54. Secrétaire principal (administration) - G5

Introduction

Le poste est à pourvoir dans le Département de la programmation et de la gestion stratégiques (PROGRAM) au sein du Portefeuille de la gestion et de la réforme. Le département conseille le Directeur général et fournit à l'équipe de direction et au personnel du BIT des orientations, des conseils et une aide en matière de planification et d’exécution des programmes, d’établissement de rapports et d'allocation des ressources. PROGRAM est chargé de la préparation du programme et budget de l’OIT et des documents connexes. Ses activités reposent sur la gestion et la budgétisation axées sur les résultats afin d'assurer l'efficacité et l'efficience de l'Organisation.  
Le/la titulaire du poste fournira un ensemble de services de secrétariat et d’appui administratif au sein de PROGRAM, conformément aux règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies.
Le/la titulaire du poste relèvera du directeur du département, par l’intermédiaire de la directrice adjointe.

Tâches spécifiques

1.    Traiter la correspondance et les dossiers administratifs de PROGRAM, y compris les listes et les dossiers personnels pertinents.  
2.    Réviser et corriger la correspondance, les directives, les fiches d'information et les rapports pour en vérifier l'orthographe, la grammaire et la conformité avec le Guide éditorial du BIT. Mettre en page les documents conformément à la charte graphique du BIT.
3.    Préparer les formulaires administratifs tels que les autorisations et les demandes de remboursement de frais de voyage, les bons de commande, les réquisitions, les contrats de collaboration externe et de service dans le système de planification des ressources de l'OIT basé sur Oracle (ERP) et assurer le suivi avec les services administratifs concernés pour leur traitement.et veiller à ce que les services administratifs compétents en assurent le traitement. Collaborer avec la fonctionnaire chargée de la certification financière du département sur les questions liées au budget telles que les sources de financement, les méthodes de paiement des consultants et autres fournisseurs, conformément aux règlements et autres dispositions réglementaires du BIT.
4.    Fournir un soutien administratif pour la préparation, l'organisation et la réalisation d'événements tels que les sessions de révision des plans de travail axés sur les résultats, ainsi que divers types de sessions en ligne organisées par le département. Cette tâche implique une coordination avec les collègues et partenaires du BIT associés aux événements. 
5.    Aider à la compilation, au traitement et au classement du matériel de référence et des contributions à l'échelle du Bureau nécessaires à la préparation des documents sur les plans de travail axés sur les résultats, les programmes par pays de promotion du travail décent et le Corps commun d'inspection du système des Nations Unies. 
6.    Contribuer à la mise à jour/édition des pages Web pertinentes du département. 
7.    Agir en qualité de fonctionnaire responsable des feuilles de congés. Tenir à jour une liste des congés et des plans de mission.
8.    Prendre les mesures nécessaires pour les concours, les recrutements, la prolongation des contrats du personnel et leur suivi.
9.    Agir en tant que point focal pour le suivi du comportement professionnel pour le département. 
10.    Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives, et en informer le personnel en lui fournissant de plus amples précisions selon les besoins.
11.    S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Analyser, consigner, attribuer et surveiller la distribution du courrier, de la correspondance (souvent confidentiels) et des documents au personnel de l’unité. Recommander des dates butoir et de suivi et coordonner les réponses. Suivre l’état d’avancement du travail impliquant la préparation de la correspondance et des rapports. 
2. Rédiger en deux langues la correspondance administrative. Réviser et corriger la correspondance, les rapports et les documents élaborés par des tiers afin d’en vérifier la mise en page, l’orthographe et la syntaxe, en particulier s'agissant des documents soumis au supérieur hiérarchique pour signature. Assurer la traduction informelle de la correspondance dans une langue. 
3. Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence manuels ou automatisés de l’unité. Préparer, en collaboration avec le personnel des services organiques, des dossiers généraux sur des sujets désignés, déterminer la nature des besoins du supérieur hiérarchique et compiler le matériel de référence requis. 
4. Fournir un appui administratif lors des réunions et des conférences organisées à Genève ou en d'autres lieux. Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus selon les besoins. Tenir à jour le programme de voyages de l’unité de travail, prendre les dispositions de voyage nécessaires, assurer le suivi des voyages prévus et réalisés et actualiser les données connexes pour suivre l’utilisation des fonds. Orienter et conseiller les membres du personnel des services généraux sur les procédures. Suivre les mouvements de personnel, les congés et les indemnités. Fixer les priorités de travail et veiller au partage équitable de la charge de travail des autres membres du personnel des services généraux. 
5. Examiner les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique, en tenant compte de leur nature et de leur caractère d’urgence, fixer des rendez-vous sous réserve de confirmation, confirmer des dates acceptables pour les deux parties et réorganiser les calendriers en cas d'imprévus. Déterminer d’autres moyens, pour l’unité de travail ou d’autres unités, d’orienter et de traiter les requêtes extérieures. 
6. Transcrire des déclarations, des rapports et des études, y compris des tableaux statistiques, etc. à partir de manuscrits et d’autres sources en utilisant divers logiciels de traitement de textes. Effectuer des recherches dans des bases de données afin de déterminer l’état d’avancement des cas particulièrement intéressants pour le supérieur hiérarchique et de demander des rapports et des statistiques de gestion standard actualisés. Mettre à jour des sites Web si la demande lui en est faite.
 

Qualifications requises

Formation

Diplôme de l'enseignement secondaire.

Expérience

Cinq ans d'expérience pertinente.  Une expérience professionnelle au sein de l'OIT ou d'autres agences des Nations Unies serait considérée comme un avantage.  

Langues

Excellente maîtrise de deux langues officielles de l’Organisation (anglais, français, espagnol), y compris l’aptitude à rédiger la correspondance administrative dans ces deux langues. L'une de ces langues doit être l'anglais. 

Compétences

Compétences techniques : Connaissance des règles de préparation des documents et de l'utilisation des systèmes de classement. Capacité à répondre de manière appropriée aux demandes de renseignements par téléphone et en personne.  Capacité à travailler avec un traitement de texte, un tableur, une présentation Powerpoint, un navigateur web, ainsi que d'autres logiciels informatiques. Connaissance des procédures de préparation des formulaires administratifs et RH dans les systèmes ERP, idéalement basés sur Oracle. Connaissance des règles et procédures régissant les congés, les questions de RH, les publications, les réunions. Connaissance des procédures de création et de maintenance du système de fichiers.  Connaissance des procédures de préparation des formulaires administratifs.  Capacité à obtenir des services pour l'accomplissement de tâches auprès d'autres unités de travail à l'intérieur ou à l'extérieur du bureau.  Capacité à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour déterminer la meilleure marche à suivre.  Capacité à rechercher et à récupérer des informations dans des bases de données et à compiler des rapports.  Connaissance des procédures régissant les missions et autres voyages officiels.  Capacité à éditer et à mettre à jour des pages web. Capacité à répondre aux demandes des délégués ou d'autres visiteurs.  

Compétences comportementales :     Bonnes compétences interpersonnelles, tact et diplomatie dans les relations avec les autres.  Discrétion dans le traitement des questions confidentielles.  Capacité à prendre des initiatives et des responsabilités. Capacité à organiser son propre travail et à travailler de manière indépendante ainsi qu'en équipe. Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.  Souci du détail.   Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d'un comportement et d'une attitude non discriminatoire et sensible au genre.