53. Secretario/a - G4

Este puesto está adscrito a la secretaría del Departamento de Alianzas y Apoyo a los Programas Exteriores (PARDEV). Dicho Departamento establece y desarrolla alianzas estratégicas en estrecha interacción con otros departamentos de la sede y con las oficinas exteriores de la OIT en las regiones. PARDEV se encarga de formular la estrategia de cooperación para el desarrollo de la OIT. Asimismo, dirige las consultas y negociaciones con los asociados en la cooperación para el desarrollo y se ocupa de movilizar las contribuciones voluntarias para el programa de la OIT, así como de coordinar la presentación de informes técnicos y financieros a los donantes. En estrecha colaboración con los demás departamentos, PARDEV facilita la racionalización de los procesos y procedimientos de trabajo y brinda asistencia para mejorar los servicios proporcionados por las oficinas exteriores. Además, se encarga de prestar apoyo a las actividades en el terreno. PARDEV se compone de tres unidades: la Unidad de Relaciones con Asociados para el Desarrollo, la Unidad de Apoyo a la Cooperación para el Desarrollo y la Unidad de Alianzas Emergentes y Especiales.
Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará una serie de servicios generales de apoyo de oficina a los funcionarios designados, completando diversas tareas de apoyo estándar de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estas tareas contribuirán al funcionamiento puntual y efectivo de los procesos operativos de las unidades de trabajo y podrán abarcar tareas relacionadas con la preparación de correspondencia, la preparación de documentos, el mantenimiento de bases de datos, el apoyo a reuniones, los trámites de viajes y los servicios de correo. El/la titular del puesto deberá utilizar equipos estándar de oficina y el sistema de planificación de los recursos institucionales para el procesamiento de los trámites. Su trabajo se regirá por las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y orientaciones establecidos en las áreas operativas. 
El/la titular del puesto trabajará, bajo la supervisión general de la Directora del Departamento, con cierto grado de autonomía operativa en el desempeño de sus tareas cotidianas y consultará a su supervisora en caso de necesitar orientaciones con respecto a cuestiones no habituales.
 

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

1.    Encargarse del tratamiento de textos de documentos diversos (correspondencia, informes, cuadros, presentaciones, manuscritos), utilizando el programa informático adecuado.  Corregir la sintaxis, la puntuación y la gramática, así como el formato del material y los documentos preparados por otros miembros del personal, para adaptarlos a los requisitos de la Organización. Enviar faxes y correos electrónicos. También podría tener que actualizar bases de datos y sitios web especializados.
2.    Seleccionar, registrar, si es necesario, y redirigir mensajes de correo electrónico y correspondencia.  Informar y recordar al personal responsable las fechas de seguimiento, y controlar los plazos para dar respuesta o llevar a cabo acciones específicas. Redactar correspondencia estándar en un idioma y mecanografiar en dos idiomas. Ocuparse del seguimiento de las tareas administrativas.
3.    Crear y mantener al día los sistemas de archivo y de referencias de las unidades de trabajo. Aclarar las necesidades, consultando al personal de la categoría de servicios orgánicos, en relación con las especificaciones y ubicación de los documentos, para facilitar su búsqueda y la creación de referencias. Ocuparse de reponer el material de escritorio y otros suministros básicos de las unidades de trabajo.
4.    Proporcionar servicios generales de secretaría para las reuniones.  
5.    Recibir, evaluar y transmitir consultas telefónicas o en persona en dos idiomas al personal apropiado para que dé curso a las mismas, y responder a consultas generales. Concertar citas para la Directora y para el personal de la categoría de servicios orgánicos del Departamento. Acoger a los visitantes. Iniciar los trámites relativos a los viajes.
 

estudios secundarios o formación profesional administrativa.

Cuatro años como secretaria / o.

perfecto dominio de una lengua de trabajo y buen conocimiento de una segunda lengua para responder consultas, dirigir mensajes de correo electrónico y recibir visitas.

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Capacidad para utilizar programas informáticos de tratamiento de textos y de correo electrónico. Conocimiento de las reglas de la Organización para la preparación de documentos y la utilización de los sistemas de archivo. Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas que se realicen por teléfono o en persona. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar el propio trabajo. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos que requieran las unidades de trabajo. También se podría requerir el conocimiento de los programas informáticos necesarios para actualizar sitios web. Conocimiento de los procedimientos para la creación y el mantenimiento del sistema de archivo. Conocimiento de los procedimientos para preparar formularios administrativos. Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la Oficina con el fin de completar ciertas tareas. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas recibidas a fin de elegir la manera más adecuada de proceder.

Competencias personales
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.