Assistant aux Programmes

DESCRIPTION DE POSTE

ASSISTANT AUX PROGRAMMES

Lieu d’affectation : Bamako

Durée du contrat : 10 mois renouvelables en fonction du besoin et de la disponibilité des fonds

Grade : G5 de la grille de 2016 du SNU.

Raison d’être du poste

Apporter un appui administratif aux programmes de l’Equipe Pays sous la supervision générale de l’Administrateur chargé du bureau pays de l’OMS au Mali conformément aux règles, règlements et politiques de l’OMS.

Contexte organisationnel (décrire le rôle de l’individu au sein de l’équipe, l’orientation et la supervision des supérieurs hiérarchiques et la formation ou l’information fournies à d’autres membres du personnel

Le ou la titulaire du poste remplit des fonctions liées à l’appui aux programmes. Il ou elle travaille suivant des instructions générales, se basant sur sa propre expérience, conformément aux procédures, pratiques, règles et réglementations de l’Organisation, et assure un flux de travail sans heurt au sein de l’équipe ou du département. Il ou elle est appelé(e) à demander conseil face à des situations inhabituelles. Le ou la titulaire du poste, le responsable des opérations et le représentant pays du bureau de l’OMS vérifient l’exactitude et la pertinence du travail de façon sporadique pour s’assurer de l’obtention de résultats et améliorer la qualité en général ; le courrier est transmis au besoin au chef du programme puis au responsable des opérations avant d’être transmis au représentant.

Résumé des tâches assignées (décrire ce que le/la titulaire du poste doit faire pour atteindre les principaux objectifs)

L’Assistant (e) au Programme travaille en étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif. Le titulaire est appelé à travailler avec un minimum de supervision, conformément aux procédures et pratiques établies, traitant des questions de routine de façon indépendante et en se référant au superviseur pour des problèmes ou des situations inhabituelles. Une orientation générale est fournie par le superviseur ou un autre professionnel à travers des objectifs généraux et des instructions concernant l'affectation des ressources, les besoins des programmes et les priorités.

Sous la supervision de l’Administrateur chargé des Opérations et les orientations techniques du Chargé du programme, l’Assistant (e) Programme est chargé (e) de l’accomplissement les tâches ci-après :

TÂCHES GÉNÉRALES

1. Initier les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programmes ; les finaliser conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature ;

2. Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'activités, les lettres d'invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents ; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;

3. Analyser les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les Chefs de programmes, en attirant leur attention sur des points importants. Planifier les réunions des Administrateurs de programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d’action afin d'assurer une réponse rapide aux requêtes de l'OMS ;

4. Obtenir des documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels prennent part les Administrateurs de programmes, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils ont les dossiers d'information et documents appropriés ;

5. Veiller à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et style d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant ;

6. Utiliser des outils de suivi appropriés, faire le suivi et veiller à ce que les dates butoir et les échéances sont respectées, et que les correspondances et les requêtes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;

7. Préparer les demandes des voyages officiels des Administrateurs de programmes. Faire les réservations d’avion et d’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, sur demande ;

8. S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien à l’Administration et au Bureau du Représentant.

Décrire les compétences essentielles, gestionnaires et d’encadrement requises – voir le modèle de l’OMS pour les compétences – les lister par ordre de priorité, à commencer par les plus importantes.

Profil de recrutement :

Tous les employés de l’OMS sont tenus d’avoir trois compétences, à savoir :

Favoriser l'intégration et le travail d'équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles,
Communiquer de manière crédible et efficace.

Compétences fonctionnelles :

Décrire les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste.

Solide expérience dans l’organisation des réunions et en évènementiels
Connaissance des systèmes ERP.
Capacité à identifier les insuffisances et les anomalies, ainsi qu’à prendre des mesures correctives
Bonnes capacités d’analyse ;
Capacité d’analyse des budgets ;
Haut niveau de discernement et esprit d’initiative ;
Excellentes capacités rédactionnelles

Formation (Qualifications)

Essentielle :
Titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent dans le domaine technique, administratif, gestion ou commercial ;
Formation aux tâches de secrétariat et/ou dans un domaine administratif relatif.

Souhaitable

Bac 2 en Administration et en gestion

Expérience

Essentielle :
Au moins 05 années d'expérience professionnelle progressive en tant qu'assistant dans un bureau exécutif dans une institution publique ou privée reconnue

Souhaitable :
Une expérience à des postes d'appui administratif à l’OMS ou dans une autre institution des Nations Unies serait un atout. Une expérience des systèmes de planification des ressources institutionnelles (ERP) sur Oracle ou tout autre système de ce type serait un atout.

Langues

Essentielle - Maîtrise de Français

Souhaitable – la connaissance pratique du Anglais serait un avantage.