendo el apoyo logístico al personal del proyecto, coordinaciones de viajes, visas, reservas de hotel, etc. y de proveer coordinación logística para conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones.
5.    Apoyar en la programación y preparación de estimados de presupuesto y proyecciones de gastos del proyecto, analizando y monitoreando la situación de los recursos frente a las actividades planificadas.
6.    Mantener una perspectiva de la situación financiera del proyecto para asegurar que se brinde apoyo oportuno en áreas generales y particulares. Preparar y modificar códigos presupuestales y datos de presupuesto tanto en propuestas, revisión y reajuste de presupuesto.

sección optativa

7.    Desempeñar las funciones de preparador (a) en el Sistema Administrativo de la Oficina para la preparación de las transacciones necesarias del proyecto.
      Viajes Oficiales:
      •    Preparar y liquidar autorizaciones de viaje (TT) siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Estatuto de Personal, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles  internos establecidos por la Oficina.
      •    Preparar la documentación necesaria, coordinar la emisión de tiquetes aéreos con la agencia de viajes y hacer modificaciones en el Sistema de Información cuando sea necesario.
     Órdenes de Compra (PO):
      •    Asegurar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” y registrar los datos para generar el número de proveedor en el sistema.
      •    Asegurarse de que los términos de referencia (TORs) correspondientes hayan sido revisados y aprobados y que los fondos están reservados.
      •    Preparar en el sistema las Órdenes de Compra (PO) para contratos de bienes y servicios, acuerdos de implementación y de subvención u otros, siguiendo los procedimientos y normas establecidas en el Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
      •    Asegurarse de que las POs han sido finalizadas oportunamente, en atención a las normas establecidas.
8.    Preparar material informativo administrativo y financiero para la Coordinadora Nacional del Proyecto con fines de presentación de informes y reuniones con los donantes. 
9.    Entregar información a los socios de implementación del proyecto sobre los procedimientos administrativos y financieros de la OIT. Informar a la Coordinadora Nacional del Proyecto sobre dificultades potenciales que pueden surgir de la capacidad de gestión administrativa y financiera y de la competencia los socios en la implementación del proyecto para abordar el problema oportunamente.
10.    Desempeñar otras funciones asignadas por el supervisor del puesto o por la Dirección de la Oficina de la OIT para Países Andinos.

Calificaciones requeridas

Educación

Educación secundaria completa.

Experiencia

[Experiencia general y específica requerida como indispensable] 
Cinco años de trabajo administrativo de responsabilidad progresiva.

[Experiencia general y específica valorada como ventaja] 
Conocimiento de programa y presupuesto y entendimiento de políticas y procedimientos de la OIT. 
Experiencia y/o formación complementaria en ciencias políticas, administrativas, que estén relacionadas con la OIT y sus funciones.
Experiencia demostrada de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo. 
Experiencia laboral en la OIT o en alguna agencia de las Naciones Unidas en el ámbito correspondiente.
Deseable que el/la postulante cuente con experiencia demostrable de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica en temas como formalización laboral, cadenas de suministro agrícolas y/o seguridad y salud en el trabajo

Idiomas e informática

[Nivel (básico, intermedio, avanzado) requerido como requisito indispensable]
Excelente conocimiento del idioma español y conocimiento del inglés como idioma de trabajo.
Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina. 

[Nivel (básico, intermedio, avanzado) considerado como ventaja]
Ninguno

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, responsabilidad respecto del desempeño y orientación a la calidad.

Técnicas y generales

•    Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia. 
•    Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo.  
•    Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos. 
•    Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.