Supérieur hiérarchique, traitement de texte

Le poste est à pourvoir à la section anglaise de traduction du Service des documents officiels (OFFDOC), au sein du Département des relations, des réunions et des documents officiels (RELMEETINGS). OFFDOC assure l'édition, la traduction et la révision de tous les documents officiels du BIT, notamment des documents présentés à la Conférence internationale du Travail, au Conseil d'administration, aux réunions régionales et aux réunions sectorielles, ainsi que des documents établis par le Cabinet du Directeur général du BIT.

Le poste à pourvoir est celui de supérieur hiérarchique, au sein de l’équipe anglaise des opérateurs de traitement de texte

Le/la titulaire relèvera directement du chef d’unité.

1. Évaluer tous les documents reçus par l'unité en termes de complexité, d'urgence et de confidentialité et collaborer avec l’Unité de coordination des documents et d'appui à la traduction (DCU) pour les distribuer et les attribuer aux opérateurs qui utilisent le système de gestion des documents et adapter les horaires de travail si nécessaire. Fournir des instructions sur les modèles, les questions de présentation et d'autres aspects, au besoin.

2. En coordination avec les unités, française et espagnole, de traduction des documents officiels, organiser la vérification trilingue des rapports/documents pour assurer la cohérence, l'exactitude et la qualité. Résoudre tout problème technique qui pourrait survenir en temps opportun, en soulevant tout problème avec le chef d'unité. Assurer une coordination continue du travail avec les traducteurs.

3. Participer au processus d'établissement et de mise à jour des règles et pratiques éditoriales à l'échelle du Bureaun dans les langues respectives (p. ex. manuels éditoriaux de l’Organisation). Informer et former les membres de l'équipe sur l'application des instructions et des modèles pertinents pour la préparation des documents.

4. Aider le chef d'unité et la DCU à assigner et à coordonner le travail des opérateurs pendant les réunions et les conférences (à savoir le Conseil d'administration, la Conférence internationale du Travail et la Commission d'experts pour l'application des conventions et recommandations), tout en s'assurant que tous les membres de l'équipe acquièrent une expérience dans les différents aspects du travail des conférences et des réunions.

5. Identifier et élaborer des propositions pour le chef d'unité en vue d'améliorer les méthodes et pratiques de travail existantes, y compris les instructions et directives techniques.

6. Participer au processus d'évaluations du travail en qualité de supérieur hiérarchique direct  et déterminer et les besoins de perfectionnement du personnel tout en formulant des propositions.

7. Participer régulièrement aux réunions pertinentes afin de se tenir au courant de l'évolution et des changements au sein de l'unité et de partager les résultats, le cas échéant.

8. Aider le chef d'unité à recruter du personnel temporaire de la catégorie des services généraux au sein de l'unité, en examinant les CV des candidats potentiels et en participant aux tests et aux entretiens.

9. Surveiller et exécuter toutes les tâches d'un opérateur de traitement de texte, y compris la dactylographie des textes révisés ou originaux, la mise en page des textes, des tableaux, des graphiques, etc., la relecture et la transcription, au besoin.

10. S'acquitter de toute autre tâche pertinente demandée.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

1. Gérer et superviser le travail des opérateurs de traitement de texte. Distribuer le travail et choisir les méthodes de présentation.
2. Coordonner les travaux au sein de l’unité et avec d’autres composantes de l’unité.
3. Superviser le travail en cours d’exécution et vérifier le travail effectué.
4. Contrôler l’application des méthodes de travail.
5. Enregistrer et examiner l’ensemble des documents reçus au sein de l’unité.
6. Être responsable de l’achèvement des travaux dans les délais.

Le (la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école de commerce.

Au moins huit ans d’expérience du traitement de texte.

Parfaite maîtrise de l’anglais. Connaissance élémentaire de l'une des deux autres langues officielles (français, espagnol) de l’Organisation.

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Connaissance approfondie des processus de production de documents. Connaissance approfondie des logiciels de suivi et d’exécution des tâches assignées (logiciels de suivi des tâches). Bonne aptitude à l’encadrement. Tact dans les relations avec les clients. Aptitude à travailler sous une pression accrue pendant les périodes chargées. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.