Adjoint au Superviseur de l'équipe de traitement de texte

Introduction

Le poste est à pourvoir au sein de l'Unité anglaise de traduction des documents officiels (OFFDOC/E) qui relève du Département des relations, des réunions et des documents officiels (RELMEETINGS). RELMEETINGS compte sept unités de traduction qui fournissent des services linguistiques dans les langues officielles (anglais, français et espagnol) et les langues de travail de l'OIT (allemand, russe, arabe et chinois).  
L’unité OFFDOC/E est chargée de l’édition, de la traduction et de la révision ainsi que du traitement de texte de tous les documents officiels du BIT vers l’anglais, à savoir les documents destinés à la Conférence internationale du Travail, au Conseil d'administration, aux réunions régionales, aux réunions d’experts et aux réunions techniques ainsi que les documents établis par le Cabinet du Directeur général. 
Le/la titulaire du poste sera principalement chargé(e) de traiter une de divers documents officiels et de fournir un appui et des orientations lors des réunions officielles.                             
Le/la titulaire du poste relèvera du chef d’OFFDOC/E. 

Tâches spécifiques

1.Mettre en forme et produire des documents officiels de complexité variable conformément au Guide éditorial du BIT et aux modèles appropriés. Importer et reformater des tableaux statistiques, graphiques et diagrammes complexes provenant de sources diverses. 
2.Effectuer la vérification/relecture finale des documents préparés par l'unité afin de s'assurer de leur cohérence avec l'original (par exemple, paragraphes, tableaux, figures, notes de bas de page) et avec les versions de ces documents établies par les autres unités concernées. 
3.Fournir un appui aux traducteurs dans le cadre de la mise au point de nouveaux outils de traduction et de terminologie assistées par ordinateur et de nouveaux modèles.
4.Transférer les documents officiels sur le système de gestion de contenu web (Web check-in) et créer les liens nécessaires pour les publier sur le site Web du Conseil d’administration (Web linking) avant et pendant les sessions du Conseil d’administration.
5.Prendre des initiatives et fournir des conseils et des orientations aux membres de l'équipe et au personnel temporaire pendant les réunions et les conférences (c'est-à-dire pendant les sessions du Conseil d’administration et de la Conférence internationale du Travail et les réunions régionales et sectorielles) conformément aux règles et procédures en vigueur.
6.Aider et contribuer à la mise à jour régulière du Guide éditorial du BIT et des instructions concernant la préparation des documents et l'utilisation des modèles. Mettre à jour les modèles et contacter le Département de la gestion de l'information et des technologies lorsque des modifications ou des mises à jour spécifiques sont nécessaires.
7.S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Assister le superviseur de l’unité dans l’exécution de l’ensemble des tâches. Répartir le travail à dactylographier et choisir les méthodes de présentation. 
2. Coordonner les travaux au sein de l’unité de même qu’avec les autres unités de la section. 
3. Superviser le travail en cours d’exécution. Vérifier le travail achevé. 
4. Contrôler l’application des méthodes de travail. Participer à l’organisation des épreuves de dactylographie. 
5. Former les nouveaux opérateurs de traitement de textes. 
6. Participer aux activités de traitement de textes au sein de l’unité. 
7. Préparer les statistiques concernant le rendement de l’unité.

Qualifications requises

Formation

Avoir achevé ses études secondaires ou des études de commerce.

Expérience

Au moins cinq ans d'expérience dans le domaine du traitement de texte.

Langues

Parfaite maîtrise de l’anglais. Connaissance pratique d'au moins une des deux autres langues officielles (espagnol, français) de l'Organisation.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Connaissance approfondie des fonctions avancées des logiciels de production de documents (par exemple, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat DC). Connaissance des logiciels de suivi et d’exécution des tâches assignées (logiciels de suivi des tâches). Aptitude à travailler en équipe. Connaissances élémentaires en matière d’encadrement. Tact dans les relations avec les équipes et les clients. Connaissance des règles de l’Organisation en ce qui concerne la présentation et le style des documents. Aptitude à rester calme tout en travaillant sous pression pour respecter les délais. Aptitude à travailler de longues heures lors des conférences et des réunions officielles. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.