Proposition de Termes de références pour le recrutement d’un Auditeur Externe

Dakar

Organization: ALIMA - Alliance for International Medical Action
Location: Dakar
Grade: Consultancy - Consultant - Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Accounting (Audit, Controlling)
- Nutrition
- Emergency Aid and Response
Closing Date: Closed

Généralités :

Entité : ALIMA

Objet : Audit du Projet :

● AFD CDT1257 01 X : « Prise en charge médico-nutritionnelle des enfants de moins de 5 ans à travers un réseau communautaire dans le district du 9ème arrondissement de N’Djamena, Tchad »

Période à auditer :

● 01/04/2022 - 31/03/2025

Date limite de dépôt des offres : 13/11/2023

Date estimée de démarrage de l’audit :

● 01/04/2025

Lieux de l’audit : Audit présentiel ou à distance depuis le siège opérationnel d’ALIMA à Dakar, Sénégal

Table des matières

I. Avant-propos 3

II. Description du projet 3

III. Objectif des audits 4

IV. Organisation des audits 5

IV1. Méthodologie et approche des audits 5

V. Déroulement et étendue de l’audit 5

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur 5

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier 5

VI. Rapports à fournir 6

VII. Documents de référence 6

VIII. Proposition technique et financière 6

IX. Traitements des applications 7

IX.1 Evaluation des applications 7

IX.2 Budget 8

X. Envoi des offres 8

XI. Annexes 9

X.1 Budget du Projet 9

X.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement 18

X.3 Déclaration d’intégrité, d'éligibilité et d'engagement environnemental et social 22

I. Avant-propos

The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des secours médicaux de qualité dans des zones de forte mortalité et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. ALIMA travaille aujourd’hui dans 11 pays de l’Afrique de l’Ouest et du centre ainsi que l’Ukraine.

Description du projet

● AFD CDT1257 01 X : « Prise en charge médico-nutritionnelle des enfants de moins de 5 ans à travers un réseau communautaire dans le district du 9ème arrondissement de N’Djamena, Tchad »

II. Description du projet

Le tableau ci-dessous décrit le projet financé par l’AFD et sujet de cette vérification :

● AFD CDT1257 01 X : « Prise en charge médico-nutritionnelle des enfants de moins de 5 ans à travers un réseau communautaire dans le district du 9ème arrondissement de N’Djamena, Tchad »

Durée

36 mois

Budget total contractuel

818 534€

Lieu

Tchad, Ville de N’Djamena

Objectifs de l’action

Objectif global : Contribuer à la réduction de la morbi-mortalité chez les enfants de moins de 5 ans à travers des activités communautaires dans 9 aires de santé du district sanitaire du 9ème Arrondissement de N’Djamena

Objectif d’impact : taux de létalité pour les trois pathologies concernées à la pédiatrie de Toukra : <5%

Objectif(s) spécifique(s) :

OS1 : Développer et former un réseau d’agents de santé communautaires (ASC), redynamiser les COGES et appuyer les Responsables de Centre (RCS) dans le suivi des activités communautaires

OS2 : Détecter de manière active les cas de malnutrition en communauté via la formation femmes en âge de procréer sur la prévention et la détection précoce de la MAS et le dépistage porte-à- porte des agents de santé communautaires

OS3 : Prendre en charge au niveau communautaire les trois principales pathologies mortelles des enfants de moins de 5 ans (paludisme, diarrhées, IRA) via les agents de santé communautaires

Bénéficiaires directs

Bénéficiaires directs :

● 70 agents de santé communautaires

● 134 971 enfants de moins de 5 ans

● 95 811 femmes en âge de procréer de 15 ans à 49 ans

● 63 membres des 9 COGES formés à N'Djamena au 9ème arrondissement

● 9 Responsables de Centre de Santé formés au paquet de santé communautaire

● 90 femmes des groupements féminins à Ndjamena 9ème arrondissement

Au total : 231 014 bénéficiaires directs

Bénéficiaires indirects

- La population de 9 aires de santé ciblées du district sanitaire du 9ème arrondissement de N’Djamena

Résultats attendus

R1 : un réseau communautaire de prestation de services de santé est mis en place

R2 : A travers la PCIME communautaire, les cas simples de paludisme, de diarrhée et d’IRA sont pris en charge à domicile par les ASC

R3 : La communauté participe à détecter précocement la MAS et promeut les pratiques d'hygiène et de salubrité dans un contexte péri- urbain

Activités principales

R1.A1 : formation de 14 responsables responsable centres de santé

R1.A2 : identification des agents de santé communautaires

R1.A3 : formation des agents de santé communautaires

R1.A4 : Appui à la mise en place des COGES et à leur formation

R2.A1 : Dotation des ASC en kits, intrants, médicaments et téléphone mobile pour la prise en charge communautaire des cas simples de paludisme, diarrhée

R2.A2 : Prise en charge à domicile des cas de paludisme simple, diarrhées et IRA par les ASC

R2.A3 : Référencement des cas compliqués par les ASC vers les centres de santé

R3.A1 : Formation par les ASC des femmes en âge de procréer sur le "PB-mère" et sur la surveillance de l'état nutritionnel de leurs enfants et dépistage actif de masse

R3.A2: sensibilisation de la communauté aux aux pratiques familiales essentielles, comprenant des démonstrations culinaires

R3.A3 : Promouvoir et former les femmes sur le modèle "Maman lumière".

III. Objectif des audits

Le projet mis en œuvre par ALIMA, co-financé par l’AFD à hauteur de 55%, doit faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées dans le cadre du projet. Le recrutement d’un auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par ALIMA dans les dépenses mises en œuvre dans le cadre du projet. L’auditeur devra :

▪ Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe 2,

▪ S’assurer de la conformité des rapports financiers au modèle requis par l’AFD,

▪ S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant les projets et reportées dans les rapports financiers

▪ Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD^[1]

▪ Certifier les rapports financiers à présenter à l’AFD

▪ Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

IV. Organisation des audits

IV1. Méthodologie et approche des audits

Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

Celle-ci sera présentée sous forme de note méthodologique.

IV2. Lieu d’Intervention

Les interventions se dérouleront principalement :

- Au bureau d’ALIMA à Dakar, route des Almadies, au Sénégal ou à distance selon la situation.

V. Déroulement et étendue de l’audit

L’audit se déroulera en deux temps :

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion devra se tenir dans le mois suivant la signature du contrat. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle permettra entre autres de s'entendre sur le timing de l'audit en lien avec nos disponibilités et celle de l’équipe terrain.

Cette réunion permettra à l’OSC de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC en début de projet.

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier

L’examen comprendra comme tâches principales de :

▪ S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.

▪ Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier

▪ Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

▪ Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement

▪ Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.

▪ Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet

▪ Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de ALIMA ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’auditeur devra réaliser l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 2. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

VI. Rapports à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur devra rédiger, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

La réalisation de l’audit financier décrit dans la partie V2 devra avoir lieu après la fin du projet prévue le 31 mars 2025. Le rapport d’audit devra être fourni dans les six mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée). Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (cf. annexe 2) doit être annexée au rapport d’audit.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

VII. Documents de référence

▪ La Convention et avenants de financement du projet entre ALIMA et l’AFD

▪ Le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD^[2]

▪ La Note d’initiative OSC du projet (NIONG)

▪ Conventions entre ALIMA et chaque partenaire du projet

▪ Les demandes d’Avis de Non Objection (ANO) et les réponses respectives

▪ Les rapports narratifs du projet

▪ Les rapports financiers du projet (fin du projet le 31/03/2025)

▪ Le budget détaillé du projet

▪ Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications

VIII. Proposition technique et financière

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à « ALIMA »

Une proposition technique qui devra indiquer :

▪ La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit

▪ Les références et expériences du consultant (3 pages maximum) ;

▪ Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;

▪ Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;

Une proposition financière qui devra indiquer :

▪ Les coûts totaux des audits en EUR TTC

▪ Les modalités de paiement (échéancier)

Le profil du consultant :

▪ L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables.

▪ Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français.

▪ Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, etc.)

La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée, si le marché est supérieur ou égal à 20 000 euros (cf. Annexe X.3).

IX. Traitements des applications

IX.1 Evaluation des applications

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

▪ Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants

▪ Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante :

Critères

OFFRE TECHNIQUE

60%

Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée

10%

Références et expériences du consultant

30%

Expériences d’audit de structures ONG

10%

Expériences d’audit de projets internationaux

10%

Expérience dans l’audit de financement public

10%

CV du ou des intervenants/partage des responsabilités

10%

Calendrier prévisionnel d'intervention/estimation des charges en jour/homme

10%

OFFRE FINANCIÈRE

40%

TOTAL

100%

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

Toute information concernant le projet (convention n° CTD1257 01 X), fournie dans les documents de cet appel d’offres ou séparément, doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

IX.2 Budget

Le budget global maximum pour l’audit est de 5 000 euros toutes taxes comprises.

XI. Annexes

X.1 Budget du Projet

N° projet : CTD1257 01 X

Tranche 1 : 18 mois

Tranche 2 : 18 mois

Types de dépenses (en €)

(à détailler et sigles à expliciter)

Total dépenses prévisionnelles (convention)

(en €)

Dépenses prévisionnelles (convention)

Tranche 1

(en €)*

(automatique)

Dépenses prévisionnelles (convention) Tranche 2

(en €)

(automatique)

Part des dépenses prévues /total dépenses prévues (convention)

(en %)

1- Immobilier, équipements technique et mobilier

- Dont immobilier, locaux, terrains, infrastructures.

- Dont équipements techniques et véhicules

Ordinateur

2 134

- Dont mobilier

Sous total 1 - Immobilier, équipements techniques et mobilier

2 134

2- Frais de services, achats et locations

- Dont intrants, matières premières, marchandises et autres approvisionnements

MEDICAMENTS ET INTRANTS MEDICAUX

119 900

59 950

15%

Fret et Transport Médicament

31 850

15 925

- Dont fournitures et consommables

Consommable Structure

53 876

24 574

29 302

Petit matériel

4 594

2 297

Fournitures, papeteries

15 236

7 618

Maintenance et Charges Bureaux Maisons

9 309

4 654

- Dont locations hors leasing (salles, véhicules, bureau…)

Loyer Bureaux et Maisons

17 684

8 842

- Dont frais de documentation, de publication et de diffusion

- Dont autres achats et services extérieurs (téléphone, internet…)

Gazoil Véhicule/moto

16 293

8 146

Frais de Communication

28 864

14 432

Frais bancaires

3 522

1 760

1 762

Sous total 2 - Achats et services extérieurs

301 128

148 199

152 929

37%

3- Frais d'études, de consultances et de prestations externes (dont audit et évaluation)

- Dont frais de services spécifiques au projet (gardiennage, entretien, maintenance…)

Maintenance et Entretien Véhicule

14 838

7 419

Visibilité

4 960

4 000

960

- Dont prestations externes spécifiques au projet (experts honorariés, sous-traitance, études techniques…)

CAPITALISATION (ATELIER DE RESTITUTION DU BILAN ANNUEL)

2 500

- Dont évaluation externe

EVALUATION

12 500

7 500

5 000

- Dont audit externe

AUDIT

5 000

Sous total 3 - Frais de services, d'études et de prestations externes

39 798

18 919

20 879

4- Frais de voyages, de déplacements et de mission

- Dont frais de voyages, de mission et déplacements

Billet Avions Internationaux

8 100

4 050

Dont frais de mission équipe dédiée au projet

Sous total 4 - Frais de voyages et déplacements et de mission

8 100

4 050

5- Activités non ventilables

- Dont formations

Formation

28 811

SUPERVISIONS CONJOINTES

5 122

2 561

- Dont autres activités (à détailler)

Fonctionnement Structure

20 489

10 245

Sous total 5 - Activités non ventilables

54 423

41 617

12 806

6-Ressources Humaines

- Dont personnel expatrié

COORDINATEUR DE PROJET

17 600

8 800

Représentant Pays-Chef de Mission

23 200

11 600

Coordinateur Médical

20 000

10 000

Coordinateur Financier et RH

13 200

8 800

4 400

Coordinateur Logistique

17 600

8 800

Grant Manager

16 920

8 460

- Dont personnel local

PERSONNEL TECHNIQUE UNT/UNA/PEDIA

Promoteurs de santé

22 457

11 228

RESSOURCES HUMAINES PRIMEES

Staff Primé ASC

96 043

41 847

54 196

12%

- Dont personnel en appui ponctuel

PERSONNEL SUPPORT PROGRAMME

Personnel Administratif

8 787

4 393

Personnel Logistique

16 523

8 261

Personnel Maison, Gardiens & Journaliers

7 814

3 907

PERSONNEL NATIONAL APPUI COORDINATION

Personnel Medical

30 339

20 184

10 155

Personnel Logistique

21 776

10 888

Personnel Administratif

14 172

7 086

Personnel Maison, Gardiens & Journaliers

9 109

5 877

3 231

- Dont personnel siège dédié au projet (si directement impliqué dans les activités du projet)

Mission Supports

3 000

1 500

Sous total 6 - Ressources Humaines

338 539

171 633

166 906

41%

7- Fonds redistributifs

- Dont fonds d'appels à projets

- Dont fonds d'urgence (appui juridique…)

- Dont autres fonds (microcrédit, microgarantie, microparticipation…)

Sous total 7 - Fonds redistributifs

A-Sous-total coûts directs (1+2+3+4+5+6+7)

744 121

386 552

357 569

91%

B - Divers et imprévus (5% maximum de la ligne A)

C-Total coûts directs (A+B)

744 121

386 552

357 569

91%

D-Coûts indirects

74 412

38 655

35 757

- soit 14% maximum de la ligne C

74 412

38 655

35 757

TOTAL GENERAL (C+D)

818 534

425 208

393 326

100%

N° du projet : CTD1257 01 X

Tranche 1 : 18 mois

Tranche 2 : 18 mois

Origine des ressources (en €)

(à détailler et sigles à expliciter)

Total ressources prévisionnelles (convention)

(en €)

Ressources prévisionnelles (convention)

Tranche 1

(en €)*

(automatique)

Ressources prévisionnelles (convention) Tranche 2

(en €)

(automatique)

Part des ressources prévues /total ressources prévues (convention)

(en %)

1 - Contribution de l’AFD et des Ministères français

Subvention de l'AFD (DPA-OSC)

450 000

218 345

231 655

55%

Part de la subvention AFD (DPA-OSC) reçue en tranche 1 mais non consommée en tranche 1

Autres financements AFD (à détailler)

Ministères - services centraux et déconcentrés (à détailler)

FFEM (à détailler)

Sous-total 1 - Contribution AFD et des Ministères français

450 000

218 345

231 655

55%

2 - Autres ressources mobilisées

2.1 - Ressources d'origine privée

Total des valorisations d'origine privée (cf tableau des valorisations)

Fonds apportés par l'association

Autres fonds privés (à détailler)

Recettes locales (à détailler)

Partenaires locaux (à détailler)

…

Sous-total 2.1 - Ressources d'origine privée

2.2 - Ressources d'origine publique française et internationale

Total des valorisations d'origine publique (cf tableau des valorisations)

Collectivités territoriales françaises (à détailler)

Agences de l'eau (à détailler)

UE (à détailler)

ECHO

368 534

206 863

161 671

45%

Agences des Nations-Unies (à détailler)

Pouvoirs publics dans le pays (à détailler)

Coopérations bilatérales (à détailler)

Etablissements publics hors tutelle de l'Etat (à détailler)

…

Etablissements publics sous tutelle de l'Etat (à détailler)

…

Sous-total 2.2 - Ressources d'origine publique française et internationale

368 534

206 863

161 671

45%

Sous-total 2 - Autres ressources mobilisées

368 534

206 863

161 671

45%

TOTAL GENERAL DES RESSOURCES

818 534

425 208

393 326

100%

X.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement

L’auditeur retenu au titre de l’appel d’offre s’engage à réaliser l’ensemble des vérifications suivantes, et à annexer cette liste complétée et signée au rapport d’audit final. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

Auditeur (nom/statut/adresse) :

Certification/qualification :

OSC ou partenaire audité : ALIMA

Dates de l’audit :

N° convention AFD : AFD CDT1257 01 X

Montant audité : 818 534 euros

Tranches :

1. QUESTIONS DE CONTRÔLE

Oui, le point a été vérifié

Ajouter un commentaire si le point n’a pas pu être vérifié

1.1. Modalités du contrôle

Une réunion de cadrage entre l’auditeur et l’OSC a-t-elle été tenue dans les 12 premiers mois de mise en œuvre du projet?

L’échantillonnage des dépenses à vérifier a-t-il été défini de façon indépendante par l’auditeur ?

L’échantillon de dépenses à vérifier est-il supérieur à 50% du montant total des dépenses du projet ?

Chaque rubrique du budget a-t-elle fait l’objet de vérifications pour un montant significatif ?

Le contrôle des dépenses gérées localement a-t-il été effectué par l’auditeur ? Si cela est le cas, veuillez expliciter la méthode de contrôle (déplacement sur le terrain, association avec un cabinet d’audit local, remontée des pièces locales au niveau du siège, etc.) ?

1.2. Obligations contractuelles

Les documents contractuels (formulaire de candidature, convention de financement, accord de partenariat) existent-ils ; sont-ils signés et datés ?

Existe-t-il un système clair de gestion comptable et financier ? Les responsabilités de l’OSC, de la coordination du projet, de la gestion et des contrôles financiers ont-elles étés clairement définies ?

Les dispositions incluses dans la convention ainsi que celles prévues par le guide méthodologique en vigueur au moment de l’octroi ont-elles été respectées ?

1.3. Analyse du plan de financement

Le plafond appliqué aux valorisations de 25 % maximum du budget total du projet a-t-il bien été respecté ? Point d’attention, les valorisations ne peuvent pas apparaître dans les contributions de l’AFD et des ministères français.

Les modalités de calcul des valorisations explicitées dans le guide méthodologique ont-elles bien été respectées ?

Le budget convenu contractuellement a-t-il été globalement respecté, dans la limite des règles définies par rubrique budgétaire et partenaire ?

Si vous avez constaté une variation supérieure à 20% du total de chacune des rubriques budgétaires, a-t-elle fait l’objet d’un avis de non objection de la part de l’AFD ?

Dans le tableau des dépenses, les plafonds prévus par le guide méthodologique ont-ils bien été respectés :

- La rubrique « divers et imprévus » est plafonnée à 5 % du total des coûts directs du projet (hors frais administratifs et de structure)

- Si l’OSC a prévu une ligne spécifique « personnel du siège dédié au projet » dans la rubrique budgétaire « Ressources Humaines », les frais administratifs sont plafonnés à 10% des coûts directs du projet

- Si l’OSC a déclaré des frais administratifs à concurrence de 12% des coûts directs du projet, a-t-on vérifié que la rubrique « Frais de voyages et déplacement et de mission » n'inclut que les frais de mission du personnel du siège (perdiems et frais de transport) ?

Les partenaires et parties prenantes bénéficiaires de rétrocessions supérieures à 5 000 € ont-ils été systématiquement signalés à l’AFD ?

1.4. Vérification du système comptable

Dans la comptabilité de l’OSC, existe-t-il un code analytique dédié aux recettes et dépenses induites par le projet ?

Le montant indiqué dans le rapport d’exécution peut-il être réconcilié avec une liste de dépenses extraite du système comptable ?

Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense une facture ou une pièce comptable d’une valeur probante équivalente ?

Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense un justificatif de paiement (généralement un relevé bancaire, une confirmation de virement bancaire, un ticket de caisse) ?

1.5. Contrôle des dépenses

Conformité à la législation applicable

- Les règles communautaires et nationales ont-elles été respectées ?

- Le processus de passation de marché public est-il conforme concernant :

▪ Les règles de passation de marché public européennes et nationales/ internes et celles stipulées dans la convention.

▪ La documentation sur le respect de la procédure retenue (candidatures, lettres de rejet, notification, contrat).

▪ Les principes de transparence, de non-discrimination, de traitement équitable et de respect de la concurrence ont-ils été respectés ?

Contrôle de l’éligibilité des dépenses

- Les dépenses sont-elles conformes aux critères d’éligibilité explicités dans le guide méthodologique ?

- A-t-on obtenu l’assurance que la dépense n’a pas déjà été subventionnée par un autre financement (UE, régional, local ou autre) non déclaré au plan de financement ? Des contrôles existent-ils afin d’éviter le double-financement ?

Dépenses de personnel

- Les dépenses sont-elles bien liées aux employés de l’OSC ou autrement justifiées au titres des actions prévues dans la convention ?

- Les charges de personnel sont-elles justifiées par des documents tels que les contrats de travail, les bulletins de paie (ou tout autre document de valeur probante équivalente), justificatifs de paiement, détail des calculs pour la détermination du coût unitaire du personnel (jour, semaine, mois), fiches de pointage, feuilles de temps spécifiques au projet ?

- Le calcul repose-t-il sur les coûts réels (salaires bruts + obligations contractuelles de l’employeur pour l’employé ayant effectivement travaillé sur le projet) ?

- Lorsque le personnel ne travaille pas à temps plein sur le projet, le calcul du prorata est-il basé sur une méthode tracée et vérifiable ?

Voyage et hébergement

- Les dépenses de déplacement, per diem et d’hébergement ont-elles été déclarées conformément à une règlementation interne établie par l’OSC ?

- Les voyages auxquels ces dépenses se rapportent sont-ils justifiés par les objectifs du projet tels qu’ils étaient prévus dans la demande initiale ?

- Les déplacements sont-ils circonscrits aux zones géographiques couvertes dans le projet ? Si extérieurs, ont-ils été explicitement validés avec l’AFD ?

- Les dépenses de déplacement et d’hébergement sont-elles-exclusivement liées à des voyages effectués par des intervenants du projet identifié par l’OSC ou ses partenaires ?

Les dépenses d’équipement

- Le matériel acheté a-t-il été initialement prévu dans la demande de financement ? Si ce n’est pas le cas, y a-t-il une validation de l’AFD par ANO conformément aux dispositions du guide méthodologique (seuil de matérialité > 10 000 € pour les projets de terrain et > 5 000 € pour ceux d’intérêt général) ?

- Dans le cas où un bien matériel est valorisé, la méthode d’amortissement est-elle conforme aux règles de la comptabilité générale ?

- Si le matériel n’a pas uniquement été utilisé pour le Projet, seule une part des coûts réels est-elle allouée au projet ? Cette part est-elle calculée selon une méthode équitable et justifiée ?

Expertises externes

- Les dépenses sont-elles liées aux éléments prévus sur cette ligne budgétaire d’après les caractéristiques mentionnées dans la demande de financement ?

- Le recours à l’expertise externe a-t-il été réalisé en conformité avec les règles de mise en concurrence et de passation stipulées dans la convention ?

Taux de change

- La méthode de conversion appliquée par l’OSC a-t-elle été expliquée et le taux vérifié ?

- Cette méthode est-elle conforme aux dispositions de l’Article 3.2.3 de la convention ?

- Le Bénéficiaire a-t-il spécifié la manière dont il utilisera les sommes générées par les gains de change et compensera les pertes de change pendant la durée de mise en œuvre du projet ?

2. LIVRABLES ATTENDUS

Oui, transmis à l’AFD

Non, pourquoi ?

Un rapport de vérification des dépenses, apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que le montant des dépenses déclarées inéligibles et incluant notamment une évaluation sur les appels d'offres, les rétrocessions et les valorisations réalisées au cours du projet.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

X.3 Déclaration d’intégrité, d'éligibilité et d'engagement environnemental et social

Intitulé de l'appel d'offres : _____________________________________________ (le "Marché")

A : _________________________________________________________(le "Maître d'Ouvrage")

Nous reconnaissons et acceptons que l'Agence Française de Développement (l'AFD) ne finance les projets du Maître d'Ouvrage qu'à ses propres conditions qui sont déterminées par la Convention de financement qui la lie au Maître d'Ouvrage. En conséquence, il ne peut exister de lien de droit entre l'AFD et notre entreprise et nos sous-traitants. Le Maître d'Ouvrage conserve la responsabilité exclusive de la préparation et de la mise en œuvre du processus de passation de ses marchés et de leur exécution ultérieure.
Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu'aucun de nos sous-traitants n'est, dans l'un des cas suivants :

2.1) être en état ou avoir fait l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de sauvegarde, de cessation d'activité ou être dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature ;

2.2) avoir fait l'objet d'une condamnation prononcée depuis moins de cinq ans par un jugement ayant force de chose jugée dans le pays de réalisation du Projet pour l'un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou de l'exécution d'un marché^[3];

2.3) figurer sur les Listes de Sanctions Financières adoptées par les Nations Unies, l'Union européenne et/ou la France, notamment au titre de la lutte contre le financement du terrorisme et contre les atteintes à la paix et à la sécurité internationales ;

2.4) en matière professionnelle, avoir commis au cours des cinq dernières années une faute grave à l'occasion de la passation ou de l'exécution d'un marché ;

2.5) n'avoir pas rempli nos obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou nos obligations relatives au paiement de nos impôts selon les dispositions légales du pays où nous sommes établis ou celles du pays du Maître d'Ouvrage ;

2.6) avoir fait l'objet depuis moins de cinq ans d'une condamnation par un jugement ayant force de chose jugée pour l'un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou l'exécution d'un marché financé par l'AFD ;

2.7) être sous le coup d'une décision d'exclusion prononcée par la Banque mondiale, à compter du 30 mai 2012, et figurer à ce titre sur la liste publiée à l'adresse électronique http://www.worldbank.org/debarr^[4];

2.8) s'être rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés dans le cadre du processus de passation du Marché.

3. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu'aucun de nos sous-traitants n'est, dans l'une des situations de conflit d'intérêt suivantes :

3.1) actionnaire contrôlant le Maître d'Ouvrage ou filiale contrôlée par le Maître d'Ouvrage, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l'AFD et résolu à sa satisfaction.

3.2) avoir des relations d'affaires ou familiales avec un membre des services du Maître d'Ouvrage impliqué dans le processus de sélection ou le contrôle du marché en résultant, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l'AFD et résolu à sa satisfaction ;

3.3) contrôler ou être contrôlé par un autre soumissionnaire, être placé sous le contrôle de la même entreprise qu'un autre soumissionnaire, recevoir d'un autre soumissionnaire ou attribuer à un autre soumissionnaire directement ou indirectement des subventions, avoir le même représentant légal qu'un autre soumissionnaire, entretenir directement ou indirectement des contacts avec un autre soumissionnaire nous permettant d'avoir et de donner accès aux informations contenues dans nos offres respectives, de les influencer, ou d'influencer les décisions du Maître d'Ouvrage ;

3.4) être engagé pour une mission de conseil qui, par sa nature, risque de s'avérer incompatible avec nos missions pour le compte du Maître d'Ouvrage ;

3.5) dans le cas d'une procédure ayant pour objet la passation d'un marché de travaux ou de fournitures :

ii. avoir préparé nous-mêmes ou avoir été associés à un consultant qui a préparé des spécifications, plans, calculs et autres documents utilisés dans le cadre du processus de mise en concurrence considéré ;

iii. être nous-mêmes, ou l'une des firmes auxquelles nous sommes affiliées, recrutés, ou devant l'être, par le Maître d'Ouvrage pour effectuer la supervision ou le contrôle des travaux dans le cadre du Marché.

Si nous sommes un établissement public ou une entreprise publique, nous attestons que nous jouissons d'une autonomie juridique et financière et que nous sommes gérés selon les règles du droit commercial^[5].
Nous nous engageons à communiquer sans délai au Maître d'Ouvrage, qui en informera l'AFD, tout changement de situation au regard des points 2 à 4 qui précèdent.
Dans le cadre de la passation et de l'exécution du Marché :

6.1) Nous n'avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) destinée à tromper délibérément autrui, à lui dissimuler intentionnellement des éléments, à surprendre ou vicier son consentement ou à lui faire contourner des obligations légales ou réglementaires et/ou violer ses règles internes afin d'obtenir un bénéfice illégitime.

6.2) Nous n'avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) contraire à nos obligations légales ou réglementaires et/ou nos règles internes afin d'obtenir un bénéfice illégitime.

6.3) Nous n'avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à (i) toute personne détenant un mandat législatif, exécutif, administratif ou judiciaire au sein de l'Etat du Maître d'Ouvrage, qu'elle ait été nommée ou élue, à titre permanent ou non, qu'elle soit rémunérée ou non et quel que soit son niveau hiérarchique, (ii) toute autre personne qui exerce une fonction publique, y compris pour un organisme public ou une entreprise publique, ou qui fournit un service public, ou (iii) toute autre personne définie comme agent public dans l'Etat du Maître d'Ouvrage, un avantage indu de toute nature, pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu'il accomplisse ou s'abstienne d'accomplir un acte dans l'exercice de ses fonctions officielles.

6.4) Nous n'avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à toute personne qui dirige une entité du secteur privé ou travaille pour une telle entité, en quelque qualité que ce soit, un avantage indu de toute nature, pour elle-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu'elle accomplisse ou s'abstienne d'accomplir un acte en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.

6.5) Nous n'avons pas commis et nous ne commettrons pas d'acte susceptible d'influencer le processus de passation du Marché au détriment du Maître d'Ouvrage et, notamment, aucune Pratique Anticoncurrentielle ayant pour objet ou pour effet d'empêcher, de restreindre ou de fausser le jeu de la concurrence, notamment en tendant à limiter l'accès au Marché ou le libre exercice de la concurrence par d'autres entreprises.

6.6) Nous-même ou l'un des sous-traitants n'allons pas acquérir ou fournir de matériel et n'allons pas intervenir dans des secteurs sous Embargo des Nations Unies, de l'Union européenne ou de la France.

6.7) Nous nous engageons à respecter et à faire respecter par l'ensemble de nos sous-traitants les normes environnementales et sociales reconnues par la communauté internationale parmi lesquelles figurent les conventions fondamentales de l'Organisation Internationale du travail (OIT) et les conventions internationales pour la protection de l'environnement, en cohérence avec les lois et règlements applicables au pays de réalisation du Marché. En outre, nous nous engageons également à mettre en œuvre les mesures d'atténuation des risques environnementaux et sociaux telles que définies dans le plan de gestion environnementale et sociale ou, le cas échéant, dans la notice d'impact environnemental et social fournie par le Maître d'Ouvrage.

Nous-même nos sous-traitants autorisons l'AFD à examiner les documents et pièces comptables relatifs à la passation et à l'exécution du Marché et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par l'AFD.

Nom : En tant que :

Signature :

Dûment habilité à signer l'offre pour et au nom de^[6]

En date du : Jour de :

^[1] https://www.afd.fr/sites/afd/files/2023-03-02-43-41/guide-methodologique-initiatives-osc-mars-2023.pdf

^[2] https://www.afd.fr/sites/afd/files/2023-03-02-43-41/guide-methodologique-initiatives-osc-mars-2023.pdf

^[3] Dans l’hypothèse d’une telle condamnation, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette condamnation n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

^[4] Dans l’hypothèse d’une telle décision d’exclusion, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette décision exclusion n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

^[5] Article à supprimer le cas échéant en cas de marché conclu avec une entreprise publique sans mise en concurrence.

^[6] En cas de groupement, inscrire le nom du Groupement. La personne signant l’offre au nom du Soumissionnaire joindra à l’Offre le Pouvoir confié par le Soumissionnaire.

The Alliance for International Medical Action (ALIMA), dont le siège opérationnel est basé à Dakar, vous informe que dans le cadre de l'audit d'un de ses projets, elle lance un Appel d’Offres public pour le recrutement d'un Auditeur Externe.

Les offres doivent nous parvenir au plus tard le Vendredi 13/11/2023 à 17h00 UTC, par courrier électronique à l’adresse wore.taokreo@alima.ngo et awa.kone@alima.ngo

Pour tout renseignement complémentaire, les soumissionnaires peuvent également contacter la même adresse électronique, awa.kone@alima.ngo

Calendrier de réalisation du processus de sélection

Publication et Invitation à soumettre à l'AO Ouvert : 25/10/2023

Clarification questions soumissionnaires : Du 25/10/2023 au 06/11/2023

Clôture de la réception des offres : 13/11/2023 à 17H UTC

Dépouillement et évaluation des offres : Du 15/11/2023 au 24/11/2023

Notification aux soumissionnaires (refus /prestataires préqualifiés) : A partir du 29/11/2023

Contractualisation avec le prestataire qualifié : A partir du 01/12/2023

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