Administrador

Introducción

El puesto está ubicado en la Unidad de Servicios de Proyectos, Gobernanza, Gestión y Administración (PGMS) dentro del Departamento de Gestión de la Información y la Tecnología (INFOTEC). INFOTEC es responsable de la gestión de la información y la utilización de la tecnología para la OIT.  INFOTEC proporciona infraestructuras, servicios y tecnologías de aplicaciones informáticas modernas, seguras y fiables para que la OIT pueda gestionar eficazmente la información y utilizar la tecnología para llevar a cabo su misión. La Unidad PGMS proporciona una amplia gama de apoyo, entre los cuales se incluyen una función centralizada de coordinación de proyectos, una oficina de gestión de proyectos a fin de evaluar sistemáticamente la justificación económica de cada iniciativa, teniendo en cuenta los puntos fuertes, los riesgos, los costes, los beneficios y el coste total de propiedad; la provisión de capacidad de gestión para diversos proyectos de TI con impacto departamental y/o global.  También desempeña funciones de unidad de apoyo a la gestión, como la planificación y presupuestación de los recursos departamentales, la ejecución de todos los eventos que tienen impacto financiero y programático, su seguimiento e informe, la compra centralizada, la facturación y la conciliación de los contratos de hardware, software y mantenimiento de TI en toda la Oficina, y la gestión de las previsiones y el gasto de los costes fijos recurrentes.  La Unidad también dirige complejos proyectos informáticos interfuncionales para la Oficina.

El puesto es responsable de apoyar las actividades de adquisición, administración y finanzas de la unidad. Específicamente, esto incluye apoyar la compra centralizada de ordenadores portátiles, supervisar los procedimientos operativos estándar (SOP) de administración de la unidad y actuar como coordinador de aprendizaje para el Departamento.

El puesto depende del funcionario Encargado de los Procesos Operativos de la Unidad PGMS.

Funciones específicas

1.    Llevar a cabo las actividades administrativas financieras cotidianas asociadas a la compra centralizada de ordenadores portátiles para la Organización.
2.    Supervisar que el fondo centralizado para ordenadores personales se utiliza adecuadamente; garantizar que los costes de los accesorios y los pedidos de ordenadores portátiles financiados por la Cooperación al Desarrollo se cargan a su debido tiempo; proporcionar información adecuada a los preparadores de pedidos de INFOTEC; proporcionar información y orientación al personal financiero de las Oficinas de la OIT para el ejercicio anual de renovación de ordenadores personales; supervisar y hacer un seguimiento del progreso de los pedidos con las Oficinas y los proveedores.
3.    Orientar a la Secretaría de INFOTEC en las actividades de contratación, incluyendo información para la elaboración de órdenes de compra. Obtener, y verificar la documentación soporte para la creación de convenios a largo plazo para el Departamento. Colaborar con PROCUREMENT para cualquier excepción a los términos y condiciones. Registrar los  LTA en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la OIT y supervisar el progreso a través del flujo de trabajo de aprobación para la creación oportuna.
4.    Recopilar datos relativos a las órdenes de compra y requisiciones pendientes para todos los fondos de INFOTEC. Realizar un análisis exhaustivo de la información y elaborar un informe completo. Compartir periódicamente este informe con el equipo directivo de INFOTEC. Realizar una evaluación comparativa de las asignaciones presupuestarias frente a los compromisos para cada fuente de fondos y plantear rápidamente cualquier problema a los gestores pertinentes.
5.    Desempeñar la función de certificación financiera del fondo del presupuesto ordinario del departamento. Realizar el seguimiento y control de la asignación de fondos y su adecuada utilización.  Asistir en el apoyo administrativo de los demás fondos de INFOTEC.
6.    Colaborar con los directores de departamento para revisar y validar las transacciones de recibos antes de dar instrucciones a la Secretaría para que introduzca los recibos correspondientes en el sistema ERP.
7.    Crear, revisar y/o actualizar los procedimientos normalizados de trabajo administrativos internos y proporcionar orientación y formación al personal en caso necesario.
8.    Ayudar en la preparación de la presentación del Programa y Presupuesto del Departamento. Preparar las estimaciones presupuestarias y las previsiones de gastos para las asignaciones de personal. Prestar apoyo para introducir las previsiones de asignaciones del Programa y Presupuesto en el sistema ERP.
9.    Administrar el presupuesto de desarrollo del personal del departamento y, como coordinador de aprendizaje, supervisar las actividades de desarrollo del personal en estrecha consulta con los directores de departamento.
10.    Supervisar, prever e informar periódicamente al jefe de la Unidad PGMS sobre las asignaciones y los gastos de personal del departamento. Prestar apoyo en la preparación de la revisión trimestral de los gastos de personal. Recopilar información pertinente de los directores de departamento y elaborar un informe en el que se prevean los gastos no efectuados de los fondos de personal asignados.
11.    Realizar otras tareas pertinentes que se le asignen.
 

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1.    Produce, obtiene y reúne datos sobre personal, presupuesto, asuntos financieros, así como información administrativa de otro tipo y documentos para la elaboración de bases de datos.
2.    Participa en la organización de conferencias, seminarios y reuniones.
3.    Supervisa actividades y recursos y actualiza información.
4.    Mantiene un registro de deudas y gastos.
5.    Prepara informes periódicos sobre asuntos de carácter administrativo.
6.    Presta apoyo administrativo a proyectos y participa en la elaboración de propuestas de proyecto.
7.    Prepara estimaciones presupuestarias y previsiones de gastos y propone cambios justificados en la atribución de recursos.
8.    Prepara informes sobre la marcha de los proyectos y planes de actividades para la unidad de trabajo.
9.    Supervisa el trabajo del personal administrativo auxiliar.

Calificaciones requeridas

Educación

Diploma universitario de primer grado en una especialidad relacionada con el puesto.

Experiencia

Al menos tres años de experiencia en finanzas, adquisiciones, actividades administrativas relacionadas con los recursos humanos o en un área afín en un gran departamento de apoyo operativo.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo (inglés, francés, español) de la Organización y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo de la Organización.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias Técnicas – Buen conocimiento de las políticas y procedimientos administrativos y financieros de la OIT/ONU. Buen dominio de las aplicaciones del paquete Office (en particular de las funcionalidades de Excel, como las tablas dinámicas y el desarrollo de macros), y de las herramientas empresariales y de comunicación relacionadas (por ejemplo, Jira, MS Teams). Dominio de las transacciones financieras y relacionadas con RRHH utilizando un sistema ERP.

Competencias de comportamiento - Capacidad para analizar registros administrativos y datos financieros. Capacidad para planificar y organizar el trabajo. Capacidad para trabajar con rapidez, precisión y serenidad en plazos breves. Capacidad para comunicarse eficazmente tanto oralmente como por escrito. Capacidad para mantener relaciones laborales armoniosas. Compromiso con el aprendizaje continuo y el desarrollo de nuevas habilidades. Capacidad para trabajar por iniciativa propia y como miembro de un equipo.  Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar un comportamiento y unas actitudes no discriminatorias y que tengan en cuenta las cuestiones de género.