Assistant Programme (SSA)

RIPOSTE A L’EPIDEMIE DE POLIOMYELITE DUE AU VIRUS CIRCULANT
DERIVE SOUCHE VACCINALE DE TYPE 2

Termes de référence pour le recrutement de l’Assistant (e) Programme

Titre: Assistant (e) Programme
Grade : G6
Durée du contrat : 07 mois (de juin à décembre 2021)
Type de contrat : SSA
Lieu d’affectation : Abidjan

Sous la supervision directe de l’Administrateur chargé des Opérations de l’OMS en Côte d’Ivoire et sous la coordination générale du Chef de Programme IVD, le titulaire sera chargé d’appuyer les trois domaines de la réponse à l’épidémie de PVDV2c ci-après :

1) Préparation à la mise en œuvre des activités
2) Suivi des questions administratives, logistiques et financière des staff/consultants déployés sur le terrain

3) Suivi des opérations financières et justificatifs

De façon spécifique, l’appui du Consultant consistera à :

1. Préparation et mise en œuvre des activités
⁻ Appuyer la préparation des TDRs des missions de staff/consultants sur le terrain
⁻ Aider à la préparation des budgets d’activités
⁻ Rédiger ou aider à la rédaction du courrier relatif aux activités
⁻ Appuyer la préparation et à l’organisation administrative des réunions, séminaires :
o Etablissement et exécution des budgets
o Préparation des lettres d’invitation
o Réservation d’hôtels
o Tout autre tâche y afférente
2. Suivi des questions administratives, logistiques des staff/consultants déployés sur le terrain
⁻ Suivre les processus de mise à disposition des fonds d’activités
⁻ Rédiger les correspondances sur la base d'instructions ou d’orientations ;
⁻ S’assurer que les correspondances et les demandes sont traitées en temps opportun et dans les délais

⁻ Maintenir un système de classement approprié pour toutes les correspondances officielles.
⁻ Initier les demandes de biens et de services requis et s'assurer que tous les documents sont conformes aux exigences des règles et règlements de l'OMS.
⁻ Suivre la livraison des biens et services
⁻ Veiller à ce que les rapports et documents techniques soient soumises à temps
3. Financement des activités et justification des financements
⁻ Appuyer l’élaboration des budgets des opérations de la réponse
⁻ Faire le suivi des requêtes dans le système GSM avec l’Assistante aux Opérations du Bureau
⁻ Assister pour le paiement des biens et services
⁻ Effectuer les paiements électroniques par Mobile Money

4. Autres fonctions
⁻ Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions,

Compétences de l’OMS :

1. Expertise technique
2. Communiquer de manière crédible et efficace
3. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
4. Esprit d’Equipe
5. Attitude générale au travail

Education (Qualification)
Essentielle :
Avoir un niveau d’études secondaires avec une formation en administration, en finance, en gestion comptable ou commerciale ou équivalent

Souhaitable :
Avoir un diplôme d’études en administration, en finance, en gestion comptable ou gestion commerciale ou équivalent dans une université accréditée ou reconnue.
Une bonne connaissance des principes de gestion financière
La formation aux systèmes comptables et financiers du Système des Nations Unies est un avantage.

Expérience

Essentielle :
Avoir au moins 8 ans d'expérience dans la gestion financière et administrative ;

Souhaitable :
Avoir une expérience avérée de 10 ans au moins dans un poste administratif dans une Agence du Système des National Unies ou une ONG internationale.
Avoir une bonne connaissance des règles, procédures et pratiques budgétaires et financières

Langue
Maîtrise du français.
Bonne connaissance de l’anglais

Autres compétences
Bonne maitrise de l’outil informatique et des logiciels, notamment Word, Excel, Power Point