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Stagiaire à l'Administration

Antananarivo

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Antananarivo
  • Grade: Internship - Internship
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2022-12-07

Background Information - Job-specific

L’UNOPS CDMCO a récemment établi un bureau à Madagascar afin d’appuyer plusieurs partenaires dans différents secteurs avec les services d’achats, d'infrastructure et de gestion de projet (incluant l’assistance à maîtrise d’ouvrage-AMO et maîtrise d'ouvrage délégué-MOD). 

L’UNOPS CDMCO cherche à recruter à cette fin un(e) Stagiaire à l'Administration.

Background information - DR Congo

L’UNOPS en République démocratique du Congo (RDC) fournit des services depuis son bureau principal à Kinshasa et son bureau dans les provinces de la RDC. Le bureau de CDMCO couvre 11 pays francophones en Afrique Centrale et Australe tels que la RDC, la République du Congo, la République Centrafricaine, le Cameroun, le Burundi, le Rwanda, le Gabon, la Guinée Equatoriale, Madagascar, l'Angola et les Iles Comores.

L’UNOPS aide ses partenaires à atteindre les objectifs de leurs projets, notamment dans les domaines des infrastructures physiques et sociales, des élections et de la protection de l’environnement.

Functional Responsibilities

Objectif et portée de la mission 

Sous la supervision du Chef de projet et  le.la Chargé(e) Administration, le.la stagiaire à l’administration aura les tâches et responsabilités suivantes :

  1. La mise en œuvre du projet 

  • Appui à la formulation des rapports de projets internes et externes;

  • Appui à l'enregistrement des risques en collaboration avec les équipes projet.

  • Assister le chef de projet dans la production, la coordination et la gestion des communications

  • Appui à l'organisation de missions de terrain

  1. Support opérationnel, administrative et logistique

  • Soutenir la mise à jour des données dans les systèmes d'information de gestion basés sur oneUNOPS;

  • Appui pour traiter et suivre toutes les demandes de paiement dans le cadre des projets;

  • Appui à l'organisation de différentes réunions des projets et des parties prenantes en tant que de besoin et tenir des registres;

  • Appui à la conservation des enregistrements des fichiers de projet et des rapports d'activité sur support papier et électronique;

  • Appui à la production et l’organisation des rapports d'activité et les rapports financiers en: 
    • ce qui concerne les résultats en fonction de plans de travail et prévisions budgétaires;

    • Participant à des visites périodiques dans les sites des projets.

    • Appui pour Inspecter et réceptionner les biens qui sont achetés par le bureau et la préparation des rapport d’inspection ;

    • Appui aux équipes de projet afin d’assurer le transfert des biens en toute sécurité, jusqu’à leur destination finale, s’il y a lieu ;

    • Appuyer l’achat d’items simple de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies

    • Appui à la collaboration avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;

       3. Le suivi et l’élaboration de rapports
                
  • Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le chef de projet;

  • Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien;

  • Appui à la gestion de la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles au projet;

  • Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.

Education/Experience/Language requirements

EDUCATION

  • Diplôme d’Etudes Universitaire(BAC+3, BAC+5) obtenu 3 années avant de soumissionner à ce poste dans un domaine pertinent tel qu’en génie civil, et/ou en passation de marché, et/ou en Gestion des Achats, et/ou Administration des affaires et/ou dans un domaine connexe est requis.
EXPERIENCE

  • Une expérience pertinente en appui à gestion de projet, passation de marchés, logistique est  un avantage ;

  • Une expérience dans le secteur public et/ou des organisations internationales est un avantage.

LANGUAGE
  • Une maîtrise parfaite du Français est exigée

  • La connaissance de l’anglais est un atout


Competencies FR


Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.
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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
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