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53. Secretario/a - G4

Geneva (Switzerland)

  • Organization: ILO - International Labour Organization
  • Location: Geneva (Switzerland)
  • Grade: GS-4, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
  • Closing Date: 2020-11-01

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Grado: G4  

Número de la vacante: GENEVA/GS/2020/10

Fecha de publicación: 6 de octubre de 2020
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 9 de noviembre 2020

 

 

Job ID: 4240 

Departamento: PARDEV 

Unidad: PARDEV 

Lugar de destino: Ginebra  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas que tienen un estatus de residencia válido en Suiza o que residen actualmente en la vecina Francia.

 

Pueden participar:

  • Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
  • Personal con más de cinco años de servicio continuo serán considerados elegibles; se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.
  • Candidatos externos*

 

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con independencia de que estén o no discapacitadas. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

 

Se podría exigir que los candidatos tomen una prueba para evaluar sus conocimientos en Microsoft Word, Excel y/o Power/Point, u otros conocimientos. Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a todo candidato, todos los candidatos externos deberán superar el Centro de Evaluación de la OIT.

 

*Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado. El salario de entrada para este puesto es : 68,605.00 francos suizos por año.

Introducción

Este puesto está adscrito a la secretaría del Departamento de Alianzas y Apoyo a los Programas Exteriores (PARDEV). Dicho Departamento establece y desarrolla alianzas estratégicas en estrecha interacción con otros departamentos de la sede y con las oficinas exteriores de la OIT en las regiones. PARDEV se encarga de formular la estrategia de cooperación para el desarrollo de la OIT. Asimismo, dirige las consultas y negociaciones con los asociados en la cooperación para el desarrollo y se ocupa de movilizar las contribuciones voluntarias para el programa de la OIT, así como de coordinar la presentación de informes técnicos y financieros a los donantes. En estrecha colaboración con los demás departamentos, PARDEV facilita la racionalización de los procesos y procedimientos de trabajo y brinda asistencia para mejorar los servicios proporcionados por las oficinas exteriores. Además, se encarga de prestar apoyo a las actividades en el terreno. PARDEV se compone de tres unidades: la Unidad de Relaciones con Asociados para el Desarrollo, la Unidad de Apoyo a la Cooperación para el Desarrollo y la Unidad de Alianzas Emergentes y Especiales.
Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará una serie de servicios generales de apoyo de oficina a los funcionarios designados, completando diversas tareas de apoyo estándar de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estas tareas contribuirán al funcionamiento puntual y efectivo de los procesos operativos de las unidades de trabajo y podrán abarcar tareas relacionadas con la preparación de correspondencia, la preparación de documentos, el mantenimiento de bases de datos, el apoyo a reuniones, los trámites de viajes y los servicios de correo. El/la titular del puesto deberá utilizar equipos estándar de oficina y el sistema de planificación de los recursos institucionales para el procesamiento de los trámites. Su trabajo se regirá por las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y orientaciones establecidos en las áreas operativas. 
El/la titular del puesto trabajará, bajo la supervisión general de la Directora del Departamento, con cierto grado de autonomía operativa en el desempeño de sus tareas cotidianas y consultará a su supervisora en caso de necesitar orientaciones con respecto a cuestiones no habituales.
 

Funciones específicas

 

 

 

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1.    Encargarse del tratamiento de textos de documentos diversos (correspondencia, informes, cuadros, presentaciones, manuscritos), utilizando el programa informático adecuado.  Corregir la sintaxis, la puntuación y la gramática, así como el formato del material y los documentos preparados por otros miembros del personal, para adaptarlos a los requisitos de la Organización. Enviar faxes y correos electrónicos. También podría tener que actualizar bases de datos y sitios web especializados.
2.    Seleccionar, registrar, si es necesario, y redirigir mensajes de correo electrónico y correspondencia.  Informar y recordar al personal responsable las fechas de seguimiento, y controlar los plazos para dar respuesta o llevar a cabo acciones específicas. Redactar correspondencia estándar en un idioma y mecanografiar en dos idiomas. Ocuparse del seguimiento de las tareas administrativas.
3.    Crear y mantener al día los sistemas de archivo y de referencias de las unidades de trabajo. Aclarar las necesidades, consultando al personal de la categoría de servicios orgánicos, en relación con las especificaciones y ubicación de los documentos, para facilitar su búsqueda y la creación de referencias. Ocuparse de reponer el material de escritorio y otros suministros básicos de las unidades de trabajo.
4.    Proporcionar servicios generales de secretaría para las reuniones.  
5.    Recibir, evaluar y transmitir consultas telefónicas o en persona en dos idiomas al personal apropiado para que dé curso a las mismas, y responder a consultas generales. Concertar citas para la Directora y para el personal de la categoría de servicios orgánicos del Departamento. Acoger a los visitantes. Iniciar los trámites relativos a los viajes.
 

Calificaciones requeridas
Educación

estudios secundarios o formación profesional administrativa.

Experiencia

Cuatro años como secretaria / o.

Idiomas

perfecto dominio de una lengua de trabajo y buen conocimiento de una segunda lengua para responder consultas, dirigir mensajes de correo electrónico y recibir visitas.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Capacidad para utilizar programas informáticos de tratamiento de textos y de correo electrónico. Conocimiento de las reglas de la Organización para la preparación de documentos y la utilización de los sistemas de archivo. Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas que se realicen por teléfono o en persona. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar el propio trabajo. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos que requieran las unidades de trabajo. También se podría requerir el conocimiento de los programas informáticos necesarios para actualizar sitios web. Conocimiento de los procedimientos para la creación y el mantenimiento del sistema de archivo. Conocimiento de los procedimientos para preparar formularios administrativos. Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la Oficina con el fin de completar ciertas tareas. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas recibidas a fin de elegir la manera más adecuada de proceder.

Competencias personales
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.

 

 

 


 

Proceso de reclutamiento

 

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, entre 1 a 3 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

 

Peligro fraude

 

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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